住宅專項維修資金內(nèi)部控制制度的研究

寶磊

（鐵嶺市城市發(fā)展服務(wù)中心住宅專項維修資金服務(wù)分中心，遼寧 鐵嶺 112000）

住宅維修資金是為了保障商品住房主體及其相關(guān)共用設(shè)施、設(shè)備保修期滿后大修和更新改造而設(shè)立的，目的是延長房屋的使用壽命，是房子的“養(yǎng)老金”，有了這筆錢做保障，可以更好地維護住宅小區(qū)的環(huán)境，能夠保障住宅小區(qū)共用的設(shè)施設(shè)備正常使用，它屬于全體業(yè)主共同出資、共同擁有的財產(chǎn)。中華人民共和國建設(shè)部、財政部第165號令對維修資金的收繳、使用和管理都做出了明確的規(guī)定。近年來隨著行政事業(yè)單位內(nèi)控規(guī)范實施以來，各地住宅專項維修資金部門也紛紛出臺了內(nèi)控制度，但這些制度大多流于形式，僅僅是一紙文書，隨著維修資金的不斷積累和歸集，初期的小區(qū)開始大量使用維修資金的情況，要想切實規(guī)范資金管理，保障資金安全、高效運行，發(fā)揮資金使用效益，使之更好地服務(wù)于廣大業(yè)主，還要在內(nèi)控制度上多做一些深入、廣泛的研究并根據(jù)現(xiàn)實需求制度一套完整可行的內(nèi)控制度。

一、住宅專項維修資金內(nèi)部控制制度的必要性

住宅專項維修資金管理部門是以公益服務(wù)為主旨的公益性單位，需要通過制定科學(xué)內(nèi)控制度、對維修資金投資風(fēng)險進行防范和管控等一系列內(nèi)控制度來保證會計數(shù)據(jù)的真實性，好的內(nèi)控制度即可以保護廣大住戶資產(chǎn)的安全和完整，又可以提高資金使用效率，對促進維修資金的續(xù)繳都非常有益。

二、住宅專項維修資金內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和存在問題

（一）缺乏內(nèi)控意識與內(nèi)控政策支持

今年初財政部發(fā)布的財會〔2020〕7號《住宅專項維修資金會計核算辦法》使我國各地住宅專項維修資金的管理更加規(guī)范、合理。但這些辦法中仍然存在一定的漏洞，導(dǎo)致一部分人“鉆空子”的現(xiàn)象頻出，而且我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)還是相對比較薄弱的，內(nèi)部控制意識比較淡，部分維修資金管理部門的領(lǐng)導(dǎo)沒有高度重視內(nèi)控制度，全員參與度也不高，關(guān)于維修資金的內(nèi)控制度也不盡完善，因此制定內(nèi)控制度是保障住宅專項維修資金使用合理的關(guān)鍵所在。

（二）財務(wù)管理制度不健全不規(guī)范

近年來隨著我國商品住宅的快速發(fā)展和維修資金管理的不斷規(guī)范，但各地的維修資金會計核算規(guī)定始終不統(tǒng)一，伴隨著《住宅專項維修資金會計核算辦法》的出臺，維修資金使用會計科目也得到了詳細(xì)的規(guī)定，但維修資金存儲、使用部分的內(nèi)部控制體系仍不夠完善，使用業(yè)務(wù)流程不盡合理。

（三）維修資金增值和收益分配制度不完善

根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)，截至2019年末，保守估計全國 660個城市住宅專項維修資金歸集總量接近10000億元。這么龐大的數(shù)字產(chǎn)生的資金增值也非常可觀，而目前只有少數(shù)城市對專項維修資金采取增值收益分配方式，大部分城市都沒有使維修資金增值最大化，缺乏有效的激勵措施，也沒有相關(guān)的管理制度，這使增值收益的監(jiān)管有很大的缺失。而且還有很多小區(qū)利用共用部位、共用設(shè)施設(shè)備進行經(jīng)營所得，包括共用設(shè)備報廢后回收的殘值所得都屬于業(yè)主所有，應(yīng)聘請專業(yè)金融機構(gòu)參與設(shè)計維修資金保值、增值方案，他們可以運用專業(yè)知識、資源配置等方面全方位推動物業(yè)專項維修資金管理工作的迅猛發(fā)展，進一步促進專項維修資金科學(xué)、規(guī)范和高效的管理，盡可能提升專項維修資金保值、增值率，但現(xiàn)階段大部分城市未對維修資金增值收益進行分配，個別分配的城市能否充分考慮到繳存本金、年限的不同、殘值回收對應(yīng)的樓幢等諸多情況為分配系數(shù)進行合理分配尚有待考證。

三、完善住宅專項維修資金內(nèi)部控制的措施

由于維修資金管理部門是公益性服務(wù)單位，對內(nèi)部控制理論的復(fù)雜性、重要性以及在實踐運用上都認(rèn)識不足，存在很多問題。這些問題嚴(yán)重制約了維修資金管理部門的工作效率和效果。因此，我國迫切需要重視和強化維修資金內(nèi)部控制的調(diào)查研究，應(yīng)從以下幾方面入手并制定出一套適合維修資金特點和管理模式的內(nèi)部控制制度，完善相關(guān)管理辦法。

（一）強化內(nèi)部控制意識

強化內(nèi)控意識首先要提高維修資金管理部門領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識，強化“第一責(zé)任人”的重要性，重視內(nèi)部控制制度的健全和工作人員的素質(zhì)教育，窗口收費人員實行輪崗制度，審批環(huán)節(jié)實行設(shè)立公示欄、公示審批流程等方式向用戶公開透明化辦公，自覺接受社會的監(jiān)督。其次重視會計人員的崗前培訓(xùn)及在職專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育，使他們熟悉維修資金管理辦法和會計核算辦法，勝任本職工作。會計人員要明確責(zé)任，增強整體工作能力，強化會計系統(tǒng)控制作用，堅持客觀、公正的原則，真實的反應(yīng)各項財務(wù)數(shù)據(jù)，如在財務(wù)檢查中發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，財務(wù)人員與單位領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，從而形成相互制約機制。因為維修資金是由業(yè)主交納并所有的，是百姓自己的錢，所以各地管理部門必須牢固樹立基層服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，加強自身建設(shè)，提高財務(wù)人員素質(zhì)，切實加強內(nèi)部管理，認(rèn)真貫徹踐行群眾路線，為人民把好事辦好，確保資金“取之于民，用之于民”。

此外，應(yīng)加強對從業(yè)人員的職業(yè)道德教育，使其認(rèn)識到會計信息失真的重大危害，從而形成自上而下重視內(nèi)部控制的氛圍，有效促進維修資金為百姓服務(wù)的作用。

（二）規(guī)范會計核算

在維修資金會計核算過程中一定要設(shè)定科學(xué)合理的流程，堅持專人專責(zé)的原則，設(shè)固定的會計崗位，審核資金流向，還要設(shè)收據(jù)、單據(jù)等資料的檔案管理人員，讓所有賬目都有賬可查有據(jù)可依。應(yīng)從以下幾方面規(guī)范管理專項資金，不得將維修資金管理部門的辦公經(jīng)費在維修資金里進行列支。

1．建立和完善財務(wù)目標(biāo)責(zé)任制

針對目前維修資金管理工作中會計核算工作剛剛開展、內(nèi)部監(jiān)督機制不完善、違反管理辦法的行為時有發(fā)生，當(dāng)務(wù)之急要逐步建立和完善財務(wù)工作目標(biāo)責(zé)任制，重點對財務(wù)崗位職責(zé)落實情況、專項資金使用情況、小區(qū)改造項目審批和管理、會計信息質(zhì)量、內(nèi)部審計工作等方面進行跟蹤檢查，以促進財務(wù)工作規(guī)范化、細(xì)致化管理，進一步提升資金管理水平。建立完善的目標(biāo)責(zé)任制可以使財務(wù)管理工作計劃性加強，預(yù)見性得到提高，大大減少了工作的盲目性。積極采取措施不斷創(chuàng)新和改進工作方法，建立和完善財務(wù)工作責(zé)任制、注重責(zé)任追究制度的長效管理機制，從源頭上防止財務(wù)違法行為的發(fā)生。

2．加強財務(wù)人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

高素質(zhì)財務(wù)人員的培養(yǎng)是財務(wù)工作的基礎(chǔ)。為此，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，要特別注重對財務(wù)人員的繼續(xù)教育；還要不斷改進工作方法，提高工作效率。更要抓好財務(wù)人員職業(yè)道德教育，加強政治理論學(xué)習(xí)，提高財務(wù)工作水平，可以通過走訪其他城市維修資金先進管理方法來增強財務(wù)人員工作進取心和責(zé)任心。

3．建立內(nèi)部審計制度

制定維修資金內(nèi)部審計的制度時，應(yīng)明確規(guī)定經(jīng)濟責(zé)任，檢查內(nèi)部控制程序的有效性和可行性，在維護正常的工作秩序、提高管理水平的基礎(chǔ)之上防范風(fēng)險。同時在人員的選擇與配置上，最好對工作人員的綜合素養(yǎng)加以考慮與選擇，同時，注重對內(nèi)審人員進行法律政策以及審計能力的培養(yǎng)和教育，讓審計人員的知識和工作能力得到拓展與提升，通過審計工作使審計人員得到鍛煉與提升，打造一支高質(zhì)量的維修資金內(nèi)審隊伍。

4．對于開發(fā)企業(yè)和代管機構(gòu)代收代交維修資金的，要加大監(jiān)管力度，可以采取收繳一定風(fēng)險保障金的措施來制約代收機構(gòu)，如遇拒不上繳的企業(yè)可以提請住建局暫停辦理房屋預(yù)售許可、開發(fā)資質(zhì)升級、商品房網(wǎng)簽等相關(guān)業(yè)務(wù)以保證代收自交足額繳入財政專戶。

（三）合理分配維修資金增值和收益

為確保維修資金增值保值，各地應(yīng)結(jié)合實際出臺增值收益分配辦法，完善維修資金管理制度體系。維修資金增值部分和出租出借公用部位產(chǎn)生的收益應(yīng)按小區(qū)建賬、分配到戶，用于小區(qū)的改造項目。

（四）完善內(nèi)部控制制度并推進制度的建設(shè)

1．加強對內(nèi)控制度的正確認(rèn)識

維修資金主管部門領(lǐng)導(dǎo)和部分員工重視工作結(jié)果和工作效率、輕視內(nèi)控制度的建設(shè)。沒能充分重視各項業(yè)務(wù)的制度執(zhí)行和穩(wěn)健發(fā)展，建議全員學(xué)習(xí)反腐敗案例，樹立對內(nèi)部控制制度正確的思想認(rèn)識。

2．加強風(fēng)險管控意識

維修資金管理部門要從財務(wù)制度、財務(wù)流程上加強風(fēng)險管控，確保重大風(fēng)險及時暴露、及時化解。工作人員要增強責(zé)任感、使命感，主動擔(dān)當(dāng)、主動作為，積極與業(yè)務(wù)相融合，建議多進行一些案例分析和警示教育，以增強工作人員遵守規(guī)章制度的自覺性。

（五）定期公開住宅專項維修資金賬目

維修資金管理部門應(yīng)定期向業(yè)主發(fā)出對賬信息，包括資金交存、增值收益和結(jié)存的總額、住宅共用設(shè)施設(shè)備報廢后回收的殘值以及利用住宅共用部位、共用設(shè)施設(shè)備進行經(jīng)營所得；使用方面要定期公開維修工程、維修費用、分?jǐn)倶?biāo)準(zhǔn)及維修資金增值部分使用分配情況。繳納維修資金的用戶如對公布的情況有異議，可以要求資金管理部門進行復(fù)核。

（六）引進外部審計監(jiān)督內(nèi)部控制工作

維修資金管理部門可委托具有專業(yè)資質(zhì)的社會中介機構(gòu)，進行維修資金審計、對申請支用資金的維修工程的可行性研究、預(yù)決算審核、費用分?jǐn)偯骷?xì)的審核。在使用房屋維修資金工程項目進行施工過程中聘請監(jiān)理機構(gòu)全程介入監(jiān)管，保證工程質(zhì)量和工程進度，從而有效控制施工投資，避免在工程改造過程中出現(xiàn)工程造價高、質(zhì)量低的問題，借助外部監(jiān)管機構(gòu)可以更好發(fā)揮維修資金的作用，以便更好地完善內(nèi)控制度。

四、結(jié)束語

住宅專項維修資金的管理一定要在嚴(yán)格執(zhí)行國家的管理辦法的前提下，根據(jù)自身特點和管理需要建立一套較為完整的內(nèi)部控制制度，并使之貫穿于維修資金管理的各個環(huán)節(jié)，確保各項工作都有章可循，使各個部門和崗位之間的權(quán)責(zé)分明，以起到互相制約、互相監(jiān)督的作用。