做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

社會保險檔案資料保存是否完整、數據是否科學準確，都直接關系到所有勞動者的合法權益，對構建和諧穩定的社會環境具有非常重要的現實意義。尤其是當前我國社會保險事業呈現出快速發展的背景下，所涉及的范圍不斷擴大，參與的人數不斷增多，所以急需要做好社會保險的檔案管理工作。通過采取規范化的社會保險檔案管理策略，是社會保險行業朝著法制化、社會化和規范化方向發展的必然趨勢。

1 新形勢下社會保險檔案管理存在的問題

1.1 檔案資料保存零散

新形勢下的社會保險檔案資料主要是以多種文件材料的形式出現，而這些文件材料就是社會保險的原始記錄，所以應該將其完整的保存下來。但是，由于管理社會保險的各個科室的工作性質不同，所以這些保險檔案資料會以不同的形式保留在各個科室中。這種分散的保管方式難以保證社會保險檔案資料的完整性，嚴重降低了社會保險檔案資料的利用效率。

1.2 檔案管理工作人員業務能力較弱

雖然近幾年我國的檔案管理工作取得了較大的進步，但部分社會保險檔案管理人員的業務能力較弱，如自身學歷水平不高等。這樣檔案管理工作人員在社會保險檔案的日常管理過程中，依然只有采取傳統的管理方式，難以及時更新社會保險檔案管理的技術，從而嚴重影響了社會保險檔案管理的水平。

1.3 管理手段落后

在當前社會保險檔案管理工作的開展過程中，所面臨的一個非常大的難題就是多頭管理。多頭管理主要是因為社會保險檔案管理過程中所涉及的范圍較廣，資料較多，所以在一定程度上增加了社會保險檔案管理工作的難度性。例如，當前一些地區的社保機構應用現代信息技術的水平較低，難以將現代信息技術的優越性充分凸顯出來，所以在較大的程度上增加了參保人員查詢自身投保信息的難度性，難以讓社會保險檔案管理的實效性真正得到提升。

1.4 檔案管理制度有待完善

為了能夠最大限度提升社會保險檔案管理的水平，便需要有健全的檔案管理制度作支撐。然而，在當前社會保險檔案資料的收集、分類和整理、入柜、編研和服務利用等環節中，尚未制定相應的檔案管理制度，這樣社會保險檔案管理工作人員常常在沒有制度的約束下開展工作，從而常常會出現社會保險檔案資料收集不完整或者是不真實的現象，嚴重影響了社會保險檔案資料的保管效率和利用水平。

2 做好新形勢下社會保險檔案管理工作的策略

2.1 注重檔案管理人才培養，構建專業的社會保險檔案管理隊伍

在現代社會新經濟常態的發展背景下，為了確保社會保險檔案管理工作的有效開展，則社會保險經辦機構還必須對人才方面的建設給予高度重視，尤其是要注重培養既懂計算機技術又擁有較強管理能力的專業人才，以此方能滿足社會保險檔案管理崗位對人才的基本需求。然而，當前，部分社會保險機構便不重視培養人員的信息素質，以致實際管理工作過程中，部分人員也無法充分發揮軟件技術的積極優勢。因此，基于當下這種信息技術高度發達的現代社會，保險公司需務必對相關人員的培養給予高度重視，以此方能幫助其逐步樹立起良好的網絡安全防范意識，繼而切實維護公司的穩定發展。

2.2 采用先進手段，提升保險檔案管理水平

二十世紀后的信息技術不僅得到了極為迅猛的發展，且在信息技術的促進下，使得諸多管理工作也逐步向動態化、傳遞網絡化的方向發展，其中自然也包含了社會保險檔案管理。對此，保險公司要想切實滿足社會檔案管理工作的諸多需求，便必然要及時引進計算機設備，并對相關軟件程序的開發給予高度重視。與此同時，保險公司還應積極針對此前零散存在于檔案庫中的寶貴信息資源予以優化、整合。如此一來，不僅能為公司開展各項工作提供支撐，且能大幅提升公司工作效率，繼而切實維護我國保險事業的發展和諧與穩定。

2.3 采取有力措施，做好歸檔和利用工作

基于紙質文件的材質問題，故稍有不慎便加容易導致文件損壞。這對文檔資料的保存無疑是極為不利的。至于電子文檔，其不僅擁有更強的保存性，且不必擔憂材質問題，故能確保人們所瀏覽的檔案為完整的信息資料。通過規范管理社會保險檔案歸檔和利用，建立新的案卷目錄和統計臺帳，以科學的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用，專門研制一套科學的社會保險檔案收集管理系統，并明確相關負責人與管理人員，各個部門之間需要加強溝通，建立一套完整的檔案收集管理系統，明確負責人、聯系人和管理人員，及時掌握社會保險事業的發展情況，切實做好社會保險檔案收集歸檔工作，有效提升社會保險檔案管理的水平。

2.4 健全檔案管理制度，規范保險檔案管理

檔案管理要想切實滿足時代的發展需求，則必然要基于完善的檔案管理制度。而考慮到檔案管理本事社會保險業務開展過程所依憑的重要憑證，故更需在健全檔案管理制度的指引下來為相關工作的開展提供有力支撐。對此，為避免因資料丟失不健全而對實際工作造成影響，則需確保檔案管理制度的合理制定，以此方有助于促進檔案管理工作質量及效率的穩步提升。

總之，社保檔案對保險公司發展無疑有著極其重大的意義。故為促使我國社會保險檔案管理工作始終朝著網絡化、規范化的方向前進，則必然要致力于解決傳統檔案管理工作中所存在的問題，繼而切實發揮信息技術在檔案管理中的積極作用，以此方能在滿足時代發展需求同時確保社會保險工作的有效開展。