淺析會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理

1 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的作用

1.1 提高了工作效率

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)主要在于對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)資料的自動(dòng)化處理。在實(shí)際工作中，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)資料處理系統(tǒng)可以快速準(zhǔn)確的對(duì)工作人員的日常會(huì)計(jì)資料的輸入輸出、整理、核算、儲(chǔ)存及提取進(jìn)行及時(shí)的自動(dòng)化處理，可以按照會(huì)計(jì)資料使用者的要求自動(dòng)生成相關(guān)的數(shù)據(jù)、報(bào)表、賬簿等，還可以對(duì)相關(guān)的會(huì)計(jì)資料及數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)審核，確保會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性，使會(huì)計(jì)日常業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化處理，大大降低了工作人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。

1.2 為管理者提供便捷的管理信息，提升管理水平

管理者在管理的過程中總想快速、準(zhǔn)確的得到有助于制定管理決策的信息，以提高管理決策的有效性和正確性，力求以最小的勞動(dòng)獲取最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)能對(duì)數(shù)字化后的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行高效的分類、保存和使用，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案相比，大大提高了管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的使用效率，并給管理者提供更為全面、詳細(xì)、準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息，給管理和決策提供了有利依據(jù)。

2 會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理存在的問題

2.1 在意識(shí)方面，沒有加以重視

長期以來，會(huì)計(jì)檔案只做為單位內(nèi)部的事后資料來處理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的作用及運(yùn)用在意識(shí)上得不到重視，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料及工作的認(rèn)識(shí)都存在著或多或少的誤區(qū)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是記錄單位內(nèi)部以前發(fā)生的事務(wù)，認(rèn)為所謂的會(huì)計(jì)檔案工作就是能做到能查詢、不遺失、不損壞、不泄密就可以了，沒有真正認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案對(duì)管理的作用，從而忽視了會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的重要性。

2.2 在工作人員方面，專業(yè)技能薄弱

由于長期以來對(duì)相關(guān)人才培養(yǎng)的投入不足等諸多原因，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理從業(yè)人員整體專業(yè)技能水平不高，管理的方式方法及手段相對(duì)落后。大部分從業(yè)人員沒有經(jīng)過會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)不了解，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范、不統(tǒng)一，管理欠缺科學(xué)性及合理性。

2.3 在管理制度方面，有待完善

隨著會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)與管理工作的方式、方法的革新，相關(guān)的管理制度也應(yīng)進(jìn)行必要的革新和完善，以適應(yīng)新的工作及管理要求。但在實(shí)際工作中，制度往往滯后于工作，滯后于管理。很多單位依然延用著傳統(tǒng)的已不適合的管理制度來管理數(shù)字化背景下的會(huì)計(jì)檔案，這必為數(shù)字化后的會(huì)計(jì)檔案的自然損壞和人為的破壞以及會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的不規(guī)范、不完善，帶來制度上的隱患。

3 怎樣完善會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理

3.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的意識(shí)，從意識(shí)形態(tài)上認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)與管理的重要性，讓檔案的建設(shè)者、管理者及使用者認(rèn)清檔案對(duì)個(gè)人、對(duì)單位、對(duì)國家所起的重要作用，從思想上重視檔案，在工作中管好檔案、用好檔案，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的不可替代的作用。

3.2 加大會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的投入

1）加大和完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備的建設(shè)

在硬件建設(shè)方面，一是要設(shè)置環(huán)境整潔、溫濕度適宜的會(huì)計(jì)檔案專用儲(chǔ)存庫房，以確保儲(chǔ)存會(huì)計(jì)檔案的各種介質(zhì)的安全及質(zhì)量；二是要配置性能穩(wěn)定可靠的輸入輸出設(shè)備；三是要結(jié)合單位自身的實(shí)際，選用功能適合自己本單位的、安全的、正規(guī)的會(huì)計(jì)電算化軟件；四是要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的安全性及防護(hù)性，力防非法登錄及駭客入侵，力保檔案數(shù)據(jù)的安全性、完整性、真實(shí)性及保密性。

2）加強(qiáng)會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)技能崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的質(zhì)量

會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的質(zhì)量，最終還是要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)工作人員的具體工作中，數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)技能水平，因此為了使數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就必需建立一支高素質(zhì)、高水平的會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的人才隊(duì)伍，完善人員配置。

3）完善會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的規(guī)章制度，嚴(yán)格按規(guī)章制度開展工作

要根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際，制定適合自己本單位本部門的規(guī)章制度，讓每一個(gè)工作流程都在規(guī)章制度下運(yùn)行。要做到規(guī)章制度不留于表面而有效實(shí)施，一是要加大規(guī)章制度的宣傳力度，讓制度入心，讓制度律行；二是加大規(guī)章制度的執(zhí)行力度，讓員工嚴(yán)格按規(guī)章制度規(guī)范工作，獎(jiǎng)懲分明，執(zhí)行及時(shí)、到位，提高員工的律自性及工作積極性。

4 結(jié)語

時(shí)代在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，數(shù)據(jù)化在我國各行各業(yè)以得廣泛有效應(yīng)用，完善會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)與管理的工作是趨勢(shì)所需。各職工、各部門、各單位都應(yīng)重視起來、行動(dòng)起來，認(rèn)真建設(shè)和管理好會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作，切實(shí)提高會(huì)計(jì)工作和管理的水平及質(zhì)量，更好地為職工、為單位、為社會(huì)服務(wù)。