論如何提高事業單位的檔案管理工作

近年來，我國在企業管理方面的進步很大，一直在不斷地創新和完善，符合我國國情的企業管理體系正在逐步形成。一個企業發展的核心就是企業的員工，員工具有良好的道德素質和技術水平對于企業來說是至關重要的。所以事業單位開始更加注重對公司員工的管理，國家也在逐步健全事業單位的用人管理制度，開始加強對于檔案的管理工作。

1 目前事業單位在檔案管理工作中所存在的問題

1.1 對檔案的使用率低，忽視檔案的作用

現在我國大多數的事業單位對于檔案的認識還存在很大不足，員工更是對檔案知之甚少，不了解檔案的使用對于企業發展的重要意義。所以長期以來，我國的事業單位對檔案的使用并不重視，只將它作為一個員工的信息記錄，在日常工作中對于檔案的開發和使用非常有限的。檔案收藏著大量的重要信息，只要加以合理的應用，就會幫助各個環節工作的有效進行，也為企業的發展做出重大貢獻。

1.2 事業單位里的檔案管理制度不完善

很多的事業單位沒有建立一個完善的檔案管理制度，無法正規有序的做到對檔案的收集、保管、整理、借閱等事情。首先是對檔案的內容的管理，事業單位在對檔案進行收集時，沒有獲取完整的人員信息。其次因為制度的不完善，所以檔案的管理完全依靠于檔案管理人員，如果檔案管理人員的職業素質不高，沒有認真對待工作，檔案就會因為缺乏整理而雜亂無章。還有在其他部門借用檔案時，沒有進行正規的登記，容易造成檔案丟失的情況，或者別有用心的人對檔案進行涂改，使檔案失去了原本的真實性。

1.3 檔案管理人員專業素質不高

由于我國對于檔案的管理還沒有足夠的認識，事業單位往往缺乏對這一工作的重視，所以在選擇檔案管理人員的時候沒有嚴格的要求。所以現在各個事業單位里的檔案管理人員屬于專業人士的占很小的比例，大部分員工非本質專業，所以他們的文化和素質都各不相同，在專業知識和工作技能方面也有很大差別。缺少對檔案管理人員的培訓，使他們缺乏對專業知識的認識，造成了他們很多不合理的檔案管理方法，同時缺乏創新的意識。我國的高級檔案管理人員少之又少，這對于新時代的發展中，需要有更多的高級檔案管理人才。

1.4 檔案管理工作的配套設施不健全，經費不足

隨著經濟的發展，互聯網以及計算機等技術得到了廣泛的應用，事業單位的辦公設施也都在更換最新的技術，大大提高了工作效率。但是對檔案管理工作所用到的配套設施卻沒有應用新的互聯網技術，仍然是通過人工對工作進行操作，人工操作的準確性和全面性都存在一定的偏差，在檔案管理中更容易出現錯誤。傳統的由人工完成所有檔案管理工作，已經無法滿足事業單位的需求，更不利于檔案的管理和應用。

2 提高檔案管理工作的措施和建議

2.1 使用現代化的管理手段

2.1.1利用科學手段完善檔案管理

檔案包含著大量的信息，其中的內容瑣碎、復雜、繁多，只靠人工進行整理會使檔案管理人員的勞動強度過大，使員工出現厭煩心理，開始不重視工作的質量。人都存在著個性差異化，由人工整理出來的檔案信息，包含了很多個人的理解，每個人對事物都有不同的理解，所以在整理的過程中容易產生分歧，也不利于其他人對于檔案的尋找。同時，由人工整理大量信息，增加了檔案的錯誤率，使整理好的檔案信息質量差。所以事業單位的管理者應該利用好信息時代的發展，將互聯網技術應用到檔案管理之中，增加更加先進的計算機設備來完成日常的檔案管理工作。可以將所有檔案按照內容的不同進行分類，然后把檔案信息錄取到計算機設備之中，利用計算機的自動檢索功能對檔案進行查找，不但節省了時間，還避免了人的思維對分類的影響。

2.1.2改善檔案管理人員的知識結構

檔案管理工作具有一定的技術性，非專業人員很難將工作完美的完成，所以在檔案管理人員的選擇上，還是需要有專業的技能和知識。除此之外，檔案的內容繁雜，需要有很好的耐心進行管理，所以良好的職業素養和工作責任感也是檔案管理人員必須具備的條件。

2.2 加強檔案管理意識

首先事業單位的領導應該重視檔案的管理工作，完善各項管理制度，只有領導的高度重視，才能帶動員工的積極性。要讓每一位檔案管理人員都對檔案管理的重要性有詳細的了解和認識，加強管理人員對于工作的責任感。要在管理過程中學會創新，利用科學的手段改進管理方法，將檔案的管理與現代化技術相結合，實現全方位的現代化管理。

2.3 檔案管理系統化，增加工作責任感

想要改善現在事業單位的檔案管理工作，最重要的就是擁有一個科學化的、完善健全的管理體系，并且需要跟隨時代的發展而不斷改進管理方法。首先要制定相關的規章制度，要求工作嚴格按照制度來完成，根據制度施行評估和獎懲制度，增加管理人員的危機意識，有利于管理人員自制力和專業知識的提高。

2.4 開拓專職人員的檔案創新意識

在發展如此快速的時代，各個行業的發展都離不開創新，對于檔案的管理也需要不斷地創新和探索新的、更符合時代的方法。現在的企業規模都在不斷擴大，所收集的檔案信息也越來越多，傳統的管理方法對于檔案管理人員來說工作量過大。為減少本身的工作量，專職人員需要更多的創新意識，改良對檔案的管理制度和方法，主動用科學的方法尋找捷徑。

3 結束語

目前我國各事業單位對于檔案管理工作存在很多不足，主要是源于對檔案管理的重要性沒有清楚的認識，也沒有將檔案信息合理的應用，檔案管理人員的不專業也是現存的重要問題。所以想要提高事業單位的檔案管理工作，首先要提高員工對檔案重要性的了解，從提高檔案管理人員的職業素養和專業技能入手，不斷創新管理方法，使檔案得到更大的利用空間。