精細(xì)化管理在企業(yè)費(fèi)用控制中的運(yùn)用

曾聰梅

伴隨著對(duì)新技術(shù)、新領(lǐng)域投資的擴(kuò)大，資金來(lái)源是不可缺少的，因此，作為公司的每一個(gè)成員，需要在“費(fèi)用削減”上磨礪力量。隨著近幾年汽車市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)激化、人民幣貶值等原因造成的收益惡化，為了企業(yè)的長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展，公司需要開(kāi)展收益構(gòu)造改革強(qiáng)化體制，需要企業(yè)實(shí)施精細(xì)化費(fèi)用管理，加強(qiáng)費(fèi)用管控，有效進(jìn)行費(fèi)用投放，給企業(yè)創(chuàng)造更高的效益。

一、精細(xì)化管理在企業(yè)費(fèi)用控制中的意義

精細(xì)化管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是指結(jié)合具體企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)和效益管理目標(biāo)，加強(qiáng)企業(yè)培訓(xùn)，提高員工專業(yè)化，使用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理數(shù)據(jù)化，建立全面費(fèi)用預(yù)算管理體系，細(xì)化比價(jià)驗(yàn)收規(guī)則，開(kāi)展自制化活動(dòng)，并通過(guò)好事例分享，全員參與重新審視自身的具體業(yè)務(wù)流程，細(xì)化工作要求，共同參與到費(fèi)用精細(xì)化管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，讓企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用，從而增加收益的一種管理模式。相比傳統(tǒng)管理模式，精細(xì)化管理更注重全員參與到企業(yè)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)具體環(huán)節(jié)，注重事前和過(guò)程管理，在經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施降低費(fèi)用，通過(guò)增強(qiáng)費(fèi)用控制意識(shí)，改善費(fèi)用控制方式和體系，加強(qiáng)費(fèi)用細(xì)節(jié)管理，徹底消除浪費(fèi)，將精細(xì)化管理運(yùn)用到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的企劃、采購(gòu)、銷售、服務(wù)的過(guò)程，最大限度地減少企業(yè)資源的占用，達(dá)到降低成本的主要目標(biāo)。探究企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管理，從整體上減少費(fèi)用消耗有重要的意義。特別是2020年疫情背景下，隨著銷售的減少，更需要A企業(yè)實(shí)施精細(xì)化費(fèi)用管理，以維持A企業(yè)在汽車銷售行業(yè)的領(lǐng)先地位。

二、企業(yè)費(fèi)用控制中存在的問(wèn)題

（一）費(fèi)用控制意識(shí)薄弱問(wèn)題

A企業(yè)在費(fèi)用控制管理工作中，雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到費(fèi)用管理的必要性，但仍存在費(fèi)用控制意識(shí)薄弱的問(wèn)題，沒(méi)有充分注重費(fèi)用控制管理工作，缺乏專業(yè)的費(fèi)用管理知識(shí)，不能結(jié)合企業(yè)具體的實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，進(jìn)行精細(xì)化費(fèi)用管理，未能及時(shí)找出費(fèi)用管控中存在的問(wèn)題，秉持“要想大回報(bào)需要大投入”的意識(shí)，認(rèn)為不超過(guò)上年的費(fèi)用即可。例如，A公司宣傳部門認(rèn)為企業(yè)產(chǎn)品銷售需要有充分的廣告促銷費(fèi)，銷售部門要求每年不斷增加車輛銷售獎(jiǎng)勵(lì)金，單方面注重車輛銷售數(shù)量，存在有些車輛銷售越多越虧損的情況，由于缺乏費(fèi)用的精細(xì)化管理理念，導(dǎo)致企業(yè)有限的資源未能得到有效運(yùn)用，未能獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益。

（二）費(fèi)用控制方式問(wèn)題

A企業(yè)在費(fèi)用控制管理過(guò)程中，依然采用傳統(tǒng)費(fèi)用管理方式。然而伴隨著企業(yè)不斷進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)量、人員、部門也在逐漸增多，相關(guān)費(fèi)用支出也愈發(fā)龐雜，由于缺乏準(zhǔn)確的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的支持，不能準(zhǔn)確迅速地對(duì)實(shí)際數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、處理和加工，導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)對(duì)具體項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況和效果進(jìn)行較為深入的分析，難以為企業(yè)重大決策提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，費(fèi)用預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用投放之間有較大的差異，未能進(jìn)行項(xiàng)目費(fèi)用的精細(xì)化管理，阻礙管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

（三）費(fèi)用控制體系問(wèn)題

企業(yè)費(fèi)用管理籌劃目標(biāo)主要參考去年實(shí)際加以設(shè)定，費(fèi)用分解和攤銷以行政部門為單位簡(jiǎn)單地按多年前計(jì)算的比例分?jǐn)偅茨芙Y(jié)合部門的職能和業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行具體項(xiàng)目管理，業(yè)務(wù)部門認(rèn)為只要是在年初賦予該部門的費(fèi)用預(yù)算范圍內(nèi)，就可以全額使用，缺乏相關(guān)體系化的制度規(guī)定，缺乏事前、過(guò)程管控，導(dǎo)致企業(yè)費(fèi)用控制水平偏低，與企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)背道而馳，不符合企業(yè)精細(xì)化管理要求，影響最終的管理效果。

三、精細(xì)化管理在企業(yè)費(fèi)用控制中的運(yùn)用

（一）強(qiáng)化費(fèi)用精細(xì)化管理意識(shí)

企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管理，需要上下一致，全員參與。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員重視費(fèi)用精細(xì)化管理觀念，以身作則，費(fèi)用控制活動(dòng)中加強(qiáng)精細(xì)化管理。其次，基層員工作為業(yè)務(wù)直接執(zhí)行者，也需要掌握正確的精細(xì)化管理方法，支持費(fèi)用精細(xì)化管理工作，共同參與到提高企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管理工作中，形成人人參與的局面，才能從整體上提高企業(yè)費(fèi)用控制水平。近年來(lái)，A企業(yè)為了提高公司管理水平，增強(qiáng)費(fèi)用管理意識(shí)，通過(guò)建立人事培訓(xùn)組織，加強(qiáng)人配備，從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的高度培養(yǎng)人才。2019年A公司人事部門在公司內(nèi)部舉辦了近40場(chǎng)培訓(xùn)，歷時(shí)70多天，近800人次參加，培訓(xùn)內(nèi)容包括財(cái)務(wù)部對(duì)公司費(fèi)用精細(xì)化管理方面的培訓(xùn)。另外，A企業(yè)每年會(huì)給每個(gè)員工提供專項(xiàng)的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，支持員工參加外部財(cái)務(wù)專業(yè)培訓(xùn)。與此同時(shí)，A企業(yè)完善考核激勵(lì)機(jī)制，要求升遷必須完成相關(guān)的培訓(xùn)，給企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管理工作的順利開(kāi)展奠定了基礎(chǔ)。通過(guò)企業(yè)人事和財(cái)務(wù)部加強(qiáng)宣傳和培訓(xùn)工作，讓企業(yè)所有職工共同參與到精細(xì)化管理運(yùn)用到企業(yè)費(fèi)用控制活動(dòng)中，從而加大管理力度，提高費(fèi)用控制水平。當(dāng)然，在意識(shí)培訓(xùn)上，企業(yè)不能將費(fèi)用管理簡(jiǎn)單地等同于減少費(fèi)用，認(rèn)為費(fèi)用支出越少越好，甚至影響到產(chǎn)品質(zhì)量安全和顧客的滿意度，因?yàn)槠髽I(yè)要取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，不能單純減少費(fèi)用，更要關(guān)注費(fèi)用支出的效率，所以企業(yè)的費(fèi)用管理活動(dòng)應(yīng)以費(fèi)用效益化為衡量標(biāo)準(zhǔn)。例如，近年來(lái)A企業(yè)增加了培訓(xùn)支出，培養(yǎng)員工的專業(yè)能力和人格魅力，形成企業(yè)文化和企業(yè)語(yǔ)言，增強(qiáng)員工的自豪感和積極性，培養(yǎng)人才，凝聚人心，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，這些都是有效費(fèi)用支出。

（二）改善費(fèi)用控制方式

近年來(lái)A企業(yè)根據(jù)費(fèi)用精細(xì)化管理要求，結(jié)合實(shí)際狀況，梳理業(yè)務(wù)流程，系統(tǒng)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門通力合作設(shè)計(jì)符合A企業(yè)行業(yè)和經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)的費(fèi)用控制系統(tǒng)，通過(guò)運(yùn)用信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用信息管理從項(xiàng)目企劃、報(bào)價(jià)、合同簽訂到驗(yàn)收、費(fèi)用報(bào)銷、記賬、預(yù)實(shí)分析各過(guò)程的整合，將部門的費(fèi)用細(xì)化到具體項(xiàng)目，對(duì)各項(xiàng)目的計(jì)劃、使用實(shí)際、剩余等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和控制，規(guī)范費(fèi)用的項(xiàng)目管理，大幅提高費(fèi)用項(xiàng)目數(shù)據(jù)的提供速度、準(zhǔn)確性，從而實(shí)現(xiàn)費(fèi)用控制管理的信息化，財(cái)務(wù)部人員能夠從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的加工中解脫出來(lái)，集中精力分析數(shù)據(jù)和查找出現(xiàn)問(wèn)題的原因，能快速準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)實(shí)際和預(yù)算的差異及執(zhí)行效果，并為企業(yè)今后的運(yùn)營(yíng)發(fā)展預(yù)測(cè)提供參考依據(jù)，制定合理的費(fèi)用使用戰(zhàn)略，合理分配資金資源，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）改進(jìn)費(fèi)用管理體系

企業(yè)費(fèi)用精細(xì)化管理工作的落實(shí)，需要所有職工的共同努力，需要專業(yè)和業(yè)財(cái)結(jié)合型人才。要想費(fèi)用精細(xì)化管理工作有序進(jìn)行，需要建立全面費(fèi)用預(yù)算管理體系，加強(qiáng)事前和過(guò)程控制，強(qiáng)化比價(jià)和驗(yàn)收制度，有組織地開(kāi)展業(yè)務(wù)自制化活動(dòng)，通過(guò)全員好事例展示會(huì)加以推廣，進(jìn)一步擴(kuò)大活動(dòng)范圍，從而實(shí)現(xiàn)全體員工重新審視自身的具體業(yè)務(wù)流程，細(xì)化工作要求，共同參與到費(fèi)用精細(xì)化管理過(guò)程中的目的。

首先，在人員配置體系上，需要培養(yǎng)專業(yè)和業(yè)財(cái)結(jié)合型人才。財(cái)務(wù)人員不懂會(huì)計(jì)核算，不了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，會(huì)影響到企業(yè)費(fèi)用控制效果。A企業(yè)為了費(fèi)用控制的精細(xì)化管理，通過(guò)培養(yǎng)專業(yè)人才，每年派遣部分公司財(cái)務(wù)人員去母公司財(cái)務(wù)部門接受一年的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的費(fèi)用管理方式，并聘請(qǐng)外部專業(yè)機(jī)構(gòu)，如進(jìn)行費(fèi)用比價(jià)驗(yàn)收的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)同行業(yè)的費(fèi)用管理的優(yōu)秀做法和經(jīng)驗(yàn)。為了培養(yǎng)業(yè)財(cái)結(jié)合型人才，近年來(lái)通過(guò)業(yè)務(wù)改善和廢止，提高財(cái)務(wù)人員工作效率的同時(shí)，調(diào)配部分財(cái)務(wù)人員輪崗到業(yè)務(wù)部門，具體了解業(yè)務(wù)，加強(qiáng)費(fèi)用精細(xì)化管理，提高公司費(fèi)用控制水平。

其次，建立全面費(fèi)用預(yù)算管理體系，遵循總分、上下結(jié)合的原則，反復(fù)策劃調(diào)整，優(yōu)化費(fèi)用。具體做法是：首先，預(yù)算編制從企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)需求出發(fā)，指定中長(zhǎng)期戰(zhàn)略預(yù)算目標(biāo)，并將預(yù)算目標(biāo)分配到具體業(yè)務(wù)部門，各部門再結(jié)合自身情況編制各自的預(yù)算方案，由各部門的預(yù)算擔(dān)當(dāng)收集取得部長(zhǎng)簽字后，上報(bào)到財(cái)務(wù)部，然后由財(cái)務(wù)部對(duì)部門的預(yù)算草案進(jìn)行匯總和審核，并根據(jù)需要召集相關(guān)部門進(jìn)行預(yù)算的協(xié)調(diào)和調(diào)整，最后由財(cái)務(wù)部上報(bào)總經(jīng)理后審批。其次，每年的年中、第三季度根據(jù)之前的費(fèi)用執(zhí)行情況，對(duì)上版預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。再次，加強(qiáng)預(yù)算實(shí)施過(guò)程控制。量化的預(yù)算分配到具體部門和項(xiàng)目后，定期確認(rèn)各項(xiàng)目的預(yù)算使用和執(zhí)行效果，預(yù)算調(diào)整和追加需要經(jīng)由較高權(quán)限人員審批。最后，建立定期的預(yù)算匯報(bào)制度，通過(guò)系統(tǒng)采集、處理的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員及時(shí)分析產(chǎn)生的主客觀原因，是否可控因素，提出糾正預(yù)算偏差的財(cái)務(wù)對(duì)策，并定期召開(kāi)費(fèi)用控制的高層會(huì)議。

另外，改變以往事后控制的管理方式，加強(qiáng)事前和過(guò)程控制，強(qiáng)化比價(jià)和驗(yàn)收制度。近年來(lái)，A企業(yè)強(qiáng)化事前費(fèi)用控制體系，建立了明確的比價(jià)管理制度，明確比價(jià)的目的和使用范圍，以及業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門在比價(jià)過(guò)程中的職責(zé)。選定比價(jià)單位時(shí)，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)選擇具備承擔(dān)項(xiàng)目能力、資信良好的特定的法人或者其他組織作為比價(jià)單位，規(guī)定比價(jià)單位須成立2年以上，具有獨(dú)立簽訂合同的權(quán)利和履行合同的能力，沒(méi)有處于被責(zé)令停業(yè)、財(cái)產(chǎn)被凍結(jié)、破產(chǎn)等異常經(jīng)營(yíng)狀態(tài)；在資質(zhì)審核方面，審核比價(jià)單位的成立時(shí)間及經(jīng)營(yíng)范圍（營(yíng)業(yè)執(zhí)照）、風(fēng)險(xiǎn)及股東情況（國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、中國(guó)執(zhí)行信息公開(kāi)網(wǎng)）、信譽(yù)度（不在公司黑名單范圍）、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)等，如業(yè)務(wù)內(nèi)容對(duì)從業(yè)人員資質(zhì)有要求時(shí)，還應(yīng)審核相關(guān)人員的資質(zhì)，建立報(bào)價(jià)系統(tǒng)，提供歷年報(bào)價(jià)明細(xì)數(shù)據(jù)給業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)人員參考，對(duì)于不合理的報(bào)價(jià)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)錯(cuò)，設(shè)定權(quán)限事前審批項(xiàng)目是否執(zhí)行，審批內(nèi)容包括業(yè)務(wù)實(shí)施必要性、是否可自制完成，對(duì)于不能自制完成的項(xiàng)目需要說(shuō)明原因，從而實(shí)現(xiàn)事前控制費(fèi)用。同時(shí)，為確保項(xiàng)目費(fèi)用的合理性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用的預(yù)算控制，提高資源使用效率，合同簽署后，A企業(yè)明確現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收要求，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收時(shí)重點(diǎn)關(guān)注人員、物料、消耗品、場(chǎng)地及其他設(shè)施，對(duì)報(bào)價(jià)單中各項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收情況作相應(yīng)記錄，對(duì)于實(shí)際情況與報(bào)價(jià)單的差異，需在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)向供應(yīng)商溝通確認(rèn)，了解導(dǎo)致差異的原因并分析其合理性，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收及憑據(jù)審核結(jié)果，編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，總結(jié)發(fā)現(xiàn)事項(xiàng)，并與供應(yīng)商、相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通確認(rèn)，項(xiàng)目費(fèi)用經(jīng)驗(yàn)收合格后，遵循公司付款流程，向供應(yīng)商支付約定的服務(wù)費(fèi)，并在付款申請(qǐng)書(shū)后面附上驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

除此之外，A企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)自制化活動(dòng)，為了將“合理有效使用資金”融入各部門方針中，A企業(yè)開(kāi)展各部門切實(shí)推進(jìn)自制化、費(fèi)用效率化活動(dòng)。在不影響業(yè)務(wù)實(shí)施的情況下，充分考慮性價(jià)比，強(qiáng)化對(duì)理念、技術(shù)的理解，節(jié)省經(jīng)費(fèi)，活用人才，對(duì)于面向內(nèi)部的活動(dòng)最大限度自制化，各業(yè)務(wù)部門梳理業(yè)務(wù)流程，探討、明確各項(xiàng)中可以自制化的內(nèi)容，通過(guò)活用人才、IT工具、精簡(jiǎn)流程等手段，如細(xì)小到將企業(yè)單面打印改為雙面打印，公司產(chǎn)品手冊(cè)電子化，公司年會(huì)主持人從聘請(qǐng)外部公司轉(zhuǎn)為員工主持，視頻錄制自制化，大到利用互聯(lián)網(wǎng)、信息化等手段，如大規(guī)模開(kāi)發(fā)機(jī)器人，實(shí)現(xiàn)全年費(fèi)用削減數(shù)千萬(wàn)元。同時(shí)，公司通過(guò)全員好事例展示會(huì)，通過(guò)全員學(xué)習(xí)各部門好事例，進(jìn)一步擴(kuò)大活動(dòng)范圍，全體員工重新審視自身具體業(yè)務(wù)流程，細(xì)化工作要求，共同參與到費(fèi)用精細(xì)化管理過(guò)程中。

四、結(jié)語(yǔ)

要想實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，需要提高企業(yè)員工的專業(yè)化水平，全員參與，樹(shù)立精細(xì)化費(fèi)用管理意識(shí)，理解費(fèi)用精細(xì)化管理的作用和效果，通過(guò)費(fèi)用控制的信息化管理，做好費(fèi)用控制執(zhí)行監(jiān)管工作，培養(yǎng)業(yè)財(cái)結(jié)合型人才，建立全面費(fèi)用預(yù)算管理體系，通過(guò)事前報(bào)價(jià)、驗(yàn)收體系建設(shè)，注重業(yè)務(wù)過(guò)程中自制化改善管理，強(qiáng)化事前和過(guò)程的細(xì)節(jié)管理，把握企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況和費(fèi)用效果，控制好費(fèi)用支出，有效縮減費(fèi)用支出的同時(shí)，提高企業(yè)整體效益，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。