疾病預防控制中心檔案管理數字化建設的路徑思考

連剛強

(佛山市三水區疾病預防控制中心，廣東 佛山 528100)

0 引言

疾病預防控制中心是政府組建的公益事業單位。疾病預防控制中心的主要作用是保護人民健康、預防疾病傳播，其工作職能主要是對于傳染病的疾病進行預防，并對突發衛生事件進行處理。在疾病預防控制中心運作中，檔案資料是極其重要的參考依據，其中疫情數據更是珍貴的資料文件，對防控疾病研究有至關重要的意義。在開展疾病預防控制中心檔案管理工作時，對數字化管理技術進行充分應用，能夠提高檔案資料的規范性以及標準性，并且有利于提升檔案資料的綜合利用效率，能夠為促進疾控事業的高效發展奠定良好基礎。

1 疾病預防控制中心檔案管理數字化建設意義

現階段，信息化技術以及數字化技術的快速發展促進了各行各業的進步以及變革，在檔案管理過程中促進數字化建設對提高檔案管理水平具有重要的意義。主要表現在以下方面：第一，促進疾病預防控制中心檔案管理數字化建設能夠提高檔案管理效率。傳統的檔案資料是以紙質文檔為主的，在對檔案資料進行管理時，需要投入大量的人力、物力以及財力，并且消耗的時間也比較多。在管理過程中因為工作人員的失誤可能會出現資料錯誤的情況。特別是在對資料進行二次查閱時，復雜程度比較高，這會在很大程度上影響檔案管理工作的整體效率，不利于充分發揮檔案資料的應用價值。而利用信息技術促進檔案管理的數字化建設，不僅能夠節省管理人員的投入精力以及工作時間，而且能夠降低在檔案管理過程中出現的錯誤情況，進一步提高檔案資料的真實性以及完整性。特別是利用檔案管理數字化建設工作能夠對各種管理軟件和管理技術進行充分應用，有利于開展二次查閱、調用以及復制檔案，可以提高檔案資料的開發利用效率。第二，促進檔案數字化建設能夠優化檔案管理環境。在開展傳統檔案管理時，紙質文檔很容易受溫度、濕度以及空氣等外界環境的影響，并且在長期保存中會出現丟失、數據模糊以及破損等情況。建立數字化檔案管理系統，可以直接利用相關軟件開展檔案保護和管理工作，在極大程度上優化了檔案管理環境。對一些比較陳舊模糊的文字檔案，可以將其轉化為電子檔案進行保存，方便后期開展檔案資料分析利用工作。在利用數字化管理系統進行檔案查閱以及整理時，可以直接利用計算機完成各種需求，有利于提高紙質檔案的使用頻率與檔案保存質量[1]。

2 疾病預防控制中心檔案管理數字化建設中存在的問題

2.1 數字化管理制度不完善

在疾病預防控制中心檔案管理數字化建設過程中存在的最主要問題是數字化管理制度不完善、不科學，嚴重影響了檔案管理數字化及社會水平。當前，信息化技術的快速發展提升了疾病預防控制中心檔案管理工作效率，與質量。但是在實際檔案管理過程中，因為傳統思想的影響，并沒有建立完善的信息化檔案管理體系，再加上沒有建立全面可行的檔案資料庫，導致檔案過于分散，不能對各個科室的資料進行收集和整理，影響檔案資料的全面性，從而影響檔案的利用效率[2]。

2.2 數字化軟硬件設施投入不足

在檔案管理數字化建設中加強數字化軟硬件設施投入工作是保證數字化建設順利進行的重要基礎。但是疾病預防控制中心在構建信息平臺時，并不重視軟硬件設施的投入工作，導致在采購軟硬件設施時，資金投入不足，使用的軟硬件設施比較落后，這會使軟硬件設施投入使用后存在很多問題而影響檔案管理數字化建設效果。

2.3 缺乏復合型管理人才

檔案管理人員是確保檔案管理數字化建設能夠順利進行的重要因素。在開展疾病預防控制中心檔案管理數字化建設的過程中缺乏復合型管理人才是影響數字化建設進程的主要問題之一。現有的檔案管理人員受傳統檔案管理理念的影響相對較大，不能及時掌握數字化檔案管理的各種技能以及方法，并且對檔案管理工作缺乏正確的認識，會在一定程度上影響檔案管理效率和質量。還有一些檔案管理人員沒有積極的專業素養，不能擺正工作態度，在對檔案資料進行處理時，會丟失部分信息而影響檔案管理工作的整體水平。

3 疾病預防控制中心檔案管理數字化建設路徑

3.1 轉變檔案管理理念

在促進疾病預防控制中心檔案管理數字化建設的過程中，必須轉變傳統檔案管理理念，樹立數字化檔案管理理念，才能夠為檔案管理數字化建設奠定良好的基礎。檔案管理數字化建設本身就是從思想上開始的，要樹立現代化檔案管理理念，才能打破傳統的檔案管理格局，突破封閉管理過程中存在的限制，促進傳統檔案管理朝著數字化檔案管理的方向轉變。疾病預防控制中心領導人員以及管理人員需要正確認識檔案管理數字化建設的意義，要了解數字化建設的緊迫性以及必要性。要加強檔案管理數字化建設的宣傳工作，提高工作人員對數字化建設的理解與認同。與此同時，疾病預防控制中心需要創新檔案管理理念，要對傳統的靜態管理模式進行改變，使其成為動態管理模式。并根據疾病預防控制中心的具體情況確立正確的數字化檔案管理觀念。除此之外，在開展檔案管理數字化建設時，要將該項工作納入到疾病預防控制中心的發展戰略規劃中，要在實踐中對檔案管理數字化建設中問題進行準確分析和把握。同時要查找產生問題的原因，盡快提出有針對性的解決措施。這樣才能夠提升疾病預防控制中心檔案管理數字化建設水平[3]。

3.2 建立全面準確的數字化檔案數據庫

為了提升檔案管理數字化建設水平，需要建立數字化檔案管理數據庫。因為疾病預防控制中心涉及到的檔案資料比較多，為了保證數字化建設工作能夠順利進行，需啊喲對龐大的傳統紙質文件進行有效處理，使傳統紙質文件向數字化檔案管理方向轉變。因此，數據庫建立具有至關重要的意義，同時是檔案管理數字化建設的必要環節。在數字化管理數據庫建立過程中，必須以疾病預防控制中心的具體情況為基礎，確保數據系統的合理性與全面性，同時要與內部工作人員達成共識，才能夠使工作人員在最短時間內掌握數字化檔案數據庫的應用規范和方法，提高檔案管理效率。除此之外，在開展數字化檔案數據庫建立工作的過程中，疾病預防控制中心工作人員需要根據檔案數據庫的具體情況，建立相應的管理系統以及規章制度，要在促進資源共享的同時，保證檔案管理數字化建設的規范性以及標準性。這樣能夠確保在檔案管理數字化建設時，與我國的相關法律法規以及規章制度相適應，提高檔案管理數字化建設的合法性與規范性。

3.3 加大數字化軟硬件設施的投入

軟硬件設施是疾病預防控制中心檔案管理數字化建設中的必需品，是決定檔案管理數字化建設效果的關鍵因素。因此，疾病預防控制中心要重視軟硬件設施投入工作，要對軟硬件設施進行充分有效應用，才能夠確保檔案管理數字化建設的有效性。疾病預防控制中心在對軟件以及硬件設施進行投入時，要根據自身的經濟水平采購合理的軟件和硬件設施。同時要確保軟硬件設施與檔案管理數字化建設發展需求相適應。在對軟硬件設施進行選擇時，要堅持從優選擇的原則選擇與檔案管理數字化建設發展最適合的設施設備，這樣才能夠確保數字化建設能順利發展與實施[4]。

3.4 重視對數字化檔案管理人員的培養

為了加快檔案管理數字化建設進程，需要重視檔案管理人員的培訓工作，要培養復合型檔案人才，提高檔案管理數字化建設效率。復合型檔案管理人才是檔案管理數字化建設中必不可少的重要因素，疾病預防控制中心需要對現有的檔案管理人員進行數字化技能培訓，使管理人員能夠適應數字化建設各種需求。除此之外，疾病預防控制中心需要積極引進具有較高水平的檔案管理人才，要盡可能提高復合型檔案人才的薪酬以及待遇，提高對人才的吸引力，充分利用人才，確保檔案管理數字化建設順利進行。在人才培養時，除了要對管理人員的專業技能進行培訓外，更重要的是要加強對人才綜合素質的發展與培養。這樣才能夠提高復合型檔案人才培養水平，保證數字化建設順利發展。

5 結語

綜上所述，在疾病預防控制中心檔案管理數字化建設的過程中，必須認識到檔案管理數字化建設的必要性，同時要了解在數字化建設中存在的各種問題。在此基礎上，從轉變檔案管理理念，建立數字化檔案數據庫，加大軟硬件設施投入，重視人才培養等方面出發，提高檔案管理數字化建設效率，加快檔案管理數字化建設進程，提升數字化建設水平。這對提升我國疾病預防控制中心檔案管理工作效率與質量有積極意義。