論如何做好文秘收發工作

曲濤

【摘要】本文對文秘收發工作進行探析，重點對如何做好文秘收發工作提出幾點有效策略，主要包括優化自身綜合能力、提高實際工作效率、強化工作信心意識，旨在為相關專業人士提供理論參考。

【關鍵詞】文秘 辦公室 收發工作

引言：文秘收發工作是部分企業或單位眾多崗位當中較為基礎的一項工作，該項工作的主要職能在于接收上級部門或領導的各項指令，整理歸納后傳達給其余各個部門，是企業各部門之間重要的橋梁紐帶。

1 文秘收發工作探析

文秘是當代經濟高速發展環境下的一門新興管理專業，而文秘的收發工作主要是指企業當中的文秘部門在接收到相關文件后，對文件進行處理的一系列工作，充分展現文秘崗位的特性及文件應具備的價值，然后下發到各個聯系部門，達到接收、整理、分析、發放的實際工作目的。在開展收發工作期間，文秘既要確保接收文件的準確性，又要做好下發文件思想的重要工作，對于需要保密的相關文件，辦公室文秘還需要對保密文件進行加密處理，并將加密文件分等級區分，然后再依次分發到各級接收部門。

總的來看，力、公室文秘的收發工作共有三個基本階、段。第一階段是接收、簽收工作，當文秘接收到上級部門或上級領導下發的相關文件后，需要對接收文件標題進行記錄，確保接收無誤后再對文件進行簽收。拿到文件要對其進行檢查，在沒有獲得開啟權利期間，嚴禁文秘打開文件，確保文件的嚴謹性;第二階段是解讀、分析、整理、匯總工作，在接收并開啟文件后，力、公室文秘需要及時解讀文件內容當中的主要思想及任務內容，分析文件內部傳遞的信息，然后將整理出來的各項文件信息進行歸納，匯總文件傳遞信息的各種要素并交于文秘部門相關領導，倘若在整理文件信息時，文秘個人有其獨到的見解，也可以適當提出相關建議，然后等待文秘領導下一步指示;第三階段是傳達、下發、督導工作，在文秘接收、整理文件信息后，需要按照文件提示將重要信息或重要任務下發給相關部門，及時督導相關部門關注文件內容，確保文秘收發工作的有效落實。

2 做好文秘收發工作的有效策略

2.1 優化自身綜合能力

優化文秘自身綜合能力是做好文秘收發工作的重要前提，文秘收發工作在其余崗位員工眼里，是一項極為清靜、簡單的工作，但實際的工作不外乎接收文件、下發文件、整理信息、制定表格等內容，長期堅持下來難免會讓人產生煩躁、無趣心理，而一旦遇到十分著急的事情時，部分缺乏專業素養的文秘還會忙碌的手足無措。文秘工作人員應該在工作量較少、工作壓力較輕松、工作內容較基礎期間，適當優化自身的各項綜合能力，是做好收發工作重要策略。

總的來看，現階段部分企業上傳下達方面的工作日漸增多，企業相關部門的領導班底越來越深厚，隨之對辦公室文秘自身綜合能力的要求也越來越多。因此，文秘在開展收發工作期間，應該時刻牢記自身的工作重心，嚴謹自身的工作態度，抓住一切能夠提升自身綜合能力的機會強化自我，加強對自身的重視程度，努力將專職辦理文件轉接工作思想，轉變為提供有效參考建議方面的先進思想。在文秘收發工作當中，專職人員的自身綜合能力直接關乎著該項工作的實際工作效率，只有努力優化文秘職員綜合實力，才能夠為企業內部“上傳下達式”的工作發展奠定基礎。

2.2 提高自身工作效率

文秘收發工作是企業內部上傳下達的重要中轉平臺，該項工作的工作效率直接關乎著企業內部各部門的后續工作安排和整體工作進展。因此，要想做好文秘收發工作，增強該項工作的工作職能，采取相應措施提高文秘收發的工作效率是一項極為重要的有效策略。

針對企業內部上級領導部門下發的文件，辦公室文秘要第一時間對其進行分析整理，倘若在文件當中包含上級領導的相關指示和重點問題，文秘需要及時將指示內容下發轉達，遇到自身難以理解的指示，更要主動詢問領導意見，避免因理解意思不當而引發后續一系列意外情況發生。針對協調各部門工作方面，文秘開展收發工作期間應該及時共享相關文件信息，第一時間將文件內部的重要信息向各部門領導傳達，保證文件傳達的時效性。

部分企業內部的文秘職位都是輔助性職能較多，力公室經常會出現上級領導著急查閱某一文件，而文秘卻難以找到的現象，這樣的工作方式會大大降低實際工作效率，影響領導辦公進度。因此，辦公室文秘在開展工作期間，應該盡早預想各類容易出現的突發事件，及時將接收到的文件詳細記錄，以電子目錄列表的方式將其存放在重要地點。由于需要上傳下達的文件較多，文秘在整理時應該做好相關備份，保障二次查詢或多次查詢時，文件內容不會丟失，這樣才能夠達到提高文秘工作效率的目的。

2.3 強化自身細心意識

從辦公室文秘工作涉及的范圍來看，該項工作的涉及范圍極為廣泛、涉及內容極為繁瑣，文秘收發工作雖然是一項較為平凡的工作，但其“承上啟下”的作用在整個企業當中是極為重要的存在。文秘收發工作可以看做是企業內部的樞紐中心、中控調度平臺、參謀作戰指揮部、信息終端數據庫等，無論是下級部門上報各項信息，還是上級部門傳達相關指令，都需要通過文秘的收發工作進行傳達，倘若在傳遞信息途中，由于文秘自身的粗心導致消息傳遞錯誤或消息傳遞不及時，都有可能給后續工作的有序開展帶來極多的麻煩，嚴重情況還可能導致企業機密丟失、企業資金損失等情況發生。因此，強化力、公室文秘細致工作、細心工作的自我督導意識，是做好文乖兇汝發工作的重要基礎前提。

結論：總而言之，文秘收發工作的開展情況，對企業各部門間的交流溝通具有十分重要的意義，只有做好該項工作，才能夠幫助企業或單位管理好其余部門職員，這樣既能夠提高文秘的工作效率，又能夠促進各部門人員之間的交流溝通，為企業或單位高效開展后續工作奠定基礎。

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