智慧共享財務體系在電網公司的探索與實踐

許戰坡 劉義江

摘 要：通過智能識別技術擴展財務數據范圍的廣度和深度，為財務價值管理提供有效支撐。

關鍵詞：雄安? 智能? 財務

一、主要解決的業務痛點

（一）柜臺業務占比高，“天花板”限制財務人員能力發揮

市、縣公司承擔著工程建設、電網運維、用戶服務等一線工作，各類基建、技改、大修、科技、零購，以及日常的退費、繳稅、辦公、差旅、薪酬、福利、車輛、零修、材料、往來等柜臺業務工作量占到全部工作的60%。一個地市公司平均每月需處理900多筆金額小到幾十大到千萬的業務。每筆業務單據，財務人員需從單據的有效性、完整性、合理性等多角度審核20多項要點。這些柜面基礎工作繁重，要求嚴格，不允許出現一分錢的差異，一旦出現錯誤，還要花很大精力進行沖銷、退回，基層60%的財務人員都在日復一日的處理這些業務。

（二）業務流轉效率低，形成人力成本浪費

業務過程簽字蓋章的紙質資料較多，發票、工程的開工報告、驗收報告、審計定案通知單、結算書等仍需以紙質方式逐級流轉審批，一項業務的過程資料收集齊全后，需經過各級業務分管、財務分管等簽字環節后才到財務人員手中，“成本會計出差幾天，報銷業務就得暫停幾天”，不少業務經辦人員對財務要求不熟悉，業務來回跑辦、溝通咨詢占用了經辦人員的大量時間，形成公司人力成本的浪費。

（三）業務能力存在差異，標準執行不統一

雖然財務的各項動作均有明確的制度規范，但由于業務能力的差異，在不同的人員和不同的公司之間，處理方法仍存在差異。在各類檢查審計過程中，業務處理不規范、人為估數分攤不合理、附件資料不齊全不合邏輯等問題屢查屢犯，不能徹底杜絕。甚至個別公司財務部門為服從本單位領導要求，被迫降低要求，出現“業務部門生病，財務部門吃藥”的現象。

（四）系統數據有限，查閱效率低

通過系統集成和人工錄入，系統中存儲了各類業務總數，但如果需要查看業務的詳細內容情況，只能通過調取紙質憑證翻閱。所有業務的明細情況財務都有，但都鎖在了檔案室，翻閱過程容易造成單據的損壞、丟失，不便于對業務的深入統計和分析。各類審計檢查仍需派人進駐現場開展，效率低、成本高。

二、主要做法

針對占據基層財務人員精力最多、規則性最強的財務柜臺業務，開展深入研究。在紙質單據從業務人員交接給財務人員的環節研究開發了“智慧前臺”設備，前臺設備集成了掃描、識別、信息收集與反饋、單據存儲與退回等功能。業務人員自助操作將紙質單據投遞到前臺設備后，將轉換為“電子圖像+結構化數據”，除了留存原始單據影像外，原各種紙質單據中的業務金額、起始日期、進度情況、付款條件、結算明細等全部轉化為結構化數據，按照設定好的規則，對這些數據進行比對分析，便可逐步代替傳統的會計審核工作。

為解決業務人員線下跑辦、財務人員機械式審核、入賬流程操作繁瑣等難題，我們對傳統業務流程主要進行了以下改造：

一是將經辦人“線下”跑辦和“柜臺式”交單環節改造成“線上”審批和在“智慧前臺”進行“自助式”交單，通過紙質單據電子化，實現線上和線下審批的統一，并在交單、退單、支付等關鍵環節發送提示短信，有效的提升了業務人員的報銷效率和體驗。

二是將財務人員線上人工稽核，線上及線下紙質單據核對過程改造成“共享后臺”支撐的自動稽核為主，人工共享電子化復核為輔的形式，不僅釋放了財務基礎勞動力，同時通過“共享”打破單位界限，實現了資源整合。

三是將報銷流程結束后的人工發票校驗、手工發起支付申請單流程統一改造成自動發票校驗及自動發起支付申請，提升了財務核算自動化水平。

四是基于電子發票的發展趨勢，智慧報銷流程同樣支持電子發票免打印，通過直接在原有報銷流程上傳電子附件的形式，實現單據的正常流轉、自動稽核、電子化歸檔與入賬。

應用深度學習和人工智能技術，經過上百次系統功能優化開發，在省公司層面統一構建識別、稽核、搶單等“共享后臺”系統，并將系統與門戶、員報、ERP、稅務發票池、憑證電子化、短信平臺等原有系統完成接口開發，實現業務的全部貫通。“共享后臺”與原有系統相互契合協作，自動化迭代更新，實現“三個共享”，一是數據共享，“共享后臺”自動存儲獲得的單據信息，供員工報銷、ERP實時調閱、分析，自動記錄單據處理過程，便于財務人員跟蹤問題根源，加強源頭治理。二是規則共享，“共享后臺”審核規則庫可根據審計發現問題、新制度規定、重點領域管控要求等及時更新、動態調整，實現了一人總結，多人共享，讓經驗實現了積淀和發展。三是人員共享，業務人員提交單據后，對于需人工審核業務，納入任務池，通過搶單派單機制分發任務，突破了業務審核的地域限制，通過系統建成了無人的財務共享中心。

三、工作成效

（一）信息提取數字化

一是便捷收集整理，各種發票單據從圖片形式轉化為數字形式，實現最底層基礎數據提取、整理、分析、加工、使用。例如目前多維精益管理費用分攤過程中，可通過數據提取由機器直接從底層數據自動分類匯總得出維度數據，改變因效率問題無法以最底層的數據進行信息反映，而用人為估計比例大致分攤的情況。

二是多維度查驗，同步記錄原始憑證價值信息與業務信息，對原始單據信息進行全方位整合，便于發現數字背后的問題。（例如系統可比對招標、施工、結算時間邏輯，自動提取多家公司同一商品采購價格的差異，同一供應商發生大量異常結算或某一部門人員異常報銷等問題）。

（二）過程管理自動化

一是自動進行報銷審核工作，通過設定審核規則，自動對報銷單據進行審核，與稅務系統互聯，自動對發票的真偽進行驗證，并可根據審計發現問題及時更新規則，規則固化統一，杜絕人工審核的角度或把關尺度的差異，杜絕人情賬。

二是自動提升識別準確率，識別過程中加入了人工干預來防止機器出現紕漏，人工干預的行為將自動成為系統機器學習的“黃金樣本”，幫助系統自我提升，伴隨識別的單據和應用的單位越來越多，算法便可快速迭代，逐步減少人工干預程度。

（三）財務資源共享化

一是平臺共享，采用“1+N”的方式，在省級層面集中部署一個大平臺，統一聯通并管理所有“智慧前臺”。大平臺核心算法更新后所有智慧前臺均受益，所有智慧前臺產生的數據資源在大平臺中集中共享，方便對比分析管理。

二是經驗共享，將財務人員的經驗細化為一個個規則，規則共享的同時也是財務工作經驗的共享。平臺中不斷積累經驗規則和歷史發現問題數據，對每位走上新崗位人員都可以給出一本最權威的“怎么干”和“不能干”的正反教材，各單位的典型問題經驗通過平臺實現積淀和傳承，并在積淀傳承中發展更新。

（四）系統集成一體化

一是充分契合現有系統功能，提升系統整體效用。“共享后臺”與公司員報、ERP、門戶、發票池、憑證電子化、短信平臺等有機銜接，不改變、不切斷原有系統任何功能，不改變用戶的原有使用習慣，僅對過程中人工跑辦處理等復雜費時的環節交由系統實現便捷處理，系統間鏈路更加貫通，多系統整體更加高效。

總之“雄安智慧財務”體系“可解放出更多的人力，可提供出更多的數據”，讓解放出來的人力去管理分析更多的數據，從根本上促進財務人員從核算向管理的轉型。