探析獨立學院二級辦公室的工作職能和管理要點

文/張麗

一、獨立學院二級辦公室的職能作用和工作特點

（一）二級辦公室的職能作用

高校二級辦公室是一個綜合性服務部門，為部門行政管理及師生教學服務的部門。作為一個二級辦公室，上要與學校及學校各職能部門溝通協調，內部則是整個部門運作的中樞。它起著上傳下達、溝通左右、協調內外的職能，同時具有傳遞信息、研究政策、輔佐領導決策的參謀作用，是整個二級部門運轉的中間站。同時，二級辦公室也是二級部門的“中心庫房”，它承擔著二級部門所有檔案的管理工作，學校檔案是承載學校發展歷史、記錄學校發展軌跡的重要依據，對于獨立學院而言，二級辦公室保存歸檔的檔案是學校檔案的第一手資料來源，所有獨立學院二級辦公室“中心庫房”的管理尤為重要[1]。

（二）二級辦公室工作職能的特點

1.服務為本，協調并進

服務是二級辦公室工作的靈魂，是二級辦公室工作職能的基本特點。獨立學院二級辦公室應該始終圍繞著為部門服務、為領導服務、為教學工作服務、為師生學習生活服務的宗旨。這就意味著二級辦公室管理工作人員必須樹立良好的服務形象和服務意識；同時二級辦公室涉及著領導層面、教職員工層面、學生層面的溝通協調工作，二級辦公室人員本著服務優先的態度，進行溝通協調，可以更好地開展工作[2]。

2.上傳下達，輔佐決策

高校二級辦公室與部門其他科室相比，它的業務范圍很大也很模糊，在實際工作中是靠上級下達任務開展工作的，承擔著接收文件、辦理事務、協調溝通各部門的事務。對學校領導及行政部門布置的各項任務，要及時協調，落實到相關部門和負責人，并隨時將結果反饋給領導；同時二級辦公室也是信息輸出和反饋的中間站，要輔佐領導協調好部門內部及與各部門間的關系，以便更好地開展工作，在領導需要作出決策時，要提前做好調研，收集整理資料，為領導的決策提供強有力的支持，是部門領導的參謀助手。

二、獨立學院二級辦公室工作職能存在的問題

（一）工作職能模糊不清、管理機制不完善，影響工作效率

目前獨立學院的二級辦公室所建設的管理制度大多照搬企業或根本沒有建立，高校管理區別于企業，如果沒有建立專門的工作制度，則無法對具體的工作過程進行約束。高校二級辦公室與部門其他科室相比，它的業務范圍大且模糊，界限也不清晰。很多工作都需要辦公室的協作，二級辦公室主要為部門領導、教職員工和師生員工提供服務，在高校發展中發揮著重要的作用，作為二級部門日常工作的對外窗口，辦公室需要處理大量的事務性工作，二級辦公室主要是靠會議、靠文件、靠上級下達任務、靠行政命令開展各項工作，工作存在隨機性、不確定性，缺乏計劃性，在沒有規章制度的限制下，辦事流程更是缺乏指導和約束，這就使得很多二級辦公室工作人員在工作上敷衍了事，出現了“雜亂無章、無目的、無計劃”的現象，最終導致工作處于無序狀態，影響工作效率[3]。

（二）人員配備不足，嚴重影響工作的時效性

獨立學院在資金方面大都是自給自足，由于考慮到成本方面的問題，在管理人員配備方面都是能省則省，大多數二級辦公室的工作都是部門其他科室人員兼職，并沒有配備辦公室專職人員。很多人對二級辦公室的工作認識存在很大的偏差，認為二級辦公室的工作誰都可以做，沒有技術含量，于是學校領導對二級辦公室的人員配備也就沒有那么重視。二級辦公室雖小，但是功能齊全，由于日常事務繁雜，工作隨機性強，人員配備不足導致在崗人員長期超負荷工作，并且工作不被重視，二級辦公室工作人員對工作經常是疲于應付，最終影響工作時效，導致工作質量直線下滑。

（三）工作人員專業化水平不高，影響工作的高效性

獨立學院二級辦公室人員往往偏年輕化，大多都是大學畢業后從校園直接走上工作崗位，缺乏教育類管理的專業訓練，平時工作僅限于常規事務的處理，缺乏專業的管理手段，工作中經常是“摸著石頭過河”，對業務流程不熟練、業務素質不夠硬，同時工作缺乏主動性，習慣于被動接受任務，在輔佐領導決策時更是無法參謀在要點，最終導致工作效率低下。

（四）工作難以量化，成績容易被忽視，影響工作的積極性

二級辦公室作為二級部門的中間站和對外的窗口，工作繁瑣而復雜，工作人員壓力自然倍增，工作常常加班才能完成，休息時間少，長期以來，身體處于亞健康狀態。同時，現在高校普遍擴招，也進一步加大了二級辦公室的工作量，在工作面廣、事情本就繁雜的情況下，還經常遇到突發事件，容易成為領導、各職能部門、教職員工等諸多矛盾的焦點，導致工作人員負擔越來越重[4]。

另外，因為二級辦公室工作人員作為高校管理者的底層，所承擔的工作繁雜、難以量化，經常是起著溝通協調、服務教學的作用，因此取得的成績也很容易被一線教師的成績覆蓋，同時，因工作量大且繁雜，在科研和論文上更是沒有更多的時間和精力去完成，導致在年終考核時處于劣勢，評優時更是往往被忽視，待遇與所承擔的工作不能成正比，于是大多數人對此項工作抱著無過便是功的態度，對于上級下達的工作往往是被動應付、消極對待，導致辦公室工作人員的積極性被挫傷。

三、改進獨立學院二級辦公室工作的對策建議

（一）明確目標、細化制度，為師生服好務

獨立學院的發展模式與公辦院校有所區別，獨立學院二級辦公室主要是承上啟下，做好對領導、師生的服務工作。首先，要明確獨立學院辦公室應有的職能和應該達到的目標，強化主動服務的意識，增強工作中的計劃性和預見性；其次，進一步細化辦公室的具體規章制度。二級辦公室工作規范化和制度化是提高辦公室工作水平的強有力的保障，時代在進步，管理也越來越現代化，現代化的管理強調的是人員分工明確，事事落實到人頭，每個人做到盡職盡責。故獨立學院二級辦公室在高校改革發展的新形勢下，要從工作的實際出發，建立一套完整的、適合自身的管理制度，有效幫助辦公室工作人員清晰辦公室工作的目標和流程，保障辦公室工作的有序進行[5]。

（二）合理調配、明確劃分，增強工作時效

目前大多數獨立學院都沒有專門為二級職能部門配備辦公室人員，所以獨立學院的二級辦公室專職人員配備需要對人事的崗位人員分配制度進行一些改革，要重視基層管理人員的定編定崗，在人員配備上要堅持“高、精、尖”的原則，合理設崗，合理配備專職人員。因為辦公室工作隨機性強，對于工作人員的崗位職責問題更是要明確劃分，落實到人頭，收發文、印章管理、資產管理、檔案管理、接待事務、辦事辦會等日常工作要做到專人專管，出現問題時不會出現互相推脫的情況，實現部門內部互相配合、互相支持，工作高效運行的目標。

（三）與時俱進、加強學習，提高工作效率

隨著獨立學院教育改革的深化，獨立學院二級辦公室事務難度在不斷提高且工作繁雜，所以辦公室工作人員更應該與時俱進、積極主動參加相關業務培訓，增強管理、組織實施和協調能力。

在輔佐決策、組織會務、處理文書、管理印章、接待來賓等方面應加強學習，還應根據自身實際，有目標地進行學習深造，將管理水平和工作素質提升到一定高度。同時學校在條件允許的情況下，可以適當組織員工利用業余時間學習相關政策法規，讓二級辦公室人員精確地掌握最新的知識，提升辦公技能和辦事效率[6]。

（四）考評結合、晉升管理，提升工作積極性

高校二級辦公室工作繁雜，往往都是處理突發事件居多，在年終考核時，如果只采用量化的考核制度，那辦公室工作人員很難達到要求和突出成績，也就很難被提拔。此時就需要針對二級辦公室的職能特點，采用考評結合的方式，既需要對辦公室工作人員進行日常工作的考核，也需要將考核主題擴大到被考核者的直接領導、服務部門、同事等，這樣考核信息全面且客觀，才能更好地反映辦公室工作人員的工作成績，并且同時建立健全的崗位晉升機制，比如設置辦公室主任等職位，合理競爭上崗。這樣能更好地提升二級辦公室人員的工作積極性[7]。

四、結語

隨著高校教育的不斷變革和發展，獨立學院作為我國高等教育發展的重要組成部分，也在順應時代的發展而不斷變革，獨立學院二級辦公室工作職能充滿了機遇和挑戰。在新的形勢下，我們必須不斷開拓和創新，找到適應自身特色的工作方法，為學校師生做好服務，為學校發展營造一個良好的環境，同時也為自身的發展創造更廣的空間。