高職院校檔案管理信息化研究與實踐

梁 紅 莫年發

(1.廣西工業職業技術學院 廣西 南寧 530001)(2.廣西水利電力職業技術學院 廣西 南寧 530023)

高職院校的檔案是其各項工作和活動開展和進行的原始記錄，涉及學校的教學、招生、科研、管理及學校發展史等各個方面的內容，是學校所有活動和工作的濃縮，具有無法替代的價值。隨著時代的變遷以及學校信息數量的日漸龐大，以往傳統的檔案管理模式已不適用于當今現代化的檔案管理要求，信息技術的面世為高職院校的檔案管理工作帶來了很大便利，因此對高職院校檔案信息化管理進行分析和研究，制定有針對性的實踐策略，有利于進一步提高學校檔案管理工作的水平，充分發揮檔案在學校管理中的價值，實現高職院校檔案管理工作科學化、信息化、全面化、數字化、規范化的管理模式。

1.高職院校檔案信息化管理的現狀

盡管信息化技術已應用于高職院校的檔案管理工作中，但縱觀我國高職院校的檔案信息化管理工作，大多存在起步晚、投入少、配套設施落后等問題[1]。對于檔案信息的收集、整理及數字化存儲還有待不斷提高，具體表現在以下幾個方面：

1.1 未形成正確的檔案信息化管理意識。由于傳統的檔案管理模式已沿用多年，部分檔案管理人員已形成根深蒂固的傳統管理理念，未產生正確的檔案信息化管理意識，仍然采取以往的管理模式和管理方法來進行檔案管理。雖然學校為檔案管理工作向信息化管理轉型配備了電腦、掃描儀、打印機等設施，但實際工作中仍以保護原始紙質檔案為主，致使相關信息未存儲入電腦中而無法查閱，更難以實現資源的共享，從而無法使檔案發揮其真正價值。

1.2 檔案管理人員專業素質有待提高。現階段，高職院校更側重于教育和教學管理工作，對于檔案管理工作未引起足夠重視，檔案管理從業人員大多沒有經過專門的檔案管理和計算機知識的專業培訓，有些學校的檔案管理人員還身兼他職或是中途轉崗而來，專業素質有待提高。由于缺乏專業性的知識加之人員配備不足，以致檔案信息化管理工作效率不高，無法滿足檔案信息化管理的要求。另一方面，高職院校的檔案管理人員在工資待遇方面與專職教師有著較大差距，福利待遇通常不高，以致他們在工作中安于現狀，缺乏激情，何談管理方式的創新。

1.3 檔案管理信息化建設的設備設施有待完善。檔案管理信息化不僅需要專業的檔案管理人才，還需要配備完善配套的檔案管理硬件設施。但通常學校僅配備了檔案柜、掃描儀、裝訂機、溫濕度計等簡單設施，遠遠達不到檔案管理信息化建設的要求。此外，還缺乏與學校辦公系統相對接的完善的檔案信息軟件管理系統[2]。

2.高職院校檔案信息化管理的意義

2.1 提高檔案信息的存儲量，便于查閱。高職院校檔案實施信息化管理可使信息存儲量更大，如將原始紙質檔案通過掃描儀掃描后處理成圖片再以電子文件的形式存儲到電腦硬盤中，既方便查閱又利于管理，而不用象以往查閱檔案資料那樣翻遍紙質資料來尋找，通過系統檢索可實現快速查閱的功能，不僅節省時間還使原始的紙質文件得到了雙重保護。

2.2 節約檔案的存儲空間，實現安全存儲。傳統的紙質檔案需要一定的空間進行存儲，隨著檔案數量的不斷增多，檔案柜、檔案盒、紙張消耗等隨之不斷增加，還需要足夠大的空間進行存放，日久天長，即使檔案沒有不慎丟失，但紙質腐爛、蚊叮蟲蛀，也會面目全非。而通過將紙質檔案進行信息化儲存的方式，不僅節約了檔案管理的成本和占用空間，方便查閱的同時還能保證檔案實現安全存儲。這樣，即便紙質原始資料遺失或損壞也可通過網上查閱，保護了原始資料的完整性。

2.3 有利于提高檔案管理工作的效率和管理水平。檔案實施信息化管理后，不僅可方便查閱，節約大量時間和人力、物力，提高工作效率，有些檔案信息還可實現資源的共享。如學生學籍信息、宿舍入住分配、食堂進餐打卡等，都可通過網上查閱的方式來進行。以往若想查閱一份檔案需要履行相應的程序和手續，檔案管理人員要在眾多的檔案中進行查找也是苦不堪言，費時費力，通過對檔案的信息化管理，大大降低了查找的難度，檔案管理人員可有更多的時間和精力來更加規范全面的開展檔案管理工作，提高自身的管理水平。

3.檔案實施信息化管理的實踐策略

3.1 加強檔案信息化管理的安全防范，確保信息安全。檔案信息化管理雖然具備很多優點，但如若不注重信息的安全保護也會造成信息的泄露，因此檔案信息的安全問題是檔案實施信息化管理的重中之重。首先，高職院校應結合學校實際以及發展需求建立適合學校安全等級的檔案系統，以保證檔案信息的安全機密。其次，對于不同的檔案信息應根據信息公開的程度設立相應的權限，哪些信息資源是全校師生均可瀏覽和共享的，哪些信息是機密不可外泄的，需要做好相應的安全保護措施。最后，通過健全完善的檔案管理制度的建立，如防火墻、身份認證、數字證書等多種有效的防控措施，并要防止病毒及黑客的入侵，從技術層面保障檔案信息的安全可靠[3]。

3.2 對檔案管理信息化加以重視，加大投入，完善相關配套設施設備。高職院校應加大對檔案信息化管理的重視程度，檔案管理工作也是學校管理工作重要的組成部分，可為領導在對學校發展進行決策時提供參考依據。因此，應加大投入，完善檔案信息化管理所需的相關配套設施設備，在保證最基本配備的前提下，適當增添和購置高端先進的設施設備和儀器，通過打造良好的硬件環境，為檔案管理工作效率和管理水平的提升創造前提條件[4]。

3.3 注重檔案管理信息化人才隊伍的建設。檔案管理信息化技術不斷發展，對于檔案管理人員提出了更高的要求，因此必須注重檔案管理信息化人才隊伍的建設。如可對現有檔案管理人員進行相關專業知識和專業技能的培訓，創造和提供機會讓他們參加現代化檔案管理的培訓班，還可組織他們到檔案信息化管理取得突出成就的兄弟學校參觀、學習、取經，使其認識到自身的不足和存在的差距，在此過程中逐漸形成正確的檔案信息化管理意識，從而借鑒他們的寶貴經驗，不斷進行自我學習、提升自我，提高自身的檔案管理能力。此外，還要培養和引進一批年輕的后備隊伍，如吸收高校檔案管理專業的高材生，既可使檔案管理人員結構變得多樣，又可為檔案管理信息化人才隊伍的建設注入新鮮血液，最終實現檔案信息化管理水平的整體提升。

綜上所述，信息時代離不開信息技術的應用，高職院校檔案管理信息化既是時代發展的需求又是大勢所趨，只有與時俱進，勇于創新，不斷努力和學習，掌握先進的檔案信息化管理技術和方法，才能提高檔案信息化管理的水平。