高職院校檔案管理工作的現狀及措施關鍵思路分析

趙華忠

摘 要： 高校檔案管理工作作為高校教育教學管理體系中的重要節點，其關乎到學校管理工作質量的高低，關乎到實際教育教學環境的優化，因此必須要引起高度重視。本文從這個角度入手，首先對于高職院校檔案管理工作的價值進行分析，接著歸結當前高職院校檔案管理工作的現狀，在此基礎上提出改善措施。

關鍵詞： 高職院校;檔案管理工作;關鍵思路

【中圖分類號】G717.24 【文獻標識碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.36.279

新形勢下的高職院校，需要以精細化管理的視角去審視各個細節，其中就包括高職院校的檔案管理工作。由此正確看待高職院校檔案管理工作的開展，確保實際的檔案管理工作朝著更加可持續的方向發展，是很有必要的。

1 高職院校檔案管理工作的價值分析

高職院校的檔案，是學校辦學歷史積累的痕跡，是辦學特色形成的歷程記載，其可以很好的反饋出整個高職院校不斷發展的信息，有關于教育教學方面的，有關于教育管理方面的，有關于職業教育改革方面的，這些都將成為學校歷史的重要依據，因此有著歷史價值和文化價值。從微觀角度來講述，高職院校檔案管理工作的作用集中體現在：可以對于高職院校人才培養水準進行評估，可以成為學校歷史編撰的重要信息支撐，可以成為學校歷史發展的重要文物，可以使得科研工作有著更加夯實的信息資源，可以提供學歷證明等材料，并且與教師職務晉升之間，與實際教師職稱評定之間存在關聯。

2 高職院校檔案管理工作的現狀分析

對于當前高職院校檔案管理工作的基本情況進行調查，發現的確存在很多需要完善的地方，如果這些問題長期難以改善，就會使得檔案的效能難以發揮出來，這對于高職院校的可持續發展而言，是很不利的。詳細來講述，其集中體現在：

2.1 部分領導對于檔案管理的重要性認識不足

部分領導認為檔案管理工作不是很重要，因此也不會在此方面進行投入，無論是會議上的強調，還是實際資本資源的投入，都處于比較小的狀態，甚至可以將其理解為被邊緣化的工作內容。也就是說他們難以認清楚檔案管理工作對于高職院校長期發展的影響，在這樣錯誤的認知下，實際檔案管理工作自然處于相對隨意化的狀態。

2.2 檔案管理人員素質有待提升

在了解當前檔案管理人員專業素質的時候發現，很多都不是專業的檔案管理人才，大多數都是其他專業轉入的，有的甚至是領導隨意指派的，其對于檔案管理工作的內容不是很了解，就盲目的參與進去。部分在職檔案管理人員還是兼職的狀態，在這樣的檔案管理人力資源架構中，實際檔案管理工作自然處于低質量的狀態。

2.3 檔案管理硬件環境不理想

對于檔案管理工作沒有基本的要求，對應檔案管理的環境也比較差，沒有對于防火防盜，防光防潮濕提出對應的要求;再者實際的檔案保管設備也不是很齊全，沒有專業的除濕機，也沒有對應的消毒機，因此很多檔案都存儲在可能出現損毀風險的環境中。

2.4 檔案管理的方式比較傳統

在實際調研中發現很多高職院校的檔案管理還是以人工的方式來進行的，對應的程序主要有檔案資料的收集，檔案資料的整理，檔案資料的立卷，檔案資料的歸檔。其中大多數的工作都需要以人工的方式來進行，繼而使得實際工作量處于很大的狀態，實際工作效率也比較低，此次過程中很容易出現對應的偏差，繼而使得實際檔案的價值難以保證。

3 高職院校檔案管理工作問題的改善策略

3.1 積極開展宣傳工作，提高檔案管理認知

學校領導需要積極主動的去了解檔案管理工作，正確認識檔案管理工作與高職院校長期發展之間的關系，并且將其作為實際管理工作中的重要內容，在各種會議上來強調，并且給予此環節工作分配對應的資源，這樣可以形成良好的教育宣傳格局;積極組織開展更加廣范圍的教育宣傳工作，使得全體的教職工都能夠認識到實際檔案管理工作的價值，繼而積極主動的參與進去，確保實際的檔案管理的工作環境得以改善[1]。

3.2 關注檔案管理人員的培訓，提升其專業素質

關注當前管理人員的培訓和教育，結合新形勢對于高職院校檔案管理工作的訴求，積極思考應該培養出怎樣的檔案管理人才，在此基礎上樹立正確的檔案管理人員培養目標。接著，積極將檔案管理學，情報學，信息技術，檔案管理理論等融入到實際的檔案管理人員培訓教育體系中去，并且積極將平時檔案管理工作中存在的問題進行反饋，也將其滲透到教育教學中去，確保實際的培訓教育活動朝著日常化的方向發展。在實際教育師資方面，積極鼓勵權威的檔案管理專業方面的專家，檔案管理工作者參與其中，使得高職院校檔案管理人員可以更加全面的了解檔案管理工作，然后積極去交流和分享對應的經驗，確保在此方面的專業素養朝著更加理想的方向發展和進步[2]。

3.3 結合實際情況，建立完善的檔案管理制度

針對于實際高職院校檔案管理制度的完善，需要積極做好如下工作：圍繞著檔案管理質量，建立對應的高職院校檔案管理工作評價機制，積極將崗位工作與責任關聯起來，建立崗位責任機制，由此使得實際的檔案管理人員可以以更加積極主動的心態參與進去;在對應的制度得以建立之后，還需要確保各個部門能夠有效的落實下去，確保實際的檔案管理工作朝著更加規范化的方向發展和進步[3]。

3.4 積極將信息技術使用到檔案管理工作中去

檔案管理的方式也需要進行調整和改善，此時就需要將信息技術使用其中，積極去學習高校的經驗，去了解企業檔案建立的流程，然后形成對應的高職院校檔案管理信息系統，確保在職的檔案管理人員可以掌握信息系統的使用技巧，然后巧妙的將信息技術運用到日常的檔案管理工作中去[4]。

4 結語

高職院校檔案管理工作的意義，是不容忽視的。高職院校應該積極在此方面進行投入，正確看待其對于高職院校發展的影響，由此建立完善的檔案管理機制，培養更加專業化的檔案管理人員，繼而確保實際的檔案管理工作朝著高質量的方向發展。

參考文獻

[1] 魯慧娟.信息時代高職院校檔案管理工作的創新途徑[J].蘭臺內外，2019（11）：21-22.

[2] 陳怡霖.高職院校基建檔案規范化管理探索[J].產業與科技論壇，2019，18（07）：244-245.

[3] 張仕常.信息時代高職院校檔案管理提升的新途徑[J].中國新通信，2019，21（15）：126-127.

[4] 張仕常.加強高職院校檔案管理隊伍建設的幾點思考[J].中國多媒體與網絡教學學報（中旬刊），2019（09）：94-95.