企業檔案管理數字化建設思考

文/中陜核置業管理有限責任公司 肖靜媛

目前，企業檔案工作對于數字化建設的重視度越來越高，檔案數字化建設主要是將紙質檔案實現數字信息化的轉換，利用計算機保存，這樣可以通過計算機操作來完成對檔案的管理。這一種數字化檔案，在滿足共享需求的同時，可以提高企業管理水平，奠定改革發展的基礎。

一、企業檔案數字化的優勢

（一）有利于提升經濟效益。檔案數字化，實際上就是基于計算機存儲紙質檔案和實物檔案來加以保存，首先可以滿足實體空間的節約，同時也可以滿足減少印刷設備、用紙、耗材等方面的支出，這樣不僅可以降低成本，同時能夠提升相應的經濟效益。

（二）有利于檔案原件的保護。企業檔案的價值在于開發與利用，在安全生產、經營管理、法律訴訟等方面都需要檔案資料的支持。但是因為傳統載體或多或少會產生限制，一旦反復借閱，就可能會引起老化與損壞的現象。為了保持實體檔案的長期穩定使用，企業需要耗費大量的維護資金。在實施檔案數字化管理之后，不但能夠規避傳統載體的缺陷，同時也能夠保護檔案的安全性。

（三）有利于檔案資源的開發利用。科學化的檢索，可以實現檔案信息資源的開發與利用，檢索的快慢，對于開發資源以及后續的有效利用會產生較大的影響，讓原本的紙質檔案和實物檔案能夠實現數字化的處理，并且在檔案管理系統之中加以存儲，這樣就可以通過智能檢索的基本優勢，實現快速、充分、合理、有效的利用。檔案數字化，也能夠提高檔案信息資源利用的實際效率，讓辦公室人員能夠更加便捷地查閱資料。同時，實現檔案數字化處理，能夠將原本的檔案管理部門轉化為數據存儲管理中心，最終轉變單一的館藏結構模式，找準企業改革發展的基本方向，提升檔案信息資源開發的層次與質量，最終利用豐富的檔案內容，滿足企業改革發展利用檔案的實際需求。

二、企業檔案管理數字化建設的有效途徑

在當前的企業檔案管理數字化建設進程中，需要注重檔案數字化制度的落實，注重數據庫建設、保密性建設、數字加工處理等方面的分析，這樣才能迎合企業對于檔案管理數字化建設的思考，最終推動企業檔案管理持續實施，服務企業的可持續發展。

（一）建立檔案數字化建設制度。開展任何一項工作，都需要制度的支持。同樣，企業檔案數字化建設也是如此，還需要科學、完善的保障制度的支持，這樣才可以實現企業檔案數字化建設。第一，基于企業的實際情況分析，制定合理的日期，并且采取提前歸檔的模式，針對沒有按時進行歸檔的人員，需要針對性處理。第二，在年終的績效考核中納入企業各個部門的檔案管理工作。第三，落實檔案管理責任制，要求在初始檔案的建立階段，就能夠細分工作，落實相關資料的整理、收集、上交以及保存，這樣才能夠完善其保障措施，并且在相互之間，可以將監督與提醒的基本作用完全發揮出來，最終形成良好的檔案管理習慣。另外，在保管檔案的環節，也需要落實收集、加工、標引、檢索等相應的環節，需要通過系統性的工作秩序建設來進行針對性的改善。

（二）注重數字化檔案信息數據庫建設力度。在開展企業檔案數字化建設的進程之中，最為核心的部分是檔案數據庫建設，其直接關系到數字檔案管理的有序實施。所以，需要增強檔案信息資源數據庫建設力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數據庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數據庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網絡方面的檔案信息服務，并且最為關鍵的在于廣泛的檔案信息數據庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統建設力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統都是基于數字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統，其本身擁有相應的數碼攝像與掃描功能，并且還能夠將原本的紙質信息內容實現數字化方面的轉化，然后針對轉化之后的電子文件，可以開展相應的科學化管理，其包含了簽發、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠實現對存儲情況和使用情況的監控。

（三）完善檔案數字化的保密性建設。針對企業而言，需要格外關注檔案信息的重要性，基于這一點的探討，在數字化建設的實施過程中，應該完善相關人員的檔案保護意識，能夠履行自身職責，落實保密規定。確保檔案本身的完整性，盡可能避免損壞、泄露、丟失等情況出現。企業的檔案信息數字化處理，方便其后續的存儲，并且具有較高的調用靈活度，但是這一系列的操作之后，就可能會引發信息盜取的問題，其關鍵點在于在毫無察覺的情況下，就可能引發檔案信息被盜的問題。所以，在保密性的建設中，需要相應配套設施的支持，能夠實現檔案數字化的同步建設實施。同時，在數字化檔案管理中，檔案管理人員還需要時刻保持高度警惕，能夠將保密工作落實。在當前的信息化時代，從某一種程度來分析，市場競爭，實際上就是信息的競爭，檔案管理本身和企業的信息是無法分割的。因此，需要獲取有利的市場競爭地位，就需要加快數字化建設，能夠完善其保密性建設，這才是關鍵所在。

（四）加強檔案數字化的加工處理。針對企業數字化檔案的加工處理原則，還應該考慮到紙質檔案數字化加工的基本原則，能夠確定數字化處理范圍，從理論上來分析，需要將檔案數字化建設目標徹底實現，并且需要滿足紙質檔案的數字化處理。但是在實際的應用環節，這一種加工處理模式還需要耗費較長的時間，針對部分不重要的檔案信息，沒有必要實施數字化的處理。所以，在相關要求制定環節，需要考慮到檔案整理、檔案掃描、檔案備份、檔案存儲等，這樣就會導致加工處理難度進一步加大。所以，在實際的加工處理中，需要對應的支持，才能夠將其實現。

三、結語

總而言之，檔案的數字化建設一直是各個行業無法回避的問題，其涉及跨專業的融合，也關系到企業在當前大數據背景下的生產經營。所以，得到企業管理者、信息技術人員和檔案專業人員的重視。隨著數字化時代的不斷發展，信息技術為檔案管理帶來極大的便利條件，數字化檔案建設已經成為必然，并且也是當前各個企業都需要面臨的挑戰。針對數字化的檔案建設與管理，需要通過不斷的努力，才能夠在實踐之中去探索，才能夠實現數字化檔案的安全、高質量、有效管理，最終促進檔案管理的創新與可持續發展。