淺析加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

文/山東大學(xué)檔案館 張慶美

一、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵

數(shù)字檔案館不僅要求檔案館實(shí)行計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作將海量的館藏資源全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，提高檔案信息資源的檢索速度，保證所需檔案信息資源的查全率和查準(zhǔn)率，保證檔案信息資源存取的網(wǎng)絡(luò)化和自由化，打破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，而且要求檔案館能夠提高檔案信息資源的開發(fā)程度，從多個(gè)角度組織、建設(shè)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的定向、主動推送服務(wù)，擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍，提高檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

數(shù)字檔案館要將傳統(tǒng)檔案館的“收”“管”“用”更好地結(jié)合在一起，通過數(shù)字化的操作實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔，并把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的收集。在新時(shí)代背景下，檔案的收集不再只是單純的部門之間的移交，各個(gè)檔案部門自身要意識到主動收集的重要性，關(guān)注電子文件的及時(shí)歸檔問題，注重對散落在網(wǎng)絡(luò)上的各種檔案信息資源的收集和整合。數(shù)字檔案館對檔案的管理更加便利高效，但是在檔案信息資源的管理過程中，必須要注意檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，只有制定切合實(shí)際的電子檔案管理辦法，才能簡化檔案管理的過程，優(yōu)化檔案管理流程，完善數(shù)字檔案管理的效果，提高檔案信息資源的利用率。數(shù)字檔案館的利用不同于傳統(tǒng)檔案館，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)、在指定范圍才能查詢使用，數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡(luò)可以擴(kuò)大檔案信息資源的傳播范圍，提高檔案信息資源的利用率，讓信息用戶不受時(shí)空的限制，通過網(wǎng)絡(luò)自由獲取所需的檔案信息資源，提高檔案信息資源的服務(wù)水平，改善檔案信息資源的服務(wù)效果。

數(shù)字檔案館雖然可以更方便快捷地整合、開發(fā)、利用檔案信息資源，但是高度開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也對檔案館提出了更高的要求，要重視檔案信息資源的安全性。檔案信息資源不同于其他信息資源，要考慮到檔案信息資源的特性，做好信息的安全保密措施，避免涉及隱私、知識產(chǎn)權(quán)和國家安全信息的泄漏和破壞，給國家和社會造成不良的影響和后果。檔案館在數(shù)字化的建設(shè)過程中，不僅要加強(qiáng)對硬件設(shè)施的維護(hù)和升級，保證物理環(huán)境的安全，還要考慮到軟件系統(tǒng)的安全性，做好檔案信息資源的安全保護(hù)，保證檔案信息資源的保密管理。

二、數(shù)字檔案館的優(yōu)勢

數(shù)字檔案館不僅具有傳統(tǒng)檔案館所具有的提供法律效力的憑證、決策依據(jù)、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，傳播文化和知識的作用，數(shù)字檔案館信息傳播不受時(shí)空限制的特性使得檔案信息可以在更廣范圍內(nèi)發(fā)揮作用，擴(kuò)大檔案信息資源的影響力，提高人們的檔案意識，進(jìn)而注重檔案資源建設(shè)，推動檔案事業(yè)健康發(fā)展。

數(shù)字檔案館可以實(shí)現(xiàn)管控一體化，提高處理電子文件的工作效率，實(shí)現(xiàn)對電子文件全生命周期的管理，從電子文件的產(chǎn)生、處理、保存、傳播、利用進(jìn)行全程的控制，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的科學(xué)化和現(xiàn)代化管理，通過統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化處理，簡化電子文件處理的不必要程序，提高電子文件的科學(xué)管理程度，保證電子文件的正常流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)對電子文件的實(shí)時(shí)處理，使得電子文件處理過程透明化，便于對電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和有效管理，有利于保證電子文件的真實(shí)性和完整性，提高檔案信息資源的利用效率。

數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)可以擴(kuò)大檔案信息資源的服務(wù)范圍，深化檔案部門的服務(wù)職能，只有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在更大范圍內(nèi)的共享，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模、廣范圍的社會化檔案信息資源服務(wù)。檔案信息資源只有借助于網(wǎng)絡(luò)，才能超越時(shí)空的限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流互動，將分散的檔案信息資源有效連接在一起，將相關(guān)的檔案信息資源整合在一起。

數(shù)字檔案館可以更好地整合檔案信息資源。網(wǎng)絡(luò)改變了世界，將地球變成了一個(gè)全球村，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)也對檔案界產(chǎn)生了巨大的沖擊和影響。通過網(wǎng)絡(luò)可以將分散在世界各地的檔案信息資源集中在一起，一定程度上可以避免檔案收集不全的問題，減少檔案收集過程中的各種困難。全球性的信息資源共享在很大程度上取決于檔案信息資源是否能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化，通過網(wǎng)絡(luò)得以傳播、分享、利用。只有建設(shè)數(shù)字檔案館才能提高信息資源的共享，讓人們共享信息，構(gòu)建共同的社會記憶，從而加強(qiáng)世界的聯(lián)系。

三、建設(shè)數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館的建設(shè)必須依靠高新技術(shù)的支持，不僅要有海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，還要有檔案信息資源自動分類和標(biāo)引技術(shù)、數(shù)字挖掘技術(shù)、智能檢索技術(shù)和安全保護(hù)技術(shù)等等，應(yīng)用核心科技打造數(shù)字檔案館是檔案館未來發(fā)展過程中的重要舉措。數(shù)字檔案館的現(xiàn)代化和科學(xué)化水平在一定程度上取決于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，只有高技術(shù)含量的數(shù)字檔案館才能真正擺脫傳統(tǒng)的檔案管理方式，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的需求，采取自動標(biāo)引和分類技術(shù)，減少人工繁重的工作量，運(yùn)用各種檢索軟件，提高檔案信息資源的檢索效率，保證數(shù)字檔案館的服務(wù)質(zhì)量。

數(shù)字檔案館僅依靠技術(shù)不可能達(dá)到優(yōu)秀檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，要想做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，不僅要靠信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段來保證，還要由專業(yè)人員來完成操作。先進(jìn)的技術(shù)和高效的軟件只是建設(shè)數(shù)字檔案館的工具，一切還要依靠人來完成，這就需要懂得運(yùn)用高新技術(shù)的專業(yè)人才參與到數(shù)字檔案館的建設(shè)中，加強(qiáng)檔案部門工作人員與信息技術(shù)部門人員的合作，才能在清楚館藏資源、了解檔案館現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上對檔案館開展合理的數(shù)字化建設(shè)。只有技術(shù)人員的參與，雖然能夠推動數(shù)字檔案館的建設(shè)，但是不能充分考慮到檔案館的實(shí)際情況；而檔案專業(yè)人員很有可能自身的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作水平不夠靈活，雖然了解檔案工作，清楚檔案館情況，面對復(fù)雜的技術(shù)卻無從下手，這就需要檔案部門人員努力提升自身水準(zhǔn)，加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算計(jì)技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，樹立終身學(xué)習(xí)的信念，同時(shí)要堅(jiān)持走出去，加強(qiáng)與其他部門的合作，攜起手來共建數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅要有技術(shù)和人員的支持，更為重要的是操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理一定要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化管理，只有做到了統(tǒng)一的要求，才能便于對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，在檔案信息資源數(shù)字化的過程中必須始終遵循著錄標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案管理流程制度，讓檔案數(shù)字化處理和數(shù)據(jù)庫管理有章可循、有法可依，做到統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，只有檔案信息資源處理過程規(guī)范化，才能方便檔案信息資源的開發(fā)利用。制定相關(guān)的規(guī)定和制度是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要舉措之一，只有制度完善，才能保證檔案數(shù)字化工作順利開展，才能建設(shè)高水平、高質(zhì)量的數(shù)字檔案館。

數(shù)字檔案館建設(shè)并非一朝一夕可以完成的，檔案館的管理者和決策者必須認(rèn)識到這個(gè)任務(wù)的艱巨性和長期性，做好思想準(zhǔn)備，制定詳細(xì)的規(guī)劃，把數(shù)字檔案館的建設(shè)納入檔案館的工作考核之中。管理者們必須結(jié)合自身的實(shí)際情況，充分考慮到數(shù)字檔案館建設(shè)中的優(yōu)勢和劣勢，重點(diǎn)和難點(diǎn)，注重信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段的運(yùn)用，加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，并與各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)合作，推動數(shù)字檔案館建設(shè)。要完善數(shù)字檔案館建設(shè)的制度和規(guī)范，有計(jì)劃、有目標(biāo)地建設(shè)，避免盲目重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)不必要的人力、物力和財(cái)力，加快完成數(shù)字檔案館建設(shè)。

四、結(jié)語

建設(shè)數(shù)字檔案館是推動檔案事業(yè)不斷發(fā)展的重要舉措之一，也是提高檔案信息資源共享效率、擴(kuò)大檔案信息資源傳播范圍的主要手段之一。在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，檔案工作者要有加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的緊迫性，以便使大量的檔案信息資源在更大更廣的范圍內(nèi)得到利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會價(jià)值。