醫院人事檔案管理數字化實現過程

文/山東省日照市結核病防治所 蘇丹；山東省日照市疾病預防控制中心 韓笑

我國社會經濟的快速發展，推動了醫療事業的革新，對醫院的管理提出了更多的要求。醫院人事檔案數字化管理指的是利用現代化網絡技術和信息技術相結合，對傳統的紙質文獻進行信息化處理，轉為可以利用計算機閱讀的文獻資源。信息技術的發展，要求醫院重視人事檔案管理，將信息技術融入檔案管理當中去，不斷完善醫院人事檔案管理平臺和制度，創新管理手段，進而加快醫院人事檔案數字化建設和管理步伐，從而解決傳統醫院人事檔案管理存在的缺陷問題，全面提升醫院檔案管理水平，有效推動檔案事業快速發展。

一、醫院人事檔案數字化管理的內涵

（一）人事檔案的內涵。人事檔案是將醫院所有人員、病患的檔案信息通過文字、圖片、音像的方式，進行全面的記錄。其中包含了人事調動和管理等其他綜合信息。人事檔案管理指的是對所有的檔案資料信息進行記錄、整理以及統計和保存的行為管理活動。在醫院管理過程中，醫院人事檔案管理是其中重要的一部分，對醫院的長遠發展有著重要的助力作用。

（二）人事檔案數字化管理的優勢。醫院人事檔案數字化管理，和傳統的紙質檔案管理有著明顯的差異，且管理效率優于傳統的管理方法。傳統的紙質檔案管理，不能達到信息資源共享的目的，而且管理效率極低。首先，人事檔案數字化管理，可以通過完善管理系統，對人事檔案數據和資源進行輸出和輸入，對電子檔案進行歸納和分類，建立信息化人事檔案管理模式，利用管理系統對人事調動、晉升進行記錄，健全人事管理流程，提升醫院管理工作效率和效果。其次，信息技術促使檔案管理檢索和查找更加便利，紙質檔案人工檢索的方式，不僅耗時長，且檢索效率低。因此，利用現代化數字管理系統建立相應的數據庫和檢索目錄，可以提供多樣化的檢索方式，不僅提升了電子檔案精確檢索率，還減輕了人工檢索的勞動力，節省了成本，提升了檔案管理效率。此外，進行數字化人事檔案管理，提升了檔案管理的安全性，在對紙質檔案進行電子檔案轉化過程中，利用計算機錄入，能夠讓電子檔案和紙質檔案相匹配，不僅降低了對紙質檔案的復雜保護工作，還提升了檔案的安全機密性，延長了檔案使用壽命，發揮了醫院人事檔案的高效價值和作用。

二、醫院人事檔案管理現狀

（一）管理方式和制度有待更新。醫院人事檔案管理工作是醫院管理工作中的一項重要內容，對醫院的可持續性發展起著重要的促進作用。任何管理工作的執行都需要有完善的管理制度，但在很多醫院人事檔案管理過程中，在檔案管理方面的制度并不完善。在信息技術飛速發展的今天，建立信息化的人事檔案管理制度愈發重要，保證管理制度能夠跟隨時代特征的變化而變化，保證管理制度能夠為檔案管理工作提供工作指南，保證管理制度能夠成為所有檔案管理人員的工作規范和準則。然而，目前的大多數醫院，并沒有對人事檔案管理擬定出相應的管理制度，即使具備相應的完善管理制度，也沒有落實到具體的檔案工作管理環節當中，嚴重阻礙了人事檔案管理數字化建設的進程。

（二）管理硬件設備落后。隨著我國醫療事業的快速發展和改革，我國大部分醫院將資金投入醫療器械的購置方面，對于醫院人事檔案管理工作有所忽視，導致人事檔案管理設備存在落后的問題，也降低了人事檔案管理效果和效率。由于經費投入不足，信息電子化發展緩慢，設備設施的落后，造成醫院人事檔案資料存在著安全隱患。

（三）管理人員意識薄弱。檔案管理人員是檔案管理工作有序進行的保障，但目前大部分醫院的檔案管理人員在檔案管理工作上，普遍采用的還是傳統的紙質管理模式，沒有利用現代信息技術相關的知識，更沒有利用信息技術對檔案進行高效管理。再加上醫院人事檔案管理人員的業務水平并不高，他們很多沒有接受過專業的檔案管理方面的學習，也沒有機會進行全面系統的培訓，導致大部分醫院檔案管理人員專業水平欠缺的情況非常普遍。另外，在醫院檔案管理過程中，大多數管理人員的年齡偏高，對現代信息化技術的了解程度存在嚴重認知不足，導致即使醫院投入了很多現代化設備到檔案管理中，但由于認知問題，檔案管理數字化建設還是陷入困境。此外，相關管理人員總是根據傳統的經驗去進行人事檔案管理，進而降低了醫院人事檔案管理工作效率。

三、醫院人事檔案數字化管理有效實現路徑

（一）完善檔案信息數據庫。首先，醫院人事檔案數字化管理，應該完善檔案信息數據庫，根據醫院的人事檔案實際情況，建立辦公自動化檔案管理系統，將醫院信息系統廣泛用于人事檔案工作當中。其次，將紙質檔案信息化通過數據的形式來體現，將相應的紙質檔案內容錄入數據表中，對紙質檔案進行分類和歸納，確定紙質檔案的數據保存形式。再次，在對檔案圖像進行采集前，應該建立檔案目標，將檔案目錄錄入信息數據系統，確定標準目錄、文件、頁數和份數等。最后，將電子檔案和紙質檔案對照一遍，檢查是否一致。

（二）查找系統的設計。人事檔案數字化管理的重點內容是將人事檔案的信息進行整理、分類以及加工、查詢等，建立人事檔案數字化管理系統的目的是為了提升人事檔案管理效率，查找資料更加便利，滿足不同查找人員的需求。對于查找系統和功能的設計，應該設置姓名、學歷、專業、工作經歷等，系統提供快捷的字段增刪功能，對檔案實現全方位的檔案信息和變動信息管理。在主頁面對檢索條件進行設計，可以根據數據庫中不同字段來實現，選中的記錄動態，找到符合要求的查詢表，因此，系統需要根據不同用戶的需求提供多種查詢方式，靈活設置查詢模式和條件，可以有效滿足用戶的查詢要求。需要隨時對檔案資料進行錄入和更新，以便全動態跟蹤檔案的變化。

（三）完善人事檔案管理制度。為了加快醫院人事檔案數字化建設和管理進程，當建立人事檔案管理系統后，應該完善相應的管理制度，明確崗位職責和義務，根據檔案系統的使用章程和數據歸檔標準，促使醫院每個崗位、每個人員的信息收集更加高效便利。同時，對人事檔案管理人員定期進行專業系統的培訓和學習，要求管理人員掌握理論和業務方面的知識，還需要提升自身的信息化應用水平，加強綜合分析和處理問題的能力，發展檔案管理人員的創新意識和精神，將所有的創新手段體現在人事檔案管理工作環節當中，積極主動的優化人事檔案管理資源信息，與醫院各部門進行交流溝通，為醫療事業的發展奠定基礎保障。

四、結語

總之，隨著社會經濟和科學技術的快速發展，醫院人事檔案管理工作應該與時俱進，緊跟時代發展的步伐，通過人事檔案數字化管理，不僅可以減輕人員的工作負擔，還能提升檔案管理效率，促進醫院人事檔案資料安全性提升。因此，信息時代背景下，醫院在人事檔案管理過程中，應該充分利用信息技術建立檔案管理系統，不斷完善管理制度，提升檔案管理人員的綜合素養，進而提高人事檔案管理的可靠性和安全性，實現醫院人事檔案資料數字化管理，為醫院的穩定、健康發展奠定基礎。