新時(shí)代干部人事檔案管理問題及對(duì)策

文/吉林省人民醫(yī)院 王藝臻

醫(yī)院干部對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，他們掌控著醫(yī)院的各種發(fā)展決策和人事變更權(quán)，因此該群體的人事檔案管理更應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，很多先進(jìn)的管理理念、先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)也必須盡快融入干部人事檔案管理過程中，但就目前來看，醫(yī)院干部人事檔案管理工作還不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在管理意識(shí)淡薄、管理方式缺乏信息化、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，這些問題在一定程度上影響了干部人事檔案的參考價(jià)值，需要進(jìn)一步展開相關(guān)研究。

一、醫(yī)院干部人事檔案管理工作的重要性

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)不斷加深，醫(yī)院管理改革要求十分迫切。醫(yī)院干部人事檔案管理因改革發(fā)展引起重視，干部人事檔案對(duì)于醫(yī)院重大方針政策的制定、人才的選拔、人才的引進(jìn)、人才的評(píng)定和培養(yǎng)都有十分重要的參考價(jià)值，很多醫(yī)院依靠這些材料進(jìn)行人力資源優(yōu)化工作，因此醫(yī)院干部人事檔案工作對(duì)于醫(yī)院的未來發(fā)展和人才體系完善至關(guān)重要。

二、新時(shí)代醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的問題

醫(yī)院干部人事檔案管理必須不斷進(jìn)行優(yōu)化才能發(fā)揮其價(jià)值，但是隨著新時(shí)代各種網(wǎng)絡(luò)化、信息化不斷深入，醫(yī)院干部人事檔案管理出現(xiàn)了很多問題。

（一）檔案管理意識(shí)淡薄。據(jù)了解，當(dāng)下很多醫(yī)院都以提升醫(yī)療水平、治療更多醫(yī)患為主要發(fā)展目標(biāo)，而對(duì)于管理工作尤其是人事管理工作的重視程度則存在很大的提升空間，受此影響，人事檔案管理的作用不能發(fā)揮。現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院干部人事檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科學(xué)化意識(shí)、規(guī)范化意識(shí)都十分淡薄，干部人事檔案管理多數(shù)是為了應(yīng)付上級(jí)檢查，在人事管理、政策決定方面所起到的作用是有限的。此外，由于檔案管理意識(shí)跟不上新時(shí)代的發(fā)展要求，檔案收集不全面、內(nèi)容劃分缺乏合理性、真實(shí)性欠缺等問題不斷凸顯。

（二）檔案材料老舊單一，整理過程不規(guī)范。首先，目前醫(yī)院干部人事檔案材料相對(duì)陳舊，缺乏全面性，既然是檔案材料，就是根據(jù)歷史發(fā)展逐一收集整理而成的材料，經(jīng)過不同的人員對(duì)不同時(shí)期的各種材料進(jìn)行搜集，最終匯集到人事檔案管理部門。但是現(xiàn)實(shí)中，很檔案資料之間缺乏關(guān)聯(lián)性，存在老舊、單一等問題，因此對(duì)于一個(gè)人的人事變動(dòng)情況證明力度是有限的。例如，醫(yī)院很多干部的履歷中缺乏進(jìn)修時(shí)畢業(yè)登記表、執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格認(rèn)定表等，還有一些缺乏入職之前的相關(guān)材料，這些都反映了檔案材料的不連貫性。此外，醫(yī)院干部人事檔案材料整理過程不規(guī)范。具有較強(qiáng)參考價(jià)值的檔案資料一定是經(jīng)過嚴(yán)格的收集整理過程的，但是現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院干部人事檔案的管理者并不專業(yè)，甚至都是其他科室的兼職人員，因此他們不具備專業(yè)的管理能力，容易造成材料收集不及時(shí)、撰寫材料不完整、存檔缺乏規(guī)范性等問題，從而出現(xiàn)檔案資料時(shí)間上的偏差。例如，某些人員不同資料上的出生日期不同，給醫(yī)院干部的工資核定以及退休帶來隱患，缺失了真正的參考價(jià)值。

（三）管理人員素質(zhì)低下。新時(shí)代發(fā)展背景下，各種人才的綜合素質(zhì)必須盡快提升，從而符合新時(shí)代各種人才應(yīng)用的要求，但是由于很多醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理不重視，因此很多管理人員的素質(zhì)不能符合需求。不論是管理人員自身素質(zhì)不過關(guān)、還是頻繁調(diào)換導(dǎo)致工作的銜接問題，亦或是管理人員的相關(guān)培訓(xùn)不及時(shí)等問題，都會(huì)影響管理效率的提升。現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院干部人事檔案管理科室的人員調(diào)換率是比較頻繁的，因此崗位的忠誠(chéng)度較低，從而綜合素質(zhì)也會(huì)受到一定限制，最終制約人事檔案管理效率的提升。

（四）人事檔案信息化管理程度有待深化。新時(shí)代的到來意味著各種工作的信息化發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理亦是如此，想讓工作人員為醫(yī)院發(fā)展付出更多的熱情，就需要為他們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，但是據(jù)了解，現(xiàn)在很多醫(yī)院的人事檔案信息化管理程度存在很大缺陷。例如，信息化管理手段更新不及時(shí)、信息化設(shè)備引進(jìn)不能滿足需求、信息化技術(shù)引入不夠等情況。想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，需要借助一定的人才、資金和設(shè)備。但是這些支持力度的欠缺導(dǎo)致醫(yī)院干部人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)連連受阻，從而影響了信息查詢、調(diào)閱等方面，影響人才的挖掘和利用。

三、加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案管理的有效對(duì)策

新時(shí)代，隨著醫(yī)院改革的不斷深入，做好干部人事檔案管理的要求不斷提高。結(jié)合上述管理問題，筆者認(rèn)為可以從下面幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。為了進(jìn)一步提升醫(yī)院管理過程中的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，將檔案管理提升到法律保護(hù)層面，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重新學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，從而逐步完善干部人事檔案管理工作。因此，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)是關(guān)鍵：第一，加強(qiáng)《檔案法》的培訓(xùn)和宣傳，讓檔案管理的規(guī)范化要求刻在醫(yī)院管理者和人事檔案管理者心中。第二，日常檔案管理嚴(yán)格按照《檔案法》執(zhí)行，確保檔案收集的及時(shí)性、檔案管理的科學(xué)性。第三，加大相關(guān)管理效率的考核制度，做到優(yōu)勝劣汰，讓干部人事檔案管理者有緊張意識(shí)，從而提高檔案管理的整體意識(shí)。

（二）健全管理制度，嚴(yán)謹(jǐn)操作過程。醫(yī)院干部人事檔案管理本來就是一個(gè)涉及資料多、波及人員廣的工作，因此收集、整理和使用都必須嚴(yán)格按照《檔案法》執(zhí)行，而且各級(jí)醫(yī)院還要按照自身的實(shí)際情況制定更加嚴(yán)格的《干部檔案工作規(guī)定》規(guī)定進(jìn)行管理。例如，將醫(yī)院干部人事檔案分為基本履歷、鑒定考核材料、職稱評(píng)定材料、入團(tuán)入黨材料、獎(jiǎng)懲材料、違規(guī)處分材料、工作變化材料、健康檢查材料等，檔案條目越是明晰，越有利于檔案管理。因此健全管理制度十分必要。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院應(yīng)該采用多種手段提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，打造一批思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。比如，醫(yī)院可通過開展不同層次、類型的培訓(xùn)班，及時(shí)更新檔案管理觀念及知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）加強(qiáng)干部人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理信息化是當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，那么，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)如何促進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)呢？第一，加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)據(jù)集建設(shè)，讓人事檔案高效收集、查閱、利用，讓管理更加動(dòng)態(tài)化。第二，建立網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，對(duì)于各種干部的資料進(jìn)行分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，可以讓職工隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案查閱，實(shí)現(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)化傳輸。第三，建立電子檔案，無紙化辦公是目前的大勢(shì)所趨，對(duì)于人事檔案管理亦是如此，形成電子檔案收集、整理的全員意識(shí)，讓他們習(xí)慣建立電子檔案、利用電子檔案，選擇應(yīng)用價(jià)值高的程序，充分將這種電子檔案投入使用，拓寬應(yīng)用范圍，提供更加快捷的服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上可以看出，人事檔案管理要堅(jiān)持法治原則，實(shí)行制度化管理，健全的干部人事檔案管理可以為醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展提供較高的參考價(jià)值。隨著新時(shí)代的到來，干部人事檔案應(yīng)當(dāng)逐漸利用信息化建設(shè)技術(shù)，提高檔案管理的及時(shí)化、規(guī)范化。此外，還要?jiǎng)?chuàng)新管理理念、拓寬服務(wù)范圍、引進(jìn)5G等新技術(shù)、加強(qiáng)人才引進(jìn)，提升檔案管理的利用率，醫(yī)院干部人事檔案管理工作的積極作用可以發(fā)揮，本文對(duì)此展開研究，希望能夠?yàn)獒t(yī)院干部人事檔案管理的規(guī)模性發(fā)展、層次性發(fā)展提供思路。