淺議事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

文/山東省精神衛(wèi)生中心 馬琳

目前，隨著社會經(jīng)濟的進步，檔案在種類上明顯增多，同時也給事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，現(xiàn)代管理體制給檔案管理工作提出了一些新的思路，需要檔案工作人員在日后的設(shè)施和工作環(huán)境構(gòu)建上不斷完善和改進，檔案管理工作的效率才能得到提升，檔案事業(yè)才能起到推動作用。在事業(yè)單位中，由于有大量的資料和文件需要妥善管理，若有丟失的情況會給事業(yè)單位造成很大的影響，為此，政府和相關(guān)部門要對檔案管理工作加以重視。本文針對事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理進行分析，提出相應(yīng)的解決措施，供日后參考。

一、檔案工作中的人性化管理分析

在檔案管理過程中，人性化管理是動態(tài)的，是一種全新的理念以及新的管理模式，主要的作用是調(diào)動工作人員的積極性。事業(yè)單位檔案管理工作，要體現(xiàn)尊重及信任，重點體現(xiàn)在三個方面：檔案工作人員的綜合素養(yǎng)、服務(wù)的質(zhì)量以及獎懲制度。

事業(yè)單位檔案管理工作需要采用人性化的管理模式，不但能夠把各部門之間的關(guān)系有效促進，同時順應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。另外，需要強化檔案干部的管理能力，提升整體的綜合素質(zhì)，對檔案管理工作起到推進作用。現(xiàn)階段，事業(yè)單位不斷進行改革和創(chuàng)新，要體現(xiàn)以人為本的原則。尤其是檔案管理過程中，人性化的管理工作要堅持以人為核心，需要使用創(chuàng)新的管理模式，改革傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)管理目標(biāo)。與此同時，需要構(gòu)建檔案管理體系的獎懲制度，更好地約束檔案管理工作人員，在管理工作中提高工作的積極性。另外，人性化管理也稱柔性管理，管理模式主要是結(jié)合檔案干部的心理素質(zhì)，要增加主觀的意識，按照具體的工作細(xì)分。檔案管理工作人員要提高個人素質(zhì)，事業(yè)單位要結(jié)合具體的情況，針對上崗前以及業(yè)務(wù)進行培訓(xùn)，要定期進行外出學(xué)習(xí)等，讓所有的檔案管理人員都有全新的服務(wù)理念，從說話辦事到業(yè)務(wù)能力都有所提升，要具備親和力，和群眾溝通起來更加沒有距離，才能從根源處將服務(wù)質(zhì)量進行整體提升，讓檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)業(yè)務(wù)都有所發(fā)揮，不但符合當(dāng)下的發(fā)展，同時提升事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新力度。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的現(xiàn)狀

（一）管理觀念落后。從檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀來看，存在較為嚴(yán)重的觀念落后問題，很多管理人員對檔案管理工作不夠了解，認(rèn)識不到工作開展的重要性。這不僅限制了事業(yè)單位的發(fā)展，甚至對國家的經(jīng)濟發(fā)展造成了不良影響。工作人員在檔案管理時，認(rèn)為這一工作就是對單位文件進行保管，避免丟失即可，不能有效掌握這一工作的概念。在面臨單位領(lǐng)導(dǎo)檢查時，才不得不加強檔案管理設(shè)備和設(shè)施的運行管理。在這種情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作變得效率低下，難以充分發(fā)揮自身的作用效能。

（二）管理技術(shù)落后。現(xiàn)階段，絕大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作中，沒有采用先進的技術(shù)，增加了工作量。主要的原因如下：第一，事業(yè)單位管理人員沒有加以重視，尤其在資金方面投入很少。第二，管理人員的專業(yè)技能相對落后，先進的設(shè)備和技術(shù)沒有掌握。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員知識欠缺。目前，很多事業(yè)單位沒有專門負(fù)責(zé)檔案的管理人員，都是一些兼職的檔案工作人員，之前沒有接觸過檔案管理工作，對檔案管理工作的認(rèn)識程度不高，都是零基礎(chǔ)，一些檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度了解不透徹。針對事業(yè)單位派下來的檔案管理工作人員，之前沒有接手過正規(guī)或者系統(tǒng)的檔案管理知識點的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，都是通過在工作中不斷學(xué)習(xí)，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)了很多的不規(guī)范，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)沒有按照國家的相關(guān)規(guī)定收集、保管和存檔等，給日后檔案管理工作帶來不利的影響，給后續(xù)信息化和檔案管理工作帶來不少的困難。

（四）事業(yè)單位檔案管理設(shè)備陳舊。現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位管理層針對檔案管理工作有所忽視，不太關(guān)注，造成檔案管理在設(shè)備上非常落后，有的地區(qū)在設(shè)備方面只有電腦、打印機等基礎(chǔ)設(shè)備。另外，絕大多數(shù)事業(yè)單位在檔案的保存環(huán)境上沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存放出現(xiàn)了很大的問題，大量的紙質(zhì)檔案在收集和整理的過程中出現(xiàn)了材料丟失、信息不完整、紙面破損等情況。

三、事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法

（一）改變管理理念。檔案管理過程中，要將管理觀念進行改變，這是目前事業(yè)單位檔案管理最需要創(chuàng)新的一項內(nèi)容，要將傳統(tǒng)的檔案管理進行分析和研究，同時要按照實際情況針對檔案進行管理。利用人性化管理后，管理的重心要以人為本，讓檔案管理工作真正落地。

（二）優(yōu)化工作環(huán)境。檔案管理工作中，最重要的一項工作就是針對工作環(huán)境采取有效優(yōu)化。在舒適、健康的環(huán)境下進行工作，不僅使工作人員身心愉悅，同時工作效率大大提高。工作環(huán)境的優(yōu)化有兩個方面：內(nèi)部環(huán)境以及外部環(huán)境。一般情況下，內(nèi)部環(huán)境主要是思想上改變，外部環(huán)境是指工作環(huán)境的改善，同時需要加入先進的設(shè)備等，更好地服務(wù)檔案管理工作。

（三）改進歸檔方式。檔案管理工作的有序開展，主要是受歸檔方式的好壞所影響的。人性化檔案管理工作中，針對歸檔的方式要進行完善和改進。由于事業(yè)單位信息在內(nèi)容和形式上都比較多，同時比較豐富，如果在工作中還使用傳統(tǒng)的歸檔方式，不但歸檔效率大大降低，同時給檔案的管理工作帶來一定的影響。采用人性化管理模式，大大降低了歸檔工作的難度。例如，針對人事檔案管理，要將個人的信息進行完善，保證員工所填寫的內(nèi)容都是準(zhǔn)確的，要讓人事檔案的作用發(fā)揮出來，推進檔案管理工作有效進行。

四、結(jié)語

本文對事業(yè)單位檔案工作中人性化管理的方法進行解析，在信息時代背景下，檔案管理工作和人們生活有著十分緊密的關(guān)系，但是檔案管理存在很多問題，為此，要想將檔案管理中存在的問題有效處理和解決，需要將檔案管理工作理念不斷進行創(chuàng)新和改進，在人性化的前提下，營造一個科學(xué)合理的檔案管理觀念，同時要在管理模式上進行調(diào)整，要根據(jù)實際的工作環(huán)境進行改變，管理人員的思想也要調(diào)整，保障事業(yè)單位檔案管理工作有序開展。