探究人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性

文/德州市市立醫(yī)院 王國棟

在新的經濟環(huán)境下，醫(yī)院的發(fā)展模式產生了一定的變化。對于人力資源管理而言，人事檔案的管理工作具有重要的促進作用，由于醫(yī)院的人事檔案管理技術水平相對落后，并且檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低，面對存在的問題不能及時有效地處理。此外，隨著醫(yī)院信息化建設進程的加快，過去紙質的人事檔案向電子檔案的轉移過程也出現了新的問題。人事檔案是記錄醫(yī)院工作人員入職、工作、職位等相關信息的載體，為醫(yī)院工作人員的調動、評級、績效考核等提供依據，只有明確人事檔案對醫(yī)院人力資源管理工作的重要性，才能更好地開展人力資源管理工作。

一、人事檔案重要性的體現

（一）人員調動。現階段的醫(yī)療企業(yè)都是基于事業(yè)單位編制體系進行的崗位分配，面對醫(yī)院單位中不同的工作崗位，如何有效進行人員分配，使人才的專業(yè)素質更好地在崗位中應用發(fā)揮，成為醫(yī)院領導者思考的重點內容。隨著時代的發(fā)展，人們的文化素質水平有了明顯提升，各行業(yè)對于人才的選拔更加偏向于選擇高素質、高專業(yè)能力的人才，人才自身的檔案信息則將完整無遺地進行呈現。在入職后的職位調度工作中，人事檔案也將發(fā)揮重要作用。人事檔案能夠將工作人員的年齡、職稱情況、學歷情況等進行真實可靠的記錄，對工作人員的績效考核提供相關的依據。事業(yè)單位不同于一般企業(yè)，對于人員的調動有著更為嚴密的、制度化的標準，因此人事檔案作為對一個員工群體中能力差異和專業(yè)能力區(qū)分最為直接的一種手段，在醫(yī)院單位的人事調動中起到了重要的參考作用。隨著時代的不斷發(fā)展，優(yōu)秀人才將更為稀缺，通過對人事檔案信息的高效整合和利用，將促進醫(yī)院對人力資源管理工作的深度開發(fā)，實現對人才的有效利用，為醫(yī)院的綜合競爭力提升提供推力。

（二）配合薪資制度進行調整。人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中最為重要的一個作用就是配合薪資制度對員工進行績效考核，進而更為科學合理地發(fā)放薪水。在傳統(tǒng)的雙向人力資源招聘工作中，人才對于企業(yè)的滿意度通常是由薪資水平決定的，并且一般要求薪資水平與企業(yè)發(fā)展呈現線性增長趨勢，對于事業(yè)單位編制的醫(yī)院而言更是如此，對員工薪酬科學合理化分配則需要以員工的人事檔案作為依據，根據員工的學歷、職稱、工齡等依次進行福利津貼的添補。此外，對于醫(yī)院的醫(yī)務工作者而言，在參與醫(yī)療項目或科研項目中獲得成績，將作為員工個人的績效考核依據來提升員工的薪酬。人事檔案在配合醫(yī)院的薪資制度進行調整時，能起到對員工主觀能動性的調動作用，員工間因為工作績效、學歷能力、職稱等差異而產生的薪資水平變化更能激勵員工的競崗意識，在崗位中努力提升自己的醫(yī)療專業(yè)水平，拉近與其他員工薪資間的差距。同時，根據人事檔案信息的調整，對于醫(yī)院人力資源科學化管理發(fā)展同樣重要。過去，醫(yī)院對員工的薪資調整中通常只一味強調員工的業(yè)務能力和職稱情況，無法結合員工個性特點或工齡長短進行調整，這使得一些剛入職的員工由于才能無法展示，致使薪資水平難以提升。

（三）新的人力資源管理模式。隨著現代計算機技術的不斷發(fā)展和成熟，計算機數據庫技術和通信技術被廣泛應用于醫(yī)院的信息化服務建設工作中，對于醫(yī)院的人力資源管理而言，計算機技術的引入將代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工對醫(yī)院員工人事檔案的管理模式，計算機數據庫能夠準確有效地對員工的個人信息進行記錄，并能將員工的工作狀況、人事信息的變化情況實時記錄到檔案中，在醫(yī)院人力資源調整方面，更是將人事檔案信息作為職位調動依據。通過建立專門的現代化人事檔案科室，展開對醫(yī)院員工專業(yè)能力評價和特長的描述，使得醫(yī)院在人力資源管理上更加科學合理。先進的人事檔案系統(tǒng)對于醫(yī)院現代化人力資源管理模式的構建形成提供了重要技術支持，隨著信息技術的進一步提升，對于人事檔案信息的開發(fā)也將更加深入，屆時醫(yī)院的人力資源管理將更加離不開人事檔案。

二、人事檔案作用的發(fā)揮途徑

（一）管理制度的建立健全。人事檔案對醫(yī)院人力資源管理工作中人員調動作用的有效發(fā)揮需要具備配套的管理制度。通過科學化和規(guī)范化的制度約束將避免醫(yī)院在人員調動過程中對人事檔案信息的錯誤解讀或評判。人事檔案信息應作為調動人員的背景參考依據，用于判斷員工能否勝任新的工作崗位。一方面，可以通過對比員工的人事檔案信息，找尋與員工工齡、職稱等級及學歷情況相匹配的工作崗位；另一方面，為了更好地對人才進行區(qū)分和選拔，避免人才的誤用和浪費。通過建立健全的人事檔案管理制度將切實保障醫(yī)院人力資源管理工作高水平開展。

（二）檔案管理人員的定期培訓交流。雖然在醫(yī)院的建設中引入了大量的管理設備，用于代替人工對人事檔案信息進行記錄保存，但缺乏人工的介入，檔案管理工作的資源配置將無法得到可靠保障，因此保留人事檔案管理部門，同時加強對員工檔案管理專業(yè)及現代控制設備的操作培訓，使員工的檔案管理能力更具有時代特點，在配合醫(yī)院的人力資源管理工作開展時，將更加高效便捷。培訓中，應促進員工相互之間討論交流，管理人員在討論過程中，能夠提出并解決人事檔案管理的疑惑，同時管理人員還能從他人的經驗分享中獲取檔案管理的相關技巧，從而在后期的檔案信息資源配置工作中更好地發(fā)揮水平。定期培訓交流應記錄到員工的人事檔案中，作為員工職稱評級和績效考核的重要依據。

（三）醫(yī)院人力資源結構體系的建立。人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中重要性的發(fā)揮，離不開醫(yī)院人力資源結構體系的整體構建。目前，醫(yī)院受到事業(yè)單位編制的影響，對于人力資源的職位分配沿用的是科室上下級結構體系，雖然精細化的職能分配有助于對專業(yè)人才的有效利用，但分配過于細化在醫(yī)院的實際運行過程中會帶來一定的阻礙。因此要優(yōu)化醫(yī)院人力資源結構體系，在人力資源分配時根據人才的專業(yè)能力和個性特點進行崗位分配，使人才的專業(yè)技能更好地發(fā)揮在崗位之中。同時人力資源的結構體系還影響著醫(yī)院的資源分配，工作人員隨著工齡的增長，其專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能會得到一定程度的提升，只有通過人事檔案實時記錄的員工取得的成績作為參考，優(yōu)化改善醫(yī)院的資源分配情況，才能使員工各司其職，共同促進醫(yī)院的發(fā)展。

三、總結

綜上所述，人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中發(fā)揮著人員調整、薪資變化及人力資源現代化模式建設的重要促進作用，只有明確人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性，通過相關管理制度的建立健全、對管理人員的培訓和人力資源結構體系的構建三個方面工作共同開展，才能實現醫(yī)院資源配置的優(yōu)化改善及人力資源管理水平的提升。