淺談數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 周政敏

在醫(yī)院檔案管理工作中，數(shù)字化管理已經(jīng)成為管理工作的新方向。現(xiàn)階段，我國大多數(shù)醫(yī)院進(jìn)行了數(shù)字化檔案建設(shè)，為醫(yī)院的管理經(jīng)營以及科研創(chuàng)新、文化建設(shè)等提供了有利條件。但同時(shí)我們也應(yīng)當(dāng)看到，數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用是一項(xiàng)長期浩大的工程，在實(shí)際應(yīng)用過程中不可避免地存在各種問題，為了切實(shí)推動醫(yī)院檔案管理工作有效開展，推動醫(yī)療行業(yè)的順利轉(zhuǎn)型，探討數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值十分有必要。

一、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的全面推廣，在醫(yī)院檔案管理過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理以及手動的辦公方式已經(jīng)逐漸被時(shí)代淘汰，各企業(yè)單位都順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展需求，逐漸采用了數(shù)字化的辦公與管理方式，高效率的信息技術(shù)應(yīng)用為人們的日常辦公以及生產(chǎn)生活帶來了極大的便利。在信息化與數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用的大背景下，醫(yī)院的檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代需求，合理應(yīng)用數(shù)字檔案管理，以應(yīng)對越來越多的醫(yī)患數(shù)量所產(chǎn)生的病例檔案保管需求。數(shù)字化的醫(yī)院檔案管理工作，將使檔案管理工作的開展更加有序、便捷，顯著提升了醫(yī)院檔案的管理效率，同時(shí)也對醫(yī)院檔案管理的存儲空間進(jìn)行了優(yōu)化，為醫(yī)院檔案的查閱以及管理提供了巨大的便利。

數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，是通過現(xiàn)代化的信息手段，運(yùn)用信息技術(shù)對醫(yī)院檔案進(jìn)行全面整合與處理的過程，通過在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案共享平臺，可以為醫(yī)院工作者提供快捷的檔案查詢途徑，在醫(yī)護(hù)過程中，快速掌握病人的就診狀況，從而給出針對性的治療方案。同時(shí)，來醫(yī)院就診的患者以及病患的家屬可以通過數(shù)字檔案管理平臺，對病患治療的全過程以及治療狀態(tài)進(jìn)行及時(shí)掌握，使信息的交流與溝通更加順暢，減少由于信息不對稱而造成的醫(yī)患矛盾。因此，可以說數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，是檔案價(jià)值得到充分發(fā)揮的重要途徑。

二、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）重視度有待提升。醫(yī)院的日常管理業(yè)務(wù)繁多，相對于其他管理事務(wù)，檔案管理的意義與價(jià)值表現(xiàn)并不明顯。同時(shí)，無法為醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此，現(xiàn)階段許多醫(yī)院管理者沒有認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理的重要意義，使得數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的推行與應(yīng)用存在諸多阻礙，從長遠(yuǎn)來看，醫(yī)院管理者對于數(shù)字檔案管理應(yīng)用的忽視，可能造成檔案管理工作中的懈怠與消極情緒產(chǎn)生，不利于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升以及良好醫(yī)患關(guān)系的構(gòu)建。

（二）管理過程中存在漏洞。當(dāng)前在我國大多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作中，正在積極嘗試與應(yīng)用數(shù)字化的檔案管理，通過數(shù)字化檔案管理平臺的建設(shè)，將不同時(shí)段、不同類別的病例檔案等資料歸納于計(jì)算機(jī)儲存系統(tǒng)之中。同時(shí)，這些信息資料得到了相應(yīng)的整理與分類，有專門的人員進(jìn)行管理。但是在數(shù)字檔案管理與應(yīng)用過程中，由于數(shù)字檔案存儲系統(tǒng)需要與其他網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系，才能為醫(yī)院工作人員提供更加便捷的服務(wù)，這種存儲方式較為科學(xué)與合理，但也存在一定的弊端，數(shù)字檔案管理過程中存在的管理漏洞，將受到不法分子的威脅，一旦受到攻擊，則數(shù)字檔案信息資料將被破壞或者丟失，需要建立起相應(yīng)的檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范。

（三）管理人員綜合素質(zhì)有待提升。數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理工作的推進(jìn)，對于檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了較高要求，但是現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員的能力存在一定局限性。由于缺少熟練掌握數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才，或者管理水平不高，都直接影響到數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的有效性，無法為醫(yī)院工作者提供良好的信息服務(wù)，更加無法滿足醫(yī)院檔案建設(shè)與發(fā)展需求。

三、數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用價(jià)值提升策略

（一）提高對數(shù)字檔案管理的重視度。作為醫(yī)院管理層，要提高對數(shù)字檔案管理的重視程度，認(rèn)識到數(shù)字檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展以及服務(wù)質(zhì)量提升的重要意義。在日常檔案管理工作以及醫(yī)院的科研活動中，充分發(fā)揮數(shù)字檔案管理的價(jià)值，對各項(xiàng)病例信息資料與科研內(nèi)容運(yùn)用數(shù)字化檔案管理方式進(jìn)行存儲。除此之外，數(shù)字檔案管理人員積極學(xué)習(xí)行業(yè)領(lǐng)域先進(jìn)技術(shù)，在醫(yī)院數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)上不斷吸收他們優(yōu)秀的工作經(jīng)驗(yàn)，更好地為醫(yī)院日常工作提供良好信息服務(wù)，推動數(shù)字檔案管理有效落實(shí)。

（二）加大對數(shù)字檔案管理平臺的建設(shè)力度。醫(yī)院在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理平臺建設(shè)過程中，不可避免存在各種問題，如功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)方面無法與醫(yī)院檔案管理實(shí)際需求相匹配等。除此之外，系統(tǒng)不兼容等問題的存在，致使許多數(shù)字化檔案無法得到有效的資源共享。為了切實(shí)提高醫(yī)院數(shù)字檔案管理效率，需做到如下幾點(diǎn)：首先，要加大對數(shù)字檔案管理平臺的建設(shè)力度，為了準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄各類檔案資料，需要購置專業(yè)的高速掃描儀，運(yùn)用雙服務(wù)器和光盤數(shù)據(jù)備份等等，提高檔案管理的安全性。其次，要不斷完善數(shù)字檔案查詢系統(tǒng)，運(yùn)用信息檢索與網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)傳輸?shù)韧緩絻?yōu)化數(shù)字檔案管理效率。最后，定期對數(shù)字化檔案管理進(jìn)行優(yōu)化與更新，提供更加安全與便捷的檔案管理服務(wù)。

（三）建立專業(yè)的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍。要全面推進(jìn)與落實(shí)醫(yī)院數(shù)字檔案管理，需有專業(yè)的管理隊(duì)伍對數(shù)字檔案管理工作進(jìn)行實(shí)踐。因此，要建設(shè)一支專業(yè)的數(shù)字檔案管理隊(duì)伍，除了要求管理人員具有基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作能力之外，還需要有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。為此，醫(yī)院管理層要提高對數(shù)字檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視度，積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)對數(shù)字檔案管理工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其通過不斷學(xué)習(xí)掌握更多數(shù)字檔案管理方法。除此之外，還要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，促使其在工作過程中盡職盡責(zé)，盡心盡力，從而推動醫(yī)院數(shù)字檔案管理水平的提升。

（四）增強(qiáng)數(shù)字檔案管理的安全性。醫(yī)院進(jìn)行數(shù)字檔案管理工作中，不僅要保障管理的便捷性、準(zhǔn)確性，同時(shí)也要考慮到管理的安全性，避免由于安全管理不到位而造成檔案管理信息的丟失，或者被不法分子盜取與篡改。首先，在醫(yī)院數(shù)字檔案管理工作中，要對存儲的檔案資料進(jìn)行細(xì)致、嚴(yán)格的分類，并進(jìn)行保密性的管理，提升檔案安全性。其次，檔案管理工作者要提升自身責(zé)任意識與安全意識，在數(shù)字檔案管理工作中，定期或者不定期對檔案信息安全性進(jìn)行巡查，最大限度減少由于不安全的管理過程造成的數(shù)字檔案丟失現(xiàn)象。

四、結(jié)語

信息化時(shí)代，各行各業(yè)都積極順應(yīng)發(fā)展形勢，合理運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行生產(chǎn)與管理工作。醫(yī)院檔案管理工作者，也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，積極探究數(shù)字檔案管理中存在的問題，并探尋提升檔案管理價(jià)值的有效策略，切實(shí)提升檔案管理水平與效率，為醫(yī)院職能的有效發(fā)揮打下良好基礎(chǔ)。