試論新時期煤礦檔案管理的有效方法

文/山西霍寶干河煤礦有限公司 張曉苗

在市場經濟漸漸步入規范化和制度化的過程中，過去粗放式管理的弊端使得煤礦企業在激烈的市場競爭中缺乏足夠的競爭力。通過優化煤礦企業的檔案管理制度，不斷激發企業的活力。將煤礦企業的運作過程看作是一臺高速運轉的燃氣機，檔案管理是潤滑劑，助推各個零件共同作用、和諧相處，實現企業平穩運作。因此，通過提升檔案管理工作以實現科學化、精細化的管理方式轉化，是煤礦企業在進入高速化發展的轉型階段必經之路。

一、煤礦檔案管理過程中存在的問題

（一）缺乏專業科學的管理制度。在法治化的進程中，檔案管理的法制建設推動著煤礦企業檔案管理制度不斷完善。但是在具體的管理工作中，仍然存在著許多制度不完善的問題，亟待加強建設，實現對于檔案管理每個流程的約束管理。在缺乏專業科學管理制度的支撐下，缺乏對于檔案管理工作的重視，信息整理不及時，歸檔方式不合理，給煤礦企業的運用帶來了負面影響。

（二）管理人員缺乏系統培訓指導。基于筆者實踐經驗，許多煤礦企業的檔案管理人員缺乏較高的職業素養，具體如下：一是缺乏專業人才。在沒有充足專業人才儲備支持的情況下，員工保持原有的工作方式和工作觀念，難以較快掌握現代辦公信息技術，在與外界溝通、內部信息傳輸上存在一定的不足，缺乏專業能力，導致難以實現精細化管理。二是缺乏專業經驗。檔案管理人員的工作經驗不足，主要是由于對于企業運作機制尚不熟悉，無法實現有機協調處理。三是主觀能動性缺失。一些稱職的管理人才因為對于企業待遇、工資條件、福利水平等多種外在因素不滿意，導致缺乏工作積極性，缺乏責任心，導致工作不作為，未盡其職能與義務。

（三）信息化水平低。隨著計算機在各行業的廣泛應用，檔案管理工作中有關工作軟件的開發應用缺乏普及度，無法滿足檔案管理工作室管理工作快速、高效以及便捷的使用目的。

（四）缺乏充足的管理設備。缺乏硬件設施以及設施不合格，是眾多煤礦企業檔案管理工作實踐中存在的共性問題。由于煤礦檔案管理的保管設備型號、規格不統一，很容易出現歸檔錯誤、胡亂歸檔的情況，嚴重影響檔案管理工作的正常進行。同時，在某些煤礦企業中，檔案保管的環境存在臟、亂、差的亂象。甚至某些企業不具備普通簡單的防潮、防火、通風設備，導致檔案在保存過程中破損或丟失。

二、煤礦檔案管理的新目標

實現煤礦企業檔案管理的科學化、數字化是彰顯煤礦企業核心競爭力的重要舉措。國家對煤礦企業發展更加關注，提出了更高的要求，使得煤礦檔案管理工作更加復雜。在信息化的普及中，將數字化引入檔案管理的各個環節成為煤炭企業管理改善現有不足，以有效性、及時性、規范性促進檔案工作優化升級，實現長足發展的有效手段。實現數字檔案資料管理系統可以實現系統管理，整合現有檔案資源，為企業運作提供數據支撐和經驗分享。目前，我國許多煤炭企業引入國外先進數字檔案制度，搭建科學平臺，實現管理人員與管理內容的有效對接，在制度支撐下高效運作，充分滿足煤炭企業建設的目標要求，實現煤炭企業改革發展的新動力支撐，因而也對企業基礎設備以及人員素質提出了更高的要求。

三、提高煤礦檔案管理工作的措施與方法

（一）加強對煤礦檔案管理工作的認識和制度建設。制度是管理工作的基礎，規范科學的管理制度才能實現高效高質量的規范化管理。通過對制度的不斷豐富和充實，要求煤礦企業在日常管理中，充分落實國家相關的法律法規制度，執行檔案管理的有關政策，按照標準執行管理。同時，通過人員管理制度和日常監督管理對企業檔案管理存在的不規范現象加以改善。首先，需要完善相關監督和獎懲機制，從制度層面明確檔案管理的規范，強化法規意識。其次，通過對檔案的收集、整理、保存、借閱、歸檔、保密流程具體方面進行合理協調的規劃，配合制度的執行，實現嚴格審查、規范執行。最后，建立職責明確、分工合理、督察到位的監督考核機制，嚴肅檔案管理紀律，使工作有序進行。

（二）增加投入，優化設備配置。通過加大基礎設施的投入，實現檔案管理信息化。一方面，在于提高硬件設施的水平，比如適當優化檔案室面積，增添足夠的防火、防潮設備，配備電腦、打印機等基本設備，使得檔案工作具有高效性；另一方面，引入數字化管理模式，提升檔案數據數字化比重。同時，根據煤礦企業內部檔案資料的保存等級和使用頻率進行數字化技術處理，從而減少檔案管理人員的無效勞動，提高工作效率，便于查詢和整合。可以考慮引入B/S 架構的檔案資料管理平臺系統，通過數據上傳，實現數據共享，開放管理，為檔案的使用提供便捷。

（三）加強員工培訓，提高個人素質。提升檔案管理工作的效率和質量要求，實現工作細分到人，責任細分到人。因而，對員工的工作能力提出高標準和嚴要求。通過將檔案管理工作的流程分化，每個人員需要具備獨立處理相關問題的經驗和充足的相關專業知識，從而實現工作項目的高效執行。因此，企業可以適當引入部分具有較高專業素養和相關經驗的管理人員，在具體項目的執行過程中，可以對其他缺乏工作經驗的員工進行一定的專業培訓，提升服務意識，強化管理意識，實現各部門的有效配合，從而提高精細化管理能力。與此同時，工作人員應該定期進行自省，不斷學習相關管理知識，總結工作經驗，更新觀念，以實現全公司有效運作，轉變以服務為中心的工作作風。

（四）加強并落實保密工作。強化和落實檔案保密工作，應做到如下兩點：一是要提高領導層和主要負責人的重視程度和關心程度，因而自上而下地形成檔案保密意識，確保檔案管理制度的有效執行，對于違章的行為和當事人進行懲罰。二是對接受資料進行嚴格的審核和管理，禁止閑雜人等隨意接觸檔案咨詢，實現對檔案室的有效管理，以確保檔案管理的保密性和安全性。層層遞進的模式，通過會議加強企業上下對于檔案工作重要性的認識，從源頭上避免出現檔案泄露的情況。

（五）加強多部門合作與配合。提高檔案管理效率需要企業內部多部門共同合作、配合實現，因此要求企業不斷提高上下的團隊意識，通過制定和完善的制度以實現各部門間良好的高效合作機制，多方配合完成企業檔案管理工作。企業的長足發展離不開合作，強化團隊意識建設，可以促使“勁往一處使”。通過營造良好的企業文化和企業氛圍促進員工工作動力，作為員工的精神動力，不斷鼓勵員工積極進取，不斷奮進。

四、結語

總而言之，煤礦企業的檔案管理工作對于維護企業良性運作起著重要作用。面對新市場環境，面對新的機遇與挑戰，需要企業有效分析自身的缺點，訂立檔案管理的新目標，實現精細化檔案管理工作分配，通過選取高效的作用機制解決相關問題，從而提高管理效率與質量，這對公司的長期業務發展、樹立企業形象、實現經濟效益與社會效益起到重要的作用。