提高辦公室檔案管理工作效率的方法探討

文/樂山市勞動能力鑒定服務(wù)中心 童文凌

辦公室檔案管理工作內(nèi)容以收集、整理和保存文件資料為主，通過記錄檔案反映事物的發(fā)展，體現(xiàn)檔案的查詢和借鑒等價值。對于辦公室來說，檔案管理是其工作的重要組成部分，直接關(guān)系到其他工作的開展，但是檔案管理工作并未很好地適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，呈現(xiàn)出效率低下的現(xiàn)狀，急需想辦法改進和強化。

一、辦公室檔案管理工作效率不高的原因

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不全。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是促進檔案管理信息化建設(shè)的基本載體，配齊軟硬件設(shè)施是提高辦公室檔案管理工作效率的基本方法。但是目前部分單位辦公室的檔案設(shè)施并不齊備，設(shè)施設(shè)備故障經(jīng)常引發(fā)損失，降低檔案管理工作效率。

（二）管理方式落后。管理方式不夠先進是導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率偏低的根本原因，這主要表現(xiàn)為日常工作局限于保存資料，管理工作流程也流于形式，除了保存文件資料，沒能及時利用先進技術(shù)上傳信息，缺少對檔案數(shù)據(jù)信息的收集和整理。

（三）人員素質(zhì)不高。辦公室人員對檔案管理重要性的認識不夠，管理意識相對薄弱，缺少專業(yè)的理論知識和業(yè)務(wù)技能，導(dǎo)致辦公室的部分檔案處于堆放狀態(tài)，無法很好地滿足新時代的檔案管理信息化建設(shè)需要，直接造成檔案工作效率低下。

（四）開發(fā)利用不足。各單位的檔案記錄著其發(fā)展歷程，檔案可以說是工作的縮影，但辦公室人員缺少檔案開發(fā)利用意識，導(dǎo)致檔案資源被閑置，查閱檔案如同海底撈針，費時費力，嚴重限制檔案資料價值的發(fā)揮。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的方法策略

（一）完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。在軟硬件建設(shè)方面，應(yīng)針對辦公室檔案的安全配備門禁、防盜存儲柜、防磁防火柜、溫度計、濕度計、監(jiān)控系統(tǒng)和空調(diào)等設(shè)施、設(shè)備，特別是要配齊滅火器材，包括滅火毯、防毒面罩等，辦公室人員在遇到緊急情況時能夠保護自身安全，及時搶救珍貴的檔案材料。監(jiān)控設(shè)備則能在非工作時間起到安全保護作用，并且檔案安全防御設(shè)施應(yīng)持續(xù)更新和升級，及時在檔案安全管理工作中使用新設(shè)備。與此同時，配備計算機、掃描儀、打印機、相機、錄音設(shè)備以及文字、圖片、音頻、視頻等信息的錄入、輸出、運轉(zhuǎn)等基礎(chǔ)設(shè)施，平時要專門安排人員定期檢查這些設(shè)施和設(shè)備的使用狀況、可能存在的故障，做好對應(yīng)的記錄，容易發(fā)生故障的一些部件要儲備應(yīng)急件。辦公室檔案信息的存儲設(shè)備、安全管理設(shè)施都與介質(zhì)息息相關(guān)，應(yīng)合理選擇存儲介質(zhì)，實現(xiàn)檔案安全管理。現(xiàn)階段辦公室檔案信息化多以照片、掃描件、音頻和視頻等資料為主，除了系統(tǒng)存儲還應(yīng)引進CD、DVD等設(shè)備，因為光盤方便攜帶，存取速度也較快，有易保存、成本低廉等優(yōu)勢，只是和硬盤相比存儲速率、存儲量、穩(wěn)定性等有不足。那么在實際工作中就要按照存儲檔案信息的要求科學(xué)選擇存儲設(shè)備，尤其是存儲珍貴的檔案信息時要使用專業(yè)的、有較強穩(wěn)定性的存儲設(shè)備，或者將其轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)材料實行安全存儲；對于需要長期保存的檔案資源，應(yīng)選用質(zhì)量過硬的硬件設(shè)備、有較強穩(wěn)定性的存儲設(shè)備；對于保管周期較短、存儲速度要求不嚴的檔案可以使用價格低廉的可擦除光盤或一次性光盤，體現(xiàn)檔案管理的有效性。

（二）更新檔案管理工作方式。辦公室人員在收集檔案時應(yīng)重視全流程控制及無縫銜接。在網(wǎng)絡(luò)信息時代，檔案數(shù)據(jù)主要源于各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，立檔部門不同，其業(yè)務(wù)檔案也不同，辦公室在接收這些檔案資料時要強化前端控制，在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中滲透檔案管理工作，促使系統(tǒng)實時對接，確保各系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)可以實時向檔案系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，保證檔案管理的規(guī)范和高效。值得一提的是，辦公室人員不能簡單地收集電子檔案，要投入更多時間和精力去監(jiān)控各業(yè)務(wù)部門電子檔案的生成，確保電子檔案的安全性、可讀性。在開展檔案管理工作的過程中，辦公室人員還要利用存儲技術(shù)提升檔案管理的科學(xué)化水平。如云計算技術(shù)誕生于大數(shù)據(jù)時代，云計算能針對計算資源和存儲資源實施按需分配、動態(tài)擴展，支持存儲并處理龐大的數(shù)據(jù)，使得辦公室獲得提升檔案管理系統(tǒng)擴展性的機遇，應(yīng)在檔案管理中使用云計算技術(shù)，動態(tài)增減存儲資源、計算資源，滿足檔案數(shù)據(jù)量的高速增長和服務(wù)器高速擴容的要求，大大降低系統(tǒng)的投資與維護成本。隨著各單位積極打造業(yè)務(wù)協(xié)同平臺，除了獨立數(shù)據(jù)庫，應(yīng)集中建立檔案備份中心，確保檔案長期可靠、安全。

（三）加強檔案工作人員培訓(xùn)。在新時代，單位辦公室檔案管理的要求和環(huán)境呈現(xiàn)出動態(tài)性的特點，因而辦公室人員的專業(yè)能力與素質(zhì)也應(yīng)不斷提升，和辦公室檔案管理工作的要求、環(huán)境實現(xiàn)良好對接。因此，各單位既要引導(dǎo)辦公室人員加強自主學(xué)習(xí)和終身學(xué)習(xí)，還要積極開展培訓(xùn)工作，提升辦公室檔案工作隊伍的整體素質(zhì)。首先，辦公室要引導(dǎo)檔案人員認識檔案管理工作的新要求、新環(huán)境，不僅要關(guān)注檔案管理發(fā)展前沿，還要將新的辦公室檔案管理工作理念和技術(shù)、方法等融入培訓(xùn)活動。其次，辦公室要完善人員培訓(xùn)制度，保證人員培訓(xùn)目標(biāo)、規(guī)劃、流程等都是明確的，預(yù)防出現(xiàn)隨意性、盲目性。再次，為進一步調(diào)動辦公室人員的檔案管理工作熱情，辦公室有必要基于完善的考評機制建立檔案工作激勵機制，鼓勵辦公室人員嚴格執(zhí)行檔案管理工作制度，自覺約束自身行為，激發(fā)檔案管理工作的動力，進而為提高辦公室檔案管理工作效率提供可靠保障。

（四）加大檔案開發(fā)利用力度。辦公室的傳統(tǒng)檔案管理工作方法難以適應(yīng)時代發(fā)展需要，必須積極改革，利用網(wǎng)絡(luò)信息時代的便利發(fā)揮信息技術(shù)的作用，從而基于移動互聯(lián)網(wǎng)開發(fā)硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)，針對檔案信息資源加強開發(fā)，把死檔案變成活檔案，發(fā)揮單位現(xiàn)有檔案信息資源的價值，提高辦公室檔案利用率。除了為單位的運作、其他部門開展工作提供服務(wù)外，辦公室人員還應(yīng)認識到公共管理方法的價值，滿足大眾對檔案資源的合理需求。辦公室人員要改變傳統(tǒng)的事務(wù)性檔案工作理念，重建符合大眾檔案利用的管理制度。如單位辦公室人員要針對檔案加大梳理和開發(fā)力度，除了不能公開涉密檔案外，可以專門成立檔案開發(fā)小組，采取科學(xué)方法和手段鑒定檔案資源，通過多樣化的宣傳和公開方式引導(dǎo)大眾使用價值較大的、適合公開的檔案資源，或者組織大眾參觀、鑒賞等，為其提供多樣化的檔案資源利用服務(wù)，實現(xiàn)辦公室檔案信息資源的共享，發(fā)揮檔案擁有的價值。

三、結(jié)語

辦公室檔案管理工作和單位其他工作有一定的聯(lián)系，辦公室有效開展檔案管理工作是單位有序開展各項工作、實現(xiàn)正常運作的重要保障，對應(yīng)人員應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理設(shè)施的作用，在更新檔案管理工作方式的同時，提高人員素質(zhì)，注重對檔案資源的開發(fā)和利用，從而體現(xiàn)檔案資源的價值，促使單位各部門密切配合，切實提高檔案管理工作效率，更好地服務(wù)于單位的運作和發(fā)展。