大數據時代檔案管理價值研究

文/武漢市規劃研究院 楊雅楠 楊雅舒

在現代化企業發展中，檔案管理工作是其中關鍵的管理工作，具有一定的專業性，檔案管理部門需要充分利用大數據技術，實現檔案管理的準確性、高效性目標。在大數據時代，檔案管理自身的價值日益突顯，為人民群眾收集、歸納、整理和調取檔案、資料提供了很大便利，但很多檔案管理人員未認識到檔案管理工作的重要性。基于此，文章分析了大數據時代檔案管理的價值，分析了大數據時代對傳統檔案管理工作帶來的影響，總結了相應的優化措施。

一、大數據時代檔案管理的價值分析

在新時期的發展中，為了有效整合各項數據、資源和信息，相關部門需要利用計算機網絡技術進行搜索，有針對性地解析數據結構和篩選結構，以獲取準確的對應結果，從海量數據流中篩選出更多有效的信息，將其融入尖端科技，通過利用大數據技術統計學概念，充分發揮出數據系統信息探究的作用。在大數據時代，互聯網技術得到廣泛應用，并發揮著重要作用，有利于提升運行的整體效率，利用計算機技術的統計過程，準確設定關鍵詞，合理篩選有效信息，這些信息可以文字形式呈現，確保高速傳動序列數據搜索滿足企業的實際需求。

從大數據技術在檔案管理中的公用角度進行分析，檔案管理人員需要掌握大數據技術的基礎特性。首先，社會性公用。大數據技術的功能作用于社會各個階層，這樣能夠獲取更多的信息，將人工操作轉變成設備存儲和篩選，提高檔案管理的整體效率。其次，技術的廣泛應用。現階段，我國很多行業都將大數據應用作為提升產業鏈條的關鍵，相關部門需要深入分析大數據技術的特性和社會需求，并做好技術突破，根據技術自身的情況積累技術結構，確保后續發展滿足要求。大數據時代的主要特點是社會性、信息公開性，各項資源、渠道信息都被展現在網絡平臺中，人民群眾利用搜索功能獲取更多結果，而公開性能夠帶來更好的融合效果，有效篩選所有檔案，并做好檔案管理工作，人民群眾利用動態展示和搜索功能，使得大數據和檔案工作進行融合，在很大程度上獲取更多的經濟效益。

二、大數據時代對傳統檔案管理產生的影響

（一）促進檔案管理者管理理念的轉變。在傳統的檔案管理工作中，工作人員主要實行分類管理的方式，集中管理紙質檔案，這種管理方式與圖書館館藏十分相似，都是按照類別進行分類，有層次地進行分類，為檔案管理提供了便利。在大數據時代，檔案信息管理不僅是紙質檔案管理，需要將數據庫作為主體，管理海量的信息，這就需要檔案管理人員提高自身的信息整合分析能力，促使檔案工作人員轉變傳統的管理理念。

（二）促進檔案管理工作性質的轉變。在大數據時代，檔案管理工作由傳統的紙質檔案轉變成數據檔案為主的模式，檔案管理工作不僅是單純地保存和掌握檔案信息，需要檔案管理人員分析并提煉海量的檔案信息，從海量信息中挖掘具有一定價值的信息和數據。因此，在大數據背景下，檔案管理工作性質發生了很大改變，檔案管理人員需要注重檔案管理工作效率和管理科學性的有效提升。

（三）促進檔案管理工作者專業技能的提高。大數據時代為檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，不僅簡單地分類管理各種檔案，還需要為社會提供優質服務。檔案信息具有開放性、多樣性特點，檔案信息不斷被調閱，才能滿足新時期的要求。例如，在檔案管理信息分析和處理過程中，檔案管理人員需要不斷提升自身的綜合素質，掌握更多的專業技能，及時轉變自身的管理理念，為檔案管理工作和社會服務。

三、大數據時代提高檔案管理價值的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合素養。在大數據時代，為了提升檔案管理工作的整體價值，檔案管理部門需要注重管理人員綜合素質的提升，進而提高檔案管理人員的工作效率，充分發揮出檔案管理工作的價值。現階段，檔案管理人員的管理理念發生了很大改變，檔案管理模式不斷創新，這就對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求，不僅要了解檔案管理工作要求，還需要掌握大數據技術操作方式，提高檔案管理人員的職業素養。目前，檔案管理工作不僅是傳統的人力手工管理模式，管理人員需要樹立新型的工作理念，且很多高校開設了檔案管理專業，國家大力支持檔案管理工作人員的培養。因此，檔案管理部門在選拔檔案工作人員時，需要合理設置門檻，提高檔案管理人員的綜合素質，滿足大數據時代要求，以積極心態迎接大數據帶來的挑戰。

（二）創新現有的檔案管理制度。為了適應大數據時代的發展，檔案管理部門需要建立完善的檔案管理制度，實行新型檔案管理模式，企業需要加強對檔案管理工作制度和方式的創新，提高科研檔案管理工作的活力，改善傳統的檔案管理工作模式，不僅要完善整體科研檔案管理信息，還要注重檔案管理的可持續發展，通過建立完善的檔案管理制度，實行自上而下的集中式檔案管理模式，并引進數字化信息技術，有效整合檔案管理制度。另外，企業科研人員需要自行進行課題分組，歸檔整理企業內部的各項科研文件，緩解檔案管理人員的壓力，使檔案管理人員積極參與課題整理工作，推動檔案管理工作進一步發展。

（三）將檔案管理信息化與行業信息化進行融合。在大數據時代，企業應該加強檔案信息化建設，并建立專業的機構。信息化檔案具有多元化特點，為了確保檔案管理工作的順利實施，檔案管理人員需要予以指導和支持，加強各個部門之間的交流和合作，將檔案管理信息化和行業信息化融合起來，將其作為信息化整體規劃的重要組成部分，企業需要加大檔案信息化建設力度，推動行業的進一步發展，充分發揮出檔案資源的價值，有利于企業制定行業決策。例如，在事業單位的發展中，檔案信息對事業單位的經營管理來說具有重要意義，在研發階段、經營階段和管理階段發揮著十分重要的作用，事業單位需要高效開發并利用檔案，才能夠獲取更多的效益。另外，檔案管理部門利用大數據技術能夠高效處理各項資源，實現檔案資源的統一備份，確保檔案管理的安全性，實現全國檔案管理的統一共享。因此，檔案管理部門需要科學規劃和驗證，根據檔案類型的差異合理選擇管理模式，充分發揮出檔案管理的整體效能。

四、結語

綜上所述，在大數據時代，互聯網技術在各個行業得到了廣泛應用，使得人民群眾的生活和工作發生了很大變化，檔案管理部門需要引進大數據技術，提高檔案管理的準確性、高效性。同時，檔案管理部門需要注重檔案系統的統一性，加快紙質檔案電子化進程，充分發揮檔案管理的價值。