基于規范管理視角的文書檔案管理策略研究

文/青島市市南區社區衛生服務管理中心 宋曉慧

一、基于規范管理視角的文書檔案管理的重要性

（一）提升后期檢索與利用的實效性。文書檔案作為單位重要的信息資源，能夠為單位其他部門員工以及單位管理者提供重要的信息參考。在利用文書檔案的過程中，最為重要的環節就是檢索文書檔案，快速幫助相關需求主體查找相應的檔案。在這種環境下，只有從規范化的視角對文書檔案進行管理，才能更快地檢索到檔案。相反，如果文書檔案管理無序化、盲目化，則會導致檢索效率降低，影響文書檔案的利用，甚至導致文書檔案管理工作邊緣化。除此之外，隨著單位文書檔案數量不斷增多，文書檔案管理的難度會進一步增加。只有從規范化的視角對文書檔案進行管理，確保文書檔案管理流程清晰、分工明確，才能提升文書檔案管理的質量。

（二）提升文書檔案管理科學化水平。當前，各個單位愈發重視文書檔案管理工作，在制定決策時對文書檔案的依賴程度也不斷加深。在這種環境下，如果不能有效應對文書檔案管理面臨的全新挑戰，單純從開發利用的視角對文書檔案進行管理，勢必會對單位發展造成不利影響。為此，必須要從規范化的視角對文書檔案進行管理，對海量的信息與數據進行處理，按照事前預設的標準進行歸檔、立卷，確保文書檔案的完整性、真實性以及準確性，提升文書檔案管理的科學化水平。

二、文書檔案管理中存在的主要問題

（一）缺少嚴謹細致的頂層設計，檔案管理制度不完善。當前，部分單位文書檔案管理制度不完善，具體表現為以下幾個層面：一是紙質類文書檔案管理與電子文書檔案管理的標準不明確，尚未形成“雙軌制”的管理模式。二是部門與部門之間缺乏必要的協調與溝通機制，文書檔案在流轉、借閱過程中容易丟失。三是績效考核與責任落實機制欠缺，檔案管理人員的規范意識、責任意識以及服務意識不強。

（二）文書檔案信息化建設滯后。當前，部分單位對于信息化技術的應用層次較低，沒有借助信息化工具來提升文書檔案管理工作的規范性。一是文書檔案管理系統功能單一，與單位具體需求不匹配。部分單位只是單純利用文書檔案管理系統對文書檔案進行保管，尚未將其應用到檔案分類以及檔案資源開發領域。二是缺乏相應的信息化設施，難以為檔案管理人員提供優質的管理環境。例如，部分單位尚未及時對電子掃描設備、微縮相機設備、計算機設備進行更新，影響數字化進程。三是文書檔案管理系統與辦公系統、公文管理系統處于相互獨立的狀態，三者之間沒有進行數據關聯，導致檔案管理人員無法直接基于其他系統來采集、收錄并補充相應的信息資源，影響文書檔案管理的規范性。

（三）文書檔案編研工作有待加強。部分單位檔案管理人員的編研意識以及編研能力不強，尚未形成一套規范化、系統化的文書檔案編研體系，從而導致文書編研工作陷入困境。一是文書檔案的分類整理工作有待加強。部分單位沒有對不同類型文書檔案的收集標準以及整理標準進行明確規定，大量的文書檔案資料處于雜亂無章的狀態，導致文書檔案在傳輸與利用過程中出現丟失以及損毀的情況。同時，單位沒有根據文書檔案的屬性對文書檔案進行分類，更談不上文書檔案的編研。二是檔案管理人員缺乏更深層次的管理意識，沒有及時按照當前單位的需求對文書檔案進行編研。

（四）檔案人才隊伍建設問題。文書檔案管理具有一定的繁瑣性、復雜性以及系統性，不僅要求檔案管理人員具有一定的管理思維、嚴謹思維，也需要檔案管理人員具備較高的專業水準。然而，部分單位檔案管理人才隊伍建設工作實效不強，文書檔案在歸檔、立卷以及借閱過程中仍然存在丟失、損毀等問題。除此之外，部分單位尚未將檔案人才隊伍建設列為基礎性工程來抓，在培訓領域所投入的人力、物力以及財力不足，難以全方位提升文書檔案管理人員的專業素養以及專業技能，影響文書檔案規范化管理的進程。

三、基于規范管理視角的文書檔案管理策略

（一）以完善的制度為依托，完善制度內容。文書檔案管理制度是檔案管理人員按圖索驥的基礎，其對于統一標準、規范內容以及明確流程具有重要的意義。為此，單位要完善文書檔案管理制度，細化文書檔案管理內容。一是要分別出臺規章制度對紙質類文書檔案管理與電子文書檔案管理的各項內容予以明確，做到與時俱進。二是要加強部門與部門之間的溝通與協調，確保資料在流轉以及借閱過程中保持完整性、真實性。三是要完善績效考核以及責任落實機制，增強檔案管理人員的規范意識、責任意識以及服務意識，進一步實現規范化管理的目標。

（二）充分應用信息技術的優勢，加強信息化建設。從辯證的角度以及時代發展的角度來看，傳統單純依賴人工對文書檔案進行管理的模式具有天然的局限性，無法突破檔案事業發展的瓶頸。故此，單位要進一步利用信息技術對文書檔案進行管理，推動文書檔案標準化、規范化建設。一是要完善文書檔案管理系統的各項功能。單位要深化與檔案管理系統供應商的聯系，結合本單位的具體實際來設置一套完善的文書檔案管理流程，豐富文書檔案管理的內容。具體而言，文書檔案管理系統不僅應當具有保存功能，而且應當具有分類識別、格式轉化、數據檢索、內網傳輸等功能。二是要完善信息化設施，及時更新并引進最新的電子掃描設備、微縮相機設備以及計算機設備，營造良好的文書檔案管理環境。三是要進一步打通文書檔案管理系統與辦公系統、公文管理系統之間信息傳輸、信息共享的壁壘，實現對文書資料以及其他信息資料的“一站式”管理。

（三）做好文書檔案編研工作。文書檔案管理人員要充分認識到文書檔案數據庫建設、文書檔案專題建設的重要性，打造規范化、系統化的文書檔案編研體系。一是要做好基礎工作，明確文書檔案的分類標準與整理標準。單位要出臺相關的規章制度對文書檔案的分類、整理標準進行細化，避免文書檔案資料雜亂無章的情況。二是檔案管理人員要轉變管理意識，結合當前單位的重點工作對文書檔案進行匯編。例如，可以對政策法規等信息資料進行匯編與整理，打造相應的政策法規數據庫，實現對政策法規的全面概括。

（四）深化檔案人才隊伍建設。隨著時代的發展，單位文書檔案管理人才隊伍建設的重要性會進一步凸顯。單位只有打造一批懂專業、懂技術的人才隊伍，才能確保規范化目標的實現。一是要做好人才培訓工作，加大培訓領域的投入。單位要重點圍繞現代檔案學、信息技術等內容來設置培訓內容。同時，要聽取檔案管理人員的建議，了解本單位檔案管理人員的能力短板以及理論短板，切實組織相應的專題培訓。二是要加強與檔案館、圖書館以及相關單位的合作，搭建人才交流平臺，借鑒專業部門管理文書檔案的經驗，為文書檔案管理人員提供新思路，緊跟當前檔案事業的發展趨勢。

四、結語

總而言之，單位文書檔案管理質量直接影響著單位工作的整體質量。因此，各個單位必須要予以重視，不斷革新管理方式，做好文書檔案管理的常態化工作。具體而言，一是要以完善的制度為依托，完善制度內容。二是要充分應用信息技術的優勢，加強信息化建設。三是要做好文書檔案編研工作。四是要深化檔案人才隊伍建設。除此之外，單位其他部門員工也要給予文書檔案管理人員相應的配合，及時將重要的信息資料交予檔案管理部門，為單位檔案管理工作添磚加瓦。