醫學院校人事檔案信息化管理探究

文/濱州市優撫醫院 劉佳

隨著信息技術、網絡技術的不斷發展，各類信息資源鋪天蓋地涌入人們的日常生活，這些多樣化的信息資源為社會各行業的發展帶來了前所未有的機遇，同時也給信息管理部門帶來了一系列挑戰，醫學院校的人事檔案信息管理部門肩負著學校人才管理、人才資源優化配置等多方面的重要職責，近些年，我國提出了大力開展信息化建設、加快實現社會主義現代化建設的發展方針，由此可見，不管是高校還是企事業單位，實現人事檔案信息化管理都是順應當今時代發展趨勢的必然選擇。

一、人事檔案信息化管理的主要特點

（一）網絡化的共享平臺。在信息化時代，人事檔案資料已經成為反映部門或者單位實力的一種重要途徑，同時也是單位或部門之間人與人相互了解的一種有效方式，更是使個體熟悉自身工作環境的重要渠道。人事檔案信息化管理可實現檔案資料的實時共享，提升資源的開放性和共享性，進而為部門和單位工作的開展提供更多的便利。

（二）分級式的查閱形式。在信息技術飛速發展的時代背景下，單位以及各部門都基本成立了屬于自己的門戶網站，人們可以根據自身的需要隨時進入門戶網站搜尋人事檔案資料。但這些人事檔案資料按照其保密水平與開放程度的不同是具有等級差異的。例如，非該部門或者單位的人員在進行人事檔案資料查閱的時候，只能查閱一些已經對外開放的人事檔案資料；而單位或部門內部人員則擁有更大的權限，可查閱一些保密程度較高的人事檔案資料；如果是單位或者部門的負責人，則可以查閱機密度更高的人事檔案管理資料。

（三）數據化的檔案管理模式。當今時代，人們已經能借助數據化的模式來進行電子人事檔案資料的管理，管理者可首先編制一套完整的管理模板，然后再添加具體的電子人事檔案分類標簽，在需要用到人事檔案資料的時候，只需要輸入相應的查找指令，就能很快找到所需資料。

（四）電子化的檔案載體。現階段，人事檔案資料已經實現了電子化管理，檔案管理人員只需要借助計算機，就能順利完成電子化文檔的處理工作，只要具備較大容量的硬盤，就能實現對海量人事檔案資料的有效存儲，這樣一來，不但有效分散了紙質檔案管理的壓力，同時也能避免因人工失誤而導致的檔案資料丟失等問題。

二、醫學院校人事檔案信息化管理面臨的主要問題

（一）軟硬件設施的投入以及人員的配備不足。要實現人事檔案信息化管理的目標，就必須具備完善的軟硬件設施以及充足的人才資源。但是，從當前的現狀來看，絕大部分醫學院校的人事檔案部門在檔案資料的信息化管理上存在設施設備不完善、人員配備不足的問題。盡管安排了專門的部門和人員負責此項工作，但是由于涉及的檔案資料數量十分龐大，人員的數量相對于實際工作量來說偏少。與此同時，人事檔案管理部門的打印機、計算機等硬件設施設備普遍較為落后，且大都不具備微縮設備、掃描儀等現代化硬件設施，實用性的檔案信息系統軟件更是十分匱乏，這就導致人事檔案信息化管理工作的有效開展受到了嚴重阻礙。

（二）人事檔案管理模式較為落后。我國很多醫學院校在人事檔案管理上還處在傳統人工管理階段，無法跟上當今時代的發展變化。盡管學校給檔案部門配備了專門的計算機，但是檔案部門的工作人員在計算機應用水平方面還處于初級階段，大多數人員都只能進行Word、Excel等簡單辦公軟件的操作，而無法運用一些專門的檔案信息軟件對檔案信息資料進行錄入。這樣的管理模式事實上并未完全走出以往的手工操作階段，這就對檔案信息資源的有效利用造成了嚴重影響，尤其是對于醫學院校這種本身學生數量較多，且分布較為分散的特殊院校來說，傳統的人事檔案管理模式顯然已經無法適應當今時代學校的發展需求。

三、醫學院校人事檔案信息化管理的對策

（一）適當加大軟硬件設施的投入以及人才培養力度。針對當前醫學院校在人事檔案信息化管理上存在的軟硬件設施投入以及人才配備不足的現狀，必須進一步加大軟硬件設施的投入以及人才培養力度。首先，醫學院校應當設立專門的信息化建設基金，使人事檔案管理部門具備足夠的資金進行軟硬件設施設備的采購，加快建設現代化檔案管理平臺，將以往的手工保管模式轉變為現代化人事管理模式，進而推動人事檔案管理信息化發展目標的實現。其次，醫學院校應當注重對人事檔案信息化管理人才的培養，適當加大智力投資力度，優化智力投資模式，通過全新的信息理論和信息技術為人事檔案管理人員充電，使其崗位勝任力得到進一步提升。同時，人事檔案管理人員必須積極意識到自身角色的轉變，把自己從以往的實體管理者轉變為信息管理員以及信息的發布者，在平常的工作中注重對自身計算機應用能力的提升，積極鍛煉自己運用數字化、信息化手段來進行檔案信息管理的能力。

（二）積極轉變人事檔案管理模式，樹立人事檔案信息化管理意識。要想實現人事檔案信息化管理的最終目標，就必須積極轉變目前的傳統管理模式，摒棄落后的管理觀念，全面提升人事檔案管理工作效率和質量。首先，學校領導以及人事檔案管理人員必須具備現代化管理意識，積極借助各種現代化高科技，如計算機技術、網絡通信技術、安全保護技術、數據庫技術等，對學校的人事檔案資料進行信息化管理。其次，應加強對信息管理理念的創新，注重對人事檔案資料的多角度探討和深層次分析，使檔案資源的潛在價值得到有效開發，從而促進資源利用率進一步提升。此外，還必須加快建設人事檔案資源數據庫，使其成為學校人事部門輔助信息庫，并通過該數據庫實現檔案資源信息的實時共享。

（三）加強基礎建設，為人事檔案信息化管理提供保障。醫學院校人事檔案信息化管理目標的實現必須以完善的基礎建設作為保障。因此，學校必須提高對基礎建設的重視度。首先，應當做好人事檔案資料的收集、歸類以及整理入檔等工作，從源頭上控制好人事檔案資料的質量，確保資料的完整性與真實性。其次，應結合相關規章制度落實好人事檔案資料的監督與考察工作。使其分類得到進一步細化，編排目錄更加清晰、簡潔。一旦發現某一環節的工作存在問題或者某項資料的內容不夠完善，必須第一時間進行通報，并采取相應的整改措施，這樣就能使人事檔案信息化管理基礎進一步得到夯實，促進人事檔案信息化管理的科學化、高效化開展。

（四）做好檔案信息的安全防護工作。信息技術的引入為人事檔案管理提供了更加便捷化、高效化的手段，但同時也使檔案信息面臨極大的安全風險。人事檔案的信息化管理使得電子檔案與網絡實現了有效連接，網絡環境本身具有較強的開放性，電腦黑客以及各種病毒的入侵很容易使電子檔案信息泄露或丟失，因此，必須做好信息安全防護工作，通過設置防火墻、登錄密碼等來確保電子檔案的安全質量。

四、結語

綜上所述，人事檔案信息化管理對醫學院校的長遠健康發展意義重大。目前，國內很多醫學院校在人事檔案信息化管理方面面臨軟硬件設施投入不足、缺乏足夠的人才資源、管理模式落后等問題。要解決上述問題，必須適當加大軟硬件設施以及人才培養的投入力度，積極轉變人事檔案管理模式，樹立現代化管理意識，強化基礎建設，并落實好檔案信息的安全防護工作，以免信息被不法人員竊取。