中小城市城建檔案信息化建設問題與對策

文/肇慶市城市建設檔案館 鄭小妮

隨著信息技術的飛速發展和互聯網絡的無限延伸，數字化、網絡化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學習和生活。信息時代在不斷改造傳統產業的同時，也對傳統城建檔案管理模式提出了挑戰。城建檔案電子文件的爆炸式增長，使得檔案的傳統載體形態開始向數字形態過渡；城建檔案管理和利用的主要環境也逐漸向電子環境遷移；傳統的城建檔案管理方式以手工方式為主，傳統載體檔案的利用受到時空和孤本的限制，不利于檔案的保護和大量對外利用服務。數字城市、智慧城市正在蓬勃興起，大力推進城建檔案信息建設，已成為城建檔案部門順應時代發展要求的必然選擇。

城建檔案信息化是指在城建檔案工作領域應用現代信息技術，配置城建檔案計算機輔助管理的基礎設施，建立和完善城建檔案信息資源庫，依據城建檔案信息化的標準規范體系，以城建檔案網絡為平臺，依托高素質的信息人才，開發利用城建檔案信息資源，為城市規劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發展提供有效的服務。2002年，《全國檔案信息化建設實施綱要》發布；2004年，《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》發布。從此，全國城建檔案信息化建設進入統一規劃、穩步實施階段。到目前為止，一些大城市如武漢、天津、大連、上海、杭州等市城建檔案信息化工作取得了可喜的成績，但絕大部分中小城市城建檔案信息化建設仍然不容樂觀。

一、中小城市城建檔案信息化建設現狀

（一）電子工程文件歸檔制度有待健全。目前在中小城市，CAD技術在勘察設計行業得到普遍應用，設計單位計算機出圖率達到100%；勘察、設計、施工、監理各工程環節中計算機出圖、計算機輔助施工等形成大量的建設電子文件；建設工程管理中普遍實現了用計算機輔助管理來填寫各種施工管理表格；規劃建設管理部門實現了依托政務網進行行政審批，產生了大量的電子業務和技術管理檔案。大量的電子工程文件產生并轉化為紙質文件后，電子工程文件本身的管理卻沒有受到重視，沒有建立起標準、規范的立卷歸檔制度。由于沒有相關管理制度，電子檔案的保存處于一種自然形成的狀態，誰制作就由誰負責保存，加上由于機構的改革、個人工作崗位的調整、所用計算機的更迭、工作移交過程中的疏漏等原因，導致大量電子工程文件缺失，電子檔案的保存缺乏歷史延續性。電子檔案的儲存格式也缺乏統一性，個人根據需要可以隨意對電子文件進行修改和刪除，電子工程文件的應用缺乏合理的共享機制，電子工程文件的歸檔制度有待健全。

（二）城建檔案信息管理水平還處在初步發展階段。1.城建檔案信息化基礎設施建設薄弱。（1）城建檔案信息管理軟件的技術水平不高。大部分中小城市在20世紀90年代開發了“城建檔案館信息管理系統”，能夠實現館內各類檔案資料的歸檔、入庫、查詢、借閱，能夠實現對工程、案卷的著錄和查詢，能夠實現檔案總目錄和分類目錄的檢索；但無法實現對電子文件的管理，無法接收電子文件，無法實現檔案存儲數字化，城建檔案信息資源無法在部門間共享，不能很好地為城市規劃建設管理服務。（2）城建檔案信息管理硬件基礎設備配備不齊。大部分中小城市在城建檔案信息的管理上配備了服務器、臺式機、打印機等基礎IT終端，但很少能配備光纖存儲陣列柜、掃描儀等設備。（3）城建檔案信息網絡覆蓋范圍不廣。大部分中小城市建立了城建檔案館內部的局域網，也有部分建立了與主管單位辦公網的連接，但難做到建設系統其他各部門與工程建設各參建單位的連接；部分城市建立了門戶網站，但基本上只是一些政務信息的公開，未能實現城建檔案信息共享和電子檔案網上歸檔，未能開展網上查詢和利用服務。2.數字信息資源建設還處在起步階段。（1）數據庫建設內容單一。大部分中小城市建立了城建檔案目錄數據庫、竣工項目數據庫；但城建檔案全文、原件數據庫和城建檔案多媒體數據庫等還有待建設。（2）城建電子檔案歸檔移交尚未建立起有效機制。大部分中小城市規劃建設主管部門產生的電子業務和技術管理檔案、工程建設各參建單位產生的建設電子文件如何保存、歸檔和移交，還沒有制定歸檔細則和管理規范。建設行業產業的建設電子文件大多散存在各經辦人員手中，其安全情況不容客觀。（3）城建檔案數字化進程緩慢。城建檔案數字化需要大量資金，目前只有部分城市對館藏檔案進行了數字化，大部分中小城市尚未對原已歸檔的紙質檔案、聲像檔案進行大規模的數字化。

二、中小城市城建檔案信息化建設現存問題

（一）對城建檔案信息化建設重視不夠。在很多地方，“重建設、輕檔案”的思想仍根深蒂固，工程文件作為一種有價值的企業資產，沒有得到應有的重視，很多單位將精力放在城市規劃、工程建設上，注重工程施工技術、施工工期和工程質量，但對在城市規劃、工程建設過程產生的電子文件和紙質文件重視程度不夠，沒有建立健全相關的歸檔制度，沒有配備必要的設備，沒有建立一套規范的管理機制來保障建設電子文件的完整和齊全，對城建檔案信息化建設重視不夠。

（二）資金投入不足、信息化工作難以有效開展。城建檔案信息化建設，無論是設備的購置、檔案管理軟件的開發、網絡的構建、城建檔案紙質檔案的數字化，還是現行電子文件的有效保存和歸檔，都需要大量資金的支持，但城建檔案管理部門、建設系統各部門、工程建設各參建單位都存在資金投入不足的問題。

（三）城建檔案信息化工作缺乏相應標準規范的指引。現階段，關于城建檔案信息化建設，有一些國家層面上的指導性文件和標準規范，但很多中小城市還沒有結合本地的實際情況，配套出臺相關的實施細則。城建檔案信息化標準規范體系不夠完善，對如何規范電子文件的存儲和收集，如何進行紙質檔案的數字化，如何建設數字城建檔案館，還沒有制定相應的實施細則，不能有效指引城建檔案信息化工作。

（四）缺乏信息管理方面的相關人才。城建檔案信息化建設需要大批復合型專業人員參與，要求不僅要掌握檔案知識，還要掌握信息技術、計算機、科技軟件等新技術，具備信息知識和網絡文化的綜合管理能力。但中小城市城建檔案從業者信息化水平偏低，信息化建設方面的專業人才還相當缺乏，系統掌握檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術和電子檔案管理的人還相當少。

三、推進中小城市城建檔案信息化建設的對策思考

（一）城建檔案工作部門要進一步提高認識，增強緊迫感。隨著信息技術和互聯網技術在各級機關和全社會普遍應用，建設行業產生的文件無論是設計圖紙、施工管理文件還是審批文件，絕大多數都是在數字信息環境下進行。城建檔案管理部門要對應歸檔文件進行有效管理，必須走檔案信息化之路，否則就會面臨“無檔可歸、無檔可用”的尷尬局面，嚴重影響城建檔案事業的發展，影響數字城市和智慧城市的建設。如果城建檔案工作部門不能充分認識城建檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使自身檔案管理水平滯后，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整，從而造成檔案部門的嚴重失職、國家檔案的嚴重缺失、社會記憶的嚴重丟失。

（二）完善城建檔案軟硬件基礎設施。1.切實做好城建檔案的計算機管理工作。應根據本地經濟社會發展的現實情況需要，逐步配備相應的計算機軟、硬件設備和網絡設備，并要盡快開發適應本地城建檔案信息管理的軟件系統。城建檔案管理軟件應具備數據管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統維護等基本功能，覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、檢索利用、鑒定、統計等環節，并要重點考慮城建檔案管理電子化、遠程化、協同化、圖文一體化的趨勢，擴充電子檔案管理、與地理信息系統相結合、遠程管理等其他功能或預留相應接口。由于城建檔案本身就帶強烈的地理特征，還要搭建起使傳統的城建檔案系統與地理信息系統相結合的應用平臺，使城建檔案系統管理軟件更加有利于突出自身的特點，拓寬城建檔案信息的應用前景。2.積極加強城建檔案網絡建設。應根據信息化工作的需要，積極加強和不斷完善計算機局域網建設，推進網絡技術在城建檔案館的應用。要爭取盡快與本地政務網聯接，成為政務網中提供城建信息和完成城建檔案管理工作的子網。盡快建立城建檔案門戶網站，實現城建檔案信息上傳因特網，逐步實現城建檔案信息傳遞和信息共享網絡化。

（三）統籌規劃、分步實施，盡快開展數字信息資源建設。1.積極推進城建檔案信息數據庫建設。（1）做好城建檔案信息基本數據庫的建庫工作，通過接收電子檔案、文件及圖紙掃描、利用OCR技術、聲像檔案數字化等多種手段，建設起相關的城建檔案全文、原件數據庫和城建檔案多媒體數據庫等，并與城建檔案目錄數據庫共同構成城建檔案基本信息數據庫。（2）逐步構建專業特色數據庫。在基本數據庫的基礎上進行數據的挖掘、提煉與整合，逐步建設具有城建檔案專業特色的全文數據庫、地下綜合管線數據庫、規劃審批成果數據庫、重要竣工項目數據庫、聲像資料數據庫。2.盡快開展城建檔案資源數字化。傳統載體檔案數字化是現階段檔案信息化建設的首要任務。只有把紙質檔案、音像檔案等傳統載體的檔案進行數字化，才能實現檔案信息的遠程利用和便捷利用。要根據實際需要及本地的經濟能力，科學制訂城建檔案數字化的實施計劃和實施方案。首先做好檔案數字化工作整體規劃，摸清家底，對尚未實施數字化的檔案數量和類別進行統計估算；并按照優先選擇珍貴檔案數字化、高使用頻率檔案數字化等方法，制訂檔案數字化年度計劃；同時要制定包括經費、人員、場地、設備、技術、組織方式等方面完善的實施方案和資金預算，找準重點和難點，逐一克服解決，把現有的實體檔案資源轉變成數字信息資源。3.積極探索電子城建檔案管理，加速城建檔案信息化進程。城建檔案的產生和保管部門要根據城建檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位有保存價值的電子文件真實、完整、有效。城建檔案管理部門應提前介入建設電子檔案的管理，對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實行全過程的管理與監控，保證建設電子檔案的質量。積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術方法研究，制訂建設電子檔案接收的相關標準、規范。結合城建檔案管理軟件的開發，盡快在離線情況或網絡環境下接收建設電子檔案，避免今后的再數字化。

（四）盡力解決城建檔案信息化建設的瓶頸。1.想方設法做好城建檔案信息化人力資源建設。信息技術人員的缺乏和檔案館人員信息技術知識和能力的缺乏，是城建檔案館信息化建設的瓶頸之一，解決這些問題必須多條腿走。一是補充具有計算機、信息化等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構，滿足信息化建設工作的需要。二是積極開展信息技術培訓，在分層次、分階段和根據業務需要進行培訓的原則上對相關人員進行培訓，著重加強城建檔案業務人員的信息化技術培訓以及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高業務人員掌握和運用現代化技術的技能。三是對計算機等信息化技術人員進行城建檔案工作知識和技能的培訓，使其掌握城建檔案工作的客觀規律，更好地開展城建檔案信息化工作。2.推進檔案信息化標準規范體系建設。在信息化社會，標準的重要性與日俱增，如果標準統一，那么建成各信息系統就可以輕而易舉地實現信息共享，進行信息交流，如果標準不統一，各自為政，那么將來勢必會形成一個個“信息孤島”。因此，必須貫徹落實《建設工程文件歸檔管理規范》《建設電子文件與電子檔案管理規范》《紙質檔案數字化技術》《電子文件歸檔與管理規范》等標準規范，結合本地的實際，逐步建立起統一的應用軟件技術規格、數據為基本規格和主要數據格式標準。3.想方設法將城建檔案信息化建設專項經費列入地方財政預算。要積極爭取各方面的重視和支持，尤其是多向主管部門、財政部門匯報國家和省里對城建檔案信息化工作的要求，充分說明城建檔案信息化建設的必要性、重要性和緊迫性，積極爭取將城建檔案信息納入數字城市、智慧城市和電子政務平臺，爭取將檔案信息化建設專項經費列入地方財政預算。

四、結語

城建檔案信息化是城市經濟發展、科技進步和社會需求等諸多因素共同推動的結果。對城市的發展而言，開展城建檔案信息化建設，是一項具有戰略意義的工程，是城市的基礎平臺建設工程，是城市信息化水平的提升工程，是建立數字城市、智慧城市的重要信息源，意義重大，影響深遠。但城建檔案信息化建設的過程不是一蹴而就的，需要城建檔案管理部門、建設系統各部門和工程各參建單位的共同努力。