事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

文/云南省昆明市盤龍區(qū)勞動人事爭議仲裁院 朱峻峰

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位與普通企業(yè)的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質(zhì)而決定的。人事調(diào)動、工作紀(jì)要記錄以及發(fā)展歷程等內(nèi)容則是其工作的重點，這些資料都是事業(yè)單位歷史變革的見證，有著重大的意義?，F(xiàn)代社會科技的快速發(fā)展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統(tǒng)的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機(jī)讀。這樣的檔案管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式有著很大區(qū)別。在未來檔案管理當(dāng)中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進(jìn)行信息決策還是開展有關(guān)的項目服務(wù)，這些都是可以參考的重要內(nèi)容。所以，積極創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的方式方法，深入數(shù)字化、信息化的應(yīng)用手段，推進(jìn)檔案信息化管理工作，更有助于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化、效率的提升，對于實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展大有裨益。

二、目前事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

（一）缺乏對檔案信息化管理的重視。在傳統(tǒng)的檔案工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏對檔案管理的認(rèn)識，導(dǎo)致在工作中沒有主動性，也沒有管理創(chuàng)新的意識。在統(tǒng)籌規(guī)劃上，通常認(rèn)為檔案管理的工作只是對人事檔案信息的保管、儲存，并不愿意耗費過多的精力和時間，最終讓檔案管理信息化流于形式。尤其是在信息化管理日漸普及的當(dāng)下，這種管理思維已經(jīng)不能順應(yīng)檔案管理的新需要。

（二）檔案管理人員信息化處理能力低。在信息化突飛猛進(jìn)的當(dāng)下，事業(yè)單位檔案管理人員信息素養(yǎng)、綜合素質(zhì)都難以充分適應(yīng)工作需求。當(dāng)下很多檔案從業(yè)者不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，也未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏對檔案管理信息化的理念認(rèn)知，在新思想、新思維方面，整體知識儲備薄弱，對待現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握、數(shù)據(jù)的處理等都不夠熟悉，總體來說工作缺乏有效性和針對性。

（三）檔案信息化建設(shè)平臺更新速度緩慢。目前我國部分事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)時，雖然擁有較為完善的員工檔案信息管理系統(tǒng)作為檔案信息管理建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在實踐過程中，檔案信息管理系統(tǒng)以及其平臺建設(shè)中受重視程度相對較為欠缺。很多事業(yè)單位的檔案管理人員仍舊使用最傳統(tǒng)的檔案管理方式，并沒有將全新的檔案管理方式融入自己的日常工作中，使得檔案管理的質(zhì)量難以在短時間內(nèi)得到提升。檔案信息化平臺建設(shè)更新的速度較慢，這無法讓一部分新入職的員工信息錄入系統(tǒng)中，更沒有辦法幫助更多的人在短時間內(nèi)找到所需要的檔案，這給利用檔案信息化平臺獲取相關(guān)的資料、人才的優(yōu)化以及管理帶來了相對較大的阻礙。不僅如此，由于我國部分事業(yè)單位的管理人員，在進(jìn)行檔案管理以及檔案的收集過程中，沒有保持靈活且變通的思維，仍舊按照千篇一律的原則進(jìn)行工作，使得檔案管理變成了一個重復(fù)性的勞動。但是通過對檔案管理這一工作進(jìn)行分析，能發(fā)現(xiàn)檔案管理并不是要求工作人員在實際收集檔案時將檔案管理變得十分單一，而是需要考慮到在互聯(lián)網(wǎng)時代下以及計算機(jī)飛速發(fā)展的當(dāng)前，檔案應(yīng)如何進(jìn)行管理，如何確保紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠共同流通，并且方便事業(yè)單位的工作人員對檔案進(jìn)行及時分析與查詢。目前網(wǎng)絡(luò)的極速發(fā)展讓很多人員在分析、使用檔案時更習(xí)慣使用電子版。傳統(tǒng)的檔案管理人員由于其在工作時缺乏思維上的改變，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了一個非常大的漏洞，缺乏系統(tǒng)且成套的檔案資料，檔案整理內(nèi)容不完整，很多復(fù)印件無原稿。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化優(yōu)化策略

（一）合理規(guī)劃工作內(nèi)容。首先，要加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)班子的建設(shè)，使其認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性，要依照國家法律法規(guī)來嚴(yán)抓事業(yè)單位檔案信息化管理，將其看作是一項重要、制度化的工作內(nèi)容，對檔案管理專職人員進(jìn)行合理配比，加大信息化建設(shè)當(dāng)中所需要的硬件與軟件措施，以此來裝備好檔案管理信息化建設(shè)的隊伍。其次，事業(yè)單位要深入開展調(diào)研活動，定制適合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，落實各項需求，設(shè)立長期目標(biāo)和短期目標(biāo)，并提出具體的管理方法，使工作有據(jù)可循，順利推進(jìn)工作的實施。

（二）完善監(jiān)督管理內(nèi)容。建立完善的管理制度與管理方法，是為檔案管理工作提供保障的基礎(chǔ)。首先，要明確《檔案法》當(dāng)中的規(guī)定，以此為執(zhí)行的綱領(lǐng)，結(jié)合自身的運營情況，靈活設(shè)計檔案管理中的考核制度。其次，建立行之有效的監(jiān)督機(jī)制，實現(xiàn)內(nèi)部與外部的共同監(jiān)督，要避免出現(xiàn)以權(quán)謀私的現(xiàn)象，強(qiáng)化監(jiān)督制度，確保檔案管理工作得以順利展開。充分利用公開和社會監(jiān)督的方式，接受媒體與群眾的審查與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)在檔案信息化管理當(dāng)中的隱患，為事業(yè)單位營造一個高效、安全、穩(wěn)定的信息化管理環(huán)境。最后，事業(yè)單位要建立健全評估體系，對檔案工作進(jìn)行合理考核，以確保信息化管理真正得以有效實施，從細(xì)節(jié)出發(fā)，把握好每一個環(huán)節(jié)。

（三）優(yōu)化隊伍建設(shè)。優(yōu)秀、高質(zhì)量的檔案信息化管理工作需要有正確的管理觀念作為支撐，也需要有優(yōu)秀的管理人才以及富有凝聚力的工作團(tuán)隊。首先，領(lǐng)導(dǎo)要帶領(lǐng)整個團(tuán)隊自上而下轉(zhuǎn)變工作觀念，樹立正確的檔案管理信息化工作的意識，明確檔案信息化管理的具體內(nèi)涵，針對目前工作的優(yōu)勢、不足進(jìn)行調(diào)整，針對性地強(qiáng)化整體的應(yīng)用意識。其次，強(qiáng)化對人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。在實踐中，單位可以利用內(nèi)部競聘的方式來調(diào)動人才的積極性，使工作當(dāng)中沒有消極怠工的人，激發(fā)其主觀能動性，同時也可以邀請專家來講座，實現(xiàn)定期培訓(xùn)，建立高效的檔案管理團(tuán)隊。使每個人都能發(fā)揮最大的價值。同時裝備好現(xiàn)有的隊伍。最后，要實施輪訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新管理的意識、信息化管理方法與工作技能。尤其是要對隊伍整體的計算機(jī)應(yīng)用能力和技能進(jìn)行針對性培訓(xùn)，真正培養(yǎng)出高素質(zhì)、有責(zé)任心且熱衷于檔案管理的人才隊伍。

（四）健全制度和機(jī)制。目前我國部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時仍舊沒有做到真正的信息化管理，需要在事業(yè)單位建立信息化管理機(jī)制，其目的是提高信息管理的規(guī)范化以及制度化。在管理過程中可以通過以下幾個不同的步驟，健全和完善信息化管理機(jī)制。第一，在實際開展建設(shè)時，應(yīng)明確考慮到事業(yè)單位自身的發(fā)展?fàn)顩r以及事業(yè)單位所處的地域環(huán)境，立足于自身發(fā)展的實際狀況才能夠針對管理機(jī)制進(jìn)行完善，并且提高事業(yè)單位檔案管理工作人員在實際應(yīng)用時對該機(jī)制的應(yīng)用效果。作為事業(yè)單位管理者，應(yīng)始終明確檔案信息化在建設(shè)過程中的重要意義，并且讓檔案管理人員與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的溝通交流質(zhì)量得到提高。作為檔案信息管理人員，能夠明確不同的功能應(yīng)如何使用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在開展程序設(shè)定時應(yīng)該考慮到檔案管理人員的工作方式、工作效果以及工作習(xí)慣，只有兩者不斷地加大交流才能夠提高合作的質(zhì)量，并且確保更好地在事業(yè)單位中開展工作，提高檔案建設(shè)的信息化質(zhì)量。第二，事業(yè)單位管理者應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位的實際發(fā)展效果，并且將績效考核制度落到實處，無論是管理人員或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，通過績效考核都能夠調(diào)動其工作的積極性。確保在開展信息化檔案管理建設(shè)時，能夠讓更多的檔案管理人員了解自身工作的意義。事業(yè)單位內(nèi)還可以將獎懲制度與績效考核相融合，針對績效考核質(zhì)量較好的工作人員給予獎勵，這種獎勵既可以是物質(zhì)獎勵，也可以是精神獎勵。讓檔案管理人員在事業(yè)單位工作時看到自己工作的開展、前進(jìn)方向。差異化的獎勵和懲罰同樣能夠促進(jìn)檔案管理人員在日常工作時的工作主動性，并且約束了檔案管理人員在實際工作中存在的玩忽職守等消極現(xiàn)象。第三，針對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員而言，同樣需要加大管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員在事業(yè)單位中的存在，是根據(jù)事業(yè)單位的實際發(fā)展?fàn)顩r以及當(dāng)下的市場經(jīng)濟(jì)狀況，對事業(yè)單位內(nèi)所使用的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)、更新，確保檔案管理系統(tǒng)能夠始終滿足事業(yè)單位的整體發(fā)展，作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，更需要在固定的時間維護(hù)軟件，目的是確保數(shù)字化存儲和運用的安全性。而固定的時間進(jìn)行更新，也可以防止由于更新時間不穩(wěn)定而對檔案管理人員造成的措手不及，其工作難以在短時間內(nèi)暫停，更無法對工作中的內(nèi)容進(jìn)行有效保存。

目前事業(yè)單位所處的是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，當(dāng)下是一個全新的時期，同樣也面對著一個全新的平臺。事業(yè)單位管理者想要在當(dāng)前真正實現(xiàn)信息化建設(shè)，需要依賴信息化的平臺建設(shè)。在信息化平臺建設(shè)中應(yīng)做好硬件設(shè)施的建設(shè)，每一個事業(yè)單位在發(fā)展中，其發(fā)展的目標(biāo)以及公共服務(wù)體系都存在一定區(qū)別。而單位在發(fā)展過程中需要有自己的管理平臺，才能夠提高檔案管理的整體質(zhì)量，同時也可以利用檔案管理平臺隨時調(diào)出事業(yè)單位所需要使用的檔案，開發(fā)出一個相對統(tǒng)一又相對獨立的檔案管理功能模塊，可以根據(jù)事業(yè)單位在不同項目時的需求調(diào)出相關(guān)檔案。而作為網(wǎng)絡(luò)設(shè)計人員，在設(shè)計檔案管理時也應(yīng)該根據(jù)檔案管理的職能、流程特點，進(jìn)行有針對性的功能設(shè)計，始終服務(wù)于事業(yè)單位的整體發(fā)展。并且讓事業(yè)單位的全部軟件走向合理化，其應(yīng)用效果得到提高。在實踐過程中，所有網(wǎng)絡(luò)管理人員需要不斷完善和升級硬件軟件，比如說可以盡可能地將系統(tǒng)平臺的價值散發(fā)出來，提高事業(yè)單位工作人員在實際工作時的整體工作質(zhì)量與工作效率，讓更多的工作人員感受到工作的便捷性。與此同時，可以將一些常用的檔案管理功能以及檔案放在系統(tǒng)相對較為明顯的地方，這一目的是為了讓工作人員在短時間內(nèi)找到自己所需要的檔案，同時做好資源的整合。所謂資源整合是要求網(wǎng)絡(luò)管理人員在硬件設(shè)施建設(shè)好之后，將信息化建設(shè)過程中另外一個重要的內(nèi)容進(jìn)行整合。也就是說，需要借助相關(guān)的管理軟件，比如說ERP、EDP等。除了需要硬件設(shè)施，軟件建設(shè)同樣尤為重要，作為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)與檔案管理人員的溝通，并且根據(jù)檔案管理人員的實際需求來制定相關(guān)的信息化建設(shè)目標(biāo)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術(shù)的進(jìn)步，也是社會效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上要做好與社會共同進(jìn)步的準(zhǔn)備。在這個過程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運行情況相結(jié)合，探索真正適合自身發(fā)展的科學(xué)道路。了解最新的網(wǎng)絡(luò)信息、計算機(jī)技術(shù)以及應(yīng)用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎(chǔ)。