淺談企業檔案工作智能創新

文/山西汾西礦業（集團）有限責任公司 張晶

在電子技術日益發展的今天，各種人工智能程序日益增多，比如百度創造了人工智能“小度”，小米創造了人工智能“小愛”等等，百度和小米等這些運營商制造出的機器人，聽到人們下達的指令就會快速檢索，并回答人們所提出的問題。這些所謂的人工智能最大的依托數據是什么？為什么能快速檢索到？最大的依托是不斷擴充大數據，通過這一平臺，不斷在后臺進行大數據存儲擴充，實現快速檢索。

目前，企業的現狀只能滿足日常的提供利用，人工智能對企業檔案工作進行創新，能解決企業檔案工作中出現的問題，只有這樣，檔案工作才能多樣化、智能化，才能為快速檢索提供利用。

一、企業檔案意識不足，思想要創新

檔案工作是一項“記錄歷史，服務現在，替未來著想”的事業，在實際工作中，大多數人的檔案意識淡薄，企業領導不重視檔案工作，檔案管理人員基本上是辦公室兼職人員，要負責辦公室各項事務，同時承擔著檔案工作，因為大多數人并沒有將檔案工作看成重要崗位，覺得檔案部門是“收資料、看庫房、養老的”最佳場所，所以，檔案工作不被人重視，對檔案人員的專業素質更是不值一提，好像隨便找個人就可以勝任這份工作，只要看好“資料”不丟就可以了。大多數人認為企業建立檔案室，將資料放到檔案室就是檔案了，部門放不下的資料才會想到檔案室，重要的資料還在部門或個人手中，全員的檔案意識不強，對檔案認識不夠。因此，必須提高全員的檔案意識。

另外，思想要創新。首先，在企業中樹立檔案重要性的理念，提高企業全員的檔案意識。企業領導要重視檔案工作，明確專（兼）職檔案人員，檔案專人負責，具備檔案專業技術資格。其次，主動接受新的思想，在傳統的檔案工作中創新，利用好檔案信息化管理平臺。最后，解放檔案管理人員的思想，轉變檔案管理人員的傳統觀念，鼓勵檔案人員敢于創新、勇于創新，從而發揮檔案的作用，為企業提供全新的服務。

二、企業檔案信息結構創新

隨著企業的轉型發展，智能化不斷進步，創新是企業發展的必然要求。企業檔案是企業生產、經營、管理等各項活動的真實記錄，是企業開展各項工作的基礎信息，是企業資產的重要憑證和依據。

山西汾西礦業集團公司是主焦煤生產企業集團，是一個以煤炭生產加工為主，集建筑、建材、發電、化工、機械加工制造、物流貿易等多種產業門類的大型國有企業。隨著社會電子信息的發達，智能化辦公、OA辦公自動化系統、檔案信息管理系統等等，傳統的檔案管理方式已經難以適應新的信息環境，企業檔案工作面臨著很大的機遇和挑戰，紙質檔案的中心地位已經減弱，包括文本、圖像、聲音在內的電子文件檔案的數量正在迅速增加，須將各類紙質檔案、錄音、錄像檔案等進行全文信息數字化處理。

山西汾西礦業集團下設二級單位45個，汾西礦業集團公司檔案信息化自2003年開始實行計算機管理檔案（單機版），雖然實現了單機版信息化管理手段，但隨著電子檔案的大量產生，檔案管理手段已遠遠不能適應企業發展的需要。經過集團公司領導研究決定，從2008年至2010年，利用兩年的時間與山西華清軟件科技有限公司聯合研究開發，建立起《汾西礦業集團檔案信息化管理系統》（因特網絡版），實現了檔案信息管理傳輸的自動化、文檔一體化、共享化。到2012年底，集團公司立檔單位（包括資源整合區域公司和礦井公司）已達到60多個，并做到了檔案信息化管理系統集團公司全覆蓋，檔案信息化管理系統的應用使集團公司檔案管理手段發生了根本性的變化，極大地提高了檔案信息服務企業的能力，與此同時，2014年集團公司檔案信息化系統與OA辦公自動化成功實現了無縫對接，把OA辦公系統中所產生電子文件完整、系統、集中歸到檔案系統中，實現了資源共享。2015年5月，汾西礦業OA辦公系統升級改造后，根據要求，檔案處積極與信息中心溝通，于2016年5月對《汾西礦業集團檔案管理系統》進行相應的升級，實現汾西礦業檔案信息化管理系統與OA辦公系統的無縫對接，很大程度上解決了OA電子文件歸檔問題，減少了傳統掃描歸檔的出錯率，大大提高了工作效率及電子文件歸檔效率。

集團公司檔案信息管理系統與OA辦公系統從收發開始，通過掃描、錄入、上傳等方式將文件全文錄入計算機，文件在有關部門流轉、辦理完畢后，由專（兼）職檔案員負責收集歸檔，經檔案館進行鑒定、篩選后，將有價值的信息直接轉入檔案信息化管理系統（服務器），或以光盤等其他形式備份存儲，檔案實體對應入庫保管。此系統通過計算機與Internet網絡技術對集團公司所有立檔單位的各門類檔案和其他檔案從文件的形成、收集、整理軟件格式統一化，歸檔及網上查詢利用、借閱統計進行全面管理，實現檔案信息管理傳輸的自動化、數字化及文檔一體化、共享化。

三、企業檔案信息智能技術創新

信息技術在當下飛速發展，檔案館存儲信息的載體也發生了深刻的變化，由于檔案實體與信息的并存，檔案館在加強檔案物質形態管理，對檔案信息的管理將同步進行，形成文檔一體化的管理模式。

如何利用好信息網絡手段實現智能化查詢，是我們即將面臨的一個新的課題。我們在查詢的時候是否遇到這樣的問題——模糊查詢，沒有明確的具體時間、具體內容、具體人名，只有大概的時間，相關的問題，只能在我們條目式的目錄中查詢，如同海底撈針，在查詢上給我們造成了很大困難。

在智能化時代，如果我們在電子文件的基礎上將資料做全頁數據化處理轉換，在查詢的過程中自動檢索提取資料的頁面信息，自動做篩查處理，將相關信息內容，通過系統的篩撿將密級、重要程度、所查內容進行提取，快速查詢調閱檔案資料，通過智能化的查詢，對檔案的利用、借閱進行統計。如果檔案通過大數據的處理轉換，創造出和“小度”“小愛”一樣的智能機器人“小藍”，并且每個“小藍”都有自己的單獨代碼，還可以通過指尖AI技術的突破，通過“小藍AI智能”查詢，快速查詢到相關的文件資料、影像資料等等，和我們查詢百度一樣方便，“你說一句話，指尖指一下”，分分鐘可以檢索到相關的內容，服務不同的檔案領域，這樣不但可以把企業檔案館變成企業生產、經營、管理等智能信息存儲中心，也能成為企業的歷史文化智能宣教中心，由機器人“小藍”代替人工接待、繁瑣的查詢，不僅可以大大提高工作效率，同時能更好地為企業提供利用，這就需要企業不斷豐富儲存檔案館（室）內容，從真正意義上將“死檔案”變成“活檔案”，真正意義上發揮“人人都是檔案員”的理念。

總之，在信息技術飛速發展的社會，智能化信息管理領域發生了深刻的變革，檔案信息化逐漸進入飛速發展的階段，檔案領域面臨著前所未有的機遇和挑戰。在節奏不斷加快、信息瞬息萬變的智能社會，檔案也應創造自己的智能小助手，滿足人們尋找歷史足跡的需求。