淺析不動產檔案查詢
——以山東省日照市不動產檔案查詢為例

文/日照市自然資源和規劃局 邱玉霞

根據市場深化改革的需要，房地產交易實現了《房地產權證》和《土地使用權證》雙證合一——《不動產權證書》，這樣一來，解決了困擾已久的辦證難問題，極大方便了人民群眾，但也導致了相關檔案查詢業務集中在了不動產登記中心，業務量成倍增加。本文以山東省日照市不動產檔案查詢業務為例，就不動產檔案管理工作做如下初步探討。

一、不動產檔案查詢業務現狀

由于歷史沿革的原因，日照市不動產檔案查詢業務目前集中在三個受理系統：不動產登記中心業務系統、房產局管理系統和土地檔案查詢系統。檔案查詢工作人員需針對檔案查詢的客戶，作出準確的判斷，通過詢問他們查詢檔案的目的和用途，來準確界定應使用哪一個系統進行查詢。2019年，日照市本級不動產檔案查詢業務已達21000 宗。

二、不動產檔案查詢主要用途

不動產檔案查詢主要集中在海洋、林地、土地、房屋這四大類，而其中與群眾關系最密切的主要是房屋類，經統計分析，群眾查詢不動產檔案的主要用途主要集中在以下兩大類：

（一）辦理各種無房屋權屬狀況證明。小學、初中義務教育的入學證明，無房屋的辦理不動產無房屋權屬狀況證明；低保、廉價租房的需查詢房屋權屬狀況證明，無房屋的辦理不動產無房屋權屬狀況證明；辦理不動產產權證，第一套房屋辦理產權證的，需要查詢個人名下有無產權權屬證明，無房屋的辦理不動產無房屋權屬狀況證明；公、檢、法以及監察委等查詢檔案，沒查詢到房屋需要無房屋權屬狀況證明的，無房屋的辦理不動產無房屋權屬狀況證明；律師前來查詢檔案，個人、單位名下無房屋權屬狀況證明，無房屋的辦理不動產無房屋權屬狀況證明等。

（二）調查房屋權屬狀況。查詢檔案房屋產權情況，了解單位或者個人名下有幾套房屋權屬情況；查詢檔案產權情況，確認單位或者個人名下房屋權屬狀況的抵押、查封情況；查詢檔案產權情況，確認公、檢、法以及監察委調查單位或者個人名下的房屋權屬狀況情況；查詢檔案產權情況，辦理不動產產權證；查詢檔案產權情況，律師查詢檔案查詢利害關系人名下的單位或者個人名下的房屋產權狀況。查詢檔案產權情況，預告登記情況；查詢檔案產權情況，預告抵押、查封情況；查詢檔案產權情況，他項權情況等。

三、不動產檔案查詢的方式

（一）個人需要查詢。查詢個人名下的所有權屬查詢；所有權屬查詢，查詢單位或者個人名下的所有權屬；他項權查詢，查詢他項權名下的單位或者個人抵押情況；預告他項查詢，查詢預告名下的單位或者個人名下的抵押、查封等情況。

（二）其他需要查詢。查詢票據需要查詢的；查詢合同需要查詢的；查詢大土地證需要查詢的；查詢變更房屋權屬需要查詢的；查詢稅票單據需要查詢的等等。

四、對不動產檔案管理人員的要求與管理

在檔案查詢工作中，面對大量的檔案查詢服務，除了后臺技術工作人員提供了有力的技術保障外，要求不動產登記中心檔案管理人員要心態平和、耐心細致，重點做好以下幾點：

（一）檔案管理人員要不斷增強事業心和責任感。檔案管理人員要熟悉不動產業務辦事工作流程，要了解不動產檔案形成過程，要有耐心、責任心，要習慣這種查詢檔案的機械的勞動，要堅守自己的工作崗位。

（二）切實加強檔案管理人員的學習培訓。固定查詢檔案的工作崗位，使他們專心工作；定期對他們進行培訓，增強他們的業務能力；條件允許的情況下，讓他們去專業的培訓班進行系統的學習，提升他們的工作能力；確保學習時間有效性，全覆蓋、效果最大化，保證不動產知識融入工作中。

（三）加強對檔案管理人員的管理教育。要教育引導檔案管理人員對不動產檔案數據安全、保密重要性的認識；切實加強對檔案管理人員的管理，并簽訂檔案信息資料保密協議；定期對檔案管理人員進行安全、保密教育培訓；對檔案管理人員進行全方位監督管理。

（四）嚴格落實不動產登記資料依法查詢檔案制度。除權利人、利害關系人，公、檢、法以及監察委等可以依法查詢檔案資料外，任何人或者單位不得隨意查詢。查詢不動產檔案資料的單位和個人要履行保密義務，未經權利人同意，不得泄露不動產資料；不動產登記信息資料檔案共享單位以及查詢檔案資料工作人員應當對不動產登記信息檔案資料信息保密，除正常辦理不動產登記業務外，不得隨意調取、查閱與業務無關的檔案資料；違反國家規定泄露不動產登記信息的，要嚴肅處理，對造成信息安全事故或者給他人造成損害的，要依法追究法律責任。

（五）重視關愛檔案管理人員，積極為他們排憂解難。評先樹優方面給予他們優先；在工作中遇到的問題，為他們排憂解決；在工作環境中，軟硬件配備最先進的設備；關心他們的健康，在生活方面予以適當照顧。

五、妥善處理查檔過程中的各類問題

針對檔案查詢過程中遇到的各類問題，要把群眾的需求放在第一位，“急群眾之所急，想群眾之所想”，以高度的責任感和事業心，積極為辦事群眾解決問題。

（一）力所能及為弱勢群體提供幫助。前來查詢檔案的老弱病殘等弱勢群體，他們往往弄不明白需要查詢什么，只知道房地產開發公司讓其到不動產辦理業務，具體辦什么、怎么辦，一點都不清楚。遇到這種情況，要態度和藹，仔細詢問，了解其真正需求，幫助解決實際問題。

（二）認真做好解釋工作。在工作中，遇到沒有持規定手續，卻要查詢利害人關系人名下房屋權屬的，要耐心向其解釋相關法律法規，必須做到依法查詢檔案。

（三）協助做好協調工作。在檔案查詢中遇到的最難查詢的就是歷史遺留問題檔案。這種檔案，查詢起來非常麻煩，這就需要多方協調、多方面咨詢、多方積極配合，通過不懈努力，最終解決棘手問題。

（四）依法依規做好檔案查詢。在檔案查詢業務中，接觸較多的是律師，查詢的問題往往多種多樣，遇到的情況更是各式各樣，在具體查詢工作中要認真、仔細、耐心，依法依規進行查詢。

六、不動產檔案管理發展趨勢

（一）加快不動產登記歷史數據梳理整合。加快不動產登記標準體系建設，盡快實現現有檔案查詢系統與原房管局管理系統和土地檔案查詢系統的數據整合，完成基本框架的搭建，將其納入規范化、標準化管理軌道。

（二）推動“互聯網+”不動產登記建設。加快開發完善檔案查詢系統與“愛山東”政務APP的接入融合，提高業務互通能力和資源使用效率，實現網上進度查詢、網上證書核驗等便民服務功能。加大宣傳推廣“日照不動產”微信公眾號的應用力度，在“網上大廳”智能客服功能模塊中增加辦證進度、證書查驗、權證下載、權證核驗等綜合查詢功能。