企業養老保險檔案信息化管理問題研究

文/馬濟勝

一、企業養老保險檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案管理人員能力有待提升

隨著我國信息化水平的不斷提升，各種信息化技術已被廣泛應用于企業的養老保險檔案管理工作中，在企業養老保險檔案管理中充分應用信息化技術，可以方便信息需求者進行科學的檢索和查詢，對了解企業養老保險的檔案動態信息而言具有重要意義[1]。然而，在現如今企業養老保險的檔案信息化管理過程中仍然存在檔案管理人員的專業能力不足問題。例如，部分檔案管理人員在信息化管理工作的推進過程中對于檔案信息管理的認識不全面，沒有充分掌握相關的檔案信息化管理技術和操作方法，對養老保險檔案分類管理缺乏科學系統的方法，這就導致了企業養老保險檔案管理信息化管理者能力不足，對于企業職工養老保險的長久發展而言產生諸多負面影響[2]。

（二）檔案管理安全性相對不足

將信息化技術應用于企業養老保險的檔案管理工作中，雖然可以更好地集中管理企業養老保險信息、深度貫徹信息化管理理念、提升企業養老保險檔案的管理效率，但在實施信息化方案管理工作的過程中也面臨著許多突出的問題。在企業養老保險檔案管理工作中應用信息化技術最常見的問題就是檔案管理的安全性差，檔案管理的相關信息缺乏科學的維護和保護，信息泄露問題比較嚴重。一部分檔案管理工作者在具體的工作中缺乏良好的信息安全維護理念和保護意識，只要有信息需求者以及企業信息查詢審批流程不嚴格，檔案管理工作者就會提取出有關信息，嚴重擾亂了企業養老保險檔案管理的科學性與有效性，對于各類檔案信息的安全性維護缺乏有效管理。

（三）檔案信息化基礎設施不完善

對于信息化技術在企業養老保險檔案管理中的科學應用，還需要經辦機構擁有比較完善的信息化基礎設施。在現代化背景下，我國企業養老保險檔案信息化基礎設施的建設相對薄弱，這是影響檔案管理效率的重要因素。例如，部分企業在進行養老保險檔案管理工作時會應用到信息化技術，所使用的相關電腦設備比較陳舊和落后，電腦中的軟件功能也存在著滯后現象，導致企業養老保險檔案管理工作缺乏系統性和整體性。所以，在今后企業養老保險檔案信息化管理操作中如何優化企業的硬件設施和軟件設施，成為社會保險經辦面臨著的核心課題。

二、企業養老保險檔案信息化管理問題的應對措施

（一）加強培訓，促進檔案管理人員能力的提升

培訓作為企業養老保險檔案管理信息化中的核心內容，對于檔案管理工作者個人綜合能力的培養和提升具有重要的價值和意義。筆者通過研究發現，在企業檔案管理信息化工作推進中，相關檔案管理工作者不熟悉信息化操作，對于檔案信息缺乏科學的分類和整理，嚴重影響到養老保險檔案管理的科學性及有效性。所以，管理人員上崗前一定要加強人員培訓工作，圍繞養老保險檔案管理的信息化要求和相關內容加強培訓，讓檔案管理工作者掌握一定的信息化知識，并熟悉檔案信息化管理工作的相關操作流程。管理部門要定期開展檔案信息化管理的相關培訓工作，不斷促進檔案管理人員專業技能水平的提升，這對于促進檔案管理信息化工作的良性發展具有重要意義，同時，也可以提高企業養老保險檔案管理工作的效率[3]。現如今，高素質管理人才已成為企業養老保險檔案管理的重要力量，在企業養老保險檔案管理工作中起到至關重要的作用，企業管理者需在人員培訓工作方面給予科學的管理。

（二）做好檔案信息安全的維護工作

企業養老保險檔案記錄了參保人員有關養老待遇的各種信息，確保檔案安全極為重要，安全問題是企業養老保險檔案信息化管理中的核心內容。不斷加強企業養老保險的檔案信息安全維護，可以充分發揮信息化管理的重要價值和功能。因此，企業養老保險的檔案信息化管理需積極強化安全維護工作，加強對各類檔案信息的安全管理。檔案管理工作人員必須要樹立良好的信息安全保護觀念，不斷強化信息安全保護意識，在檔案管理中嚴格遵守職業道德，不隨意泄露養老保險檔案信息。優化信息查閱審批流程，對于需要獲取養老保險檔案信息的個人或者團體，需要嚴格依據《檔案法》《社會保險業務檔案管理規定》等法律法規，提交申請報告并闡述自身獲取養老保險檔案信息的主要用途，然后進行依法依規辦理。

（三）加大資金投入，優化檔案信息化管理基礎設施

檔案信息化管理工作建設中需投入一定的資金，以加強對檔案信息化的科學管理。社保經辦機構可從檔案信息化軟件設施和硬件設施兩方面著手，不斷加強軟件設施和硬件設施的信息化管理，投入一定比例的資金購置新型計算機設備，并聘請專業的平臺開發公司開發養老保險檔案信息管理網站或軟件，社保經辦機構檔案信息管理工作者可通過平臺或軟件定期更新社會保險相關信息，讓廣大職工了解最新的養老保險信息，從而為企業養老保險檔案信息管理水平提升創造優質條件。這一做法一方面可以更好地維護信息安全性避免檔案信息泄露，另一方面還可以滿足廣大參保人員對養老保險檔案信息的需求[4]。

三、結語

綜上所述，隨著企業養老保險檔案信息化工作的不斷發展和推進，關于檔案管理人員的培訓、信息安全維護、相關基礎設施建設工作等日益引起了人們的高度重視。為引導企業養老保險檔案信息化工作的科學推進，需積極加強對檔案管理人員的培訓、不斷加強對信息安全的科學維護、建立相關基礎設施，以此適應新形勢下的發展需要。