國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀問題和對策研究

文/莫雪雅

檔案文本匯集了國有企業(yè)人員的重要信息，企業(yè)人事檔案能夠反映員工的基本信息和性格特點，通過分析檔案情況可以了解員工的工作能力狀況，還可以記錄個人的成長經(jīng)歷以及相應(yīng)的社會關(guān)系等基本內(nèi)容。同時，國有企業(yè)人事檔案與企業(yè)員工的職位晉升、職稱評審等重要內(nèi)容有關(guān)，因此，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理是促進(jìn)國有企業(yè)人才隊伍建設(shè)的基本要求。

一、國有企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

在信息多元化的時代背景下，西方先進(jìn)國家提出了人事檔案管理模式。隨著我國改革開放的深入，社會經(jīng)濟地位逐步提升，我國國有企業(yè)引入了檔案管理這一概念[1]。人事檔案管理信息作為企業(yè)的重要信息資源，它對國有企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響，國有企業(yè)人事檔案可以為企業(yè)人事調(diào)度提供直接、有效的信息，可以使公司有秩序地進(jìn)行資源調(diào)動，有利于企業(yè)及員工的良好發(fā)展，不僅在一定程度上提高了國有企業(yè)的辦事效率，還加強了企業(yè)與員工之間的有效交流。

（一）國有企業(yè)人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)

當(dāng)前，我國國有企業(yè)的人事檔案共分為兩種類型，分別為干部檔案和工人檔案。兩者共同遵循《檔案法》、《勞動合同法》以及《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等相關(guān)政策法規(guī)。在實際應(yīng)用中，我國國有企業(yè)需根據(jù)上述法規(guī)制定相應(yīng)的規(guī)章制度。

（二）國有企業(yè)人事檔案管理制度體系的主要內(nèi)容

人事檔案管理內(nèi)容主要包括企業(yè)檔案管理體制、檔案信息歸檔與保管以及檔案的接收與發(fā)送，不同環(huán)節(jié)要遵循其對應(yīng)管理條例的指導(dǎo)與規(guī)定。對于企業(yè)職工檔案實行分級管理模式，而干部檔案采用集中統(tǒng)一與分級管理相結(jié)合的模式，參照國有企業(yè)人事管理條例進(jìn)行歸檔，保證其完整性。在轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出檔案時，按規(guī)定流程審核確定，實現(xiàn)檔案的傳遞。

二、國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）管理工作重視程度低

由于多種原因，我國對國有企業(yè)人事檔案管理還缺乏重視，認(rèn)為人事檔案管理與國有企業(yè)的經(jīng)濟效益無直接關(guān)聯(lián)。在人事檔案管理中，大幅度地縮減人事檔案管理工作資金的投入，削弱管理人員的權(quán)力，員工學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機會較少。同時，當(dāng)前部分國有企業(yè)采用粗放型模式進(jìn)行人事檔案管理，導(dǎo)致國有企業(yè)人事檔案在進(jìn)行資料收集、審核、保存過程中存在信息缺失的問題。

（二）管理不夠規(guī)范、收集的資料內(nèi)容不全面

規(guī)范管理過程是國有企業(yè)人事檔案管理的基礎(chǔ)要求。當(dāng)前，我國國有企業(yè)在人事檔案管理中仍然沒有規(guī)范的管理模式，部分地方國有企業(yè)出現(xiàn)了收集、分類和裝訂無序的現(xiàn)象。國有企業(yè)沒有制定詳盡的管理制度，導(dǎo)致人事檔案管理部門不清楚如何收集信息，操作順序混亂，造成檔案管理工作人員在實際操作過程中出現(xiàn)收集資料內(nèi)容不完整或信息不真實的狀況。造成上述問題的主要原因是國有企業(yè)檔案管理工作存在形式主義，檔案管理人員在填寫相關(guān)員工信息時，沒有嚴(yán)格按照實際情況填寫，檔案無法正確反映員工的工作面貌及個人素質(zhì)。

（三）存檔技術(shù)及方式落后

由于國有企業(yè)沒有利用先進(jìn)的技術(shù)，造成檔案管理處于停滯狀態(tài)，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案的利用價值低，不能真實的反映企業(yè)員工的真實信息，制約國有企業(yè)的進(jìn)步和企業(yè)效益的提升。

我國部分國有企業(yè)人事檔案的管理方式還處于初始階段，一部分國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視和投入，運用傳統(tǒng)的人事操作模式，導(dǎo)致我國國有企業(yè)人事檔案管理的信息化程度較低[2]。一般國有企業(yè)的人事檔案管理采用紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，耗時耗力，還容易出現(xiàn)人為錯誤。隨著我國計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，各大企業(yè)從經(jīng)營到管理都朝著信息化的方向發(fā)展。利用信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理可以做到規(guī)范化，減少人工操作的誤差，提升國有企業(yè)人事檔案管理工作的效率，減少企業(yè)的開支，促進(jìn)國有企業(yè)檔案工作的信息化和快速化。

三、加強國有企業(yè)人事檔案管理的措施

（一）重視人事檔案管理工作

若要促進(jìn)國有企業(yè)的整體發(fā)展，必須做好國有企業(yè)人事檔案管理工作。首先，國有企業(yè)需要重視人事檔案管理工作，加大人事檔案管理強度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式。國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識到人事檔案管理工作的意義，及其對企業(yè)發(fā)展的價值和重要性，并樹立正確的檔案管理意識。其次，國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要加強對員工的人事檔案管理培訓(xùn)工作，保證檔案管理人員在管理過程中認(rèn)真填寫資料信息，嚴(yán)格做好員工入職工作，按照真實情況填寫檔案信息。

（二）企業(yè)加大對人事檔案人力財力投入，對人事檔案分類管理

國有企業(yè)要認(rèn)識到目前人事檔案管理存在的問題，并在一定程度上增加對人事檔案管理的投入。首先，加大對檔案管理人員的投入，加大培訓(xùn)力度，引進(jìn)高素質(zhì)、高能力的檔案管理專業(yè)人才，提升人事檔案管理的質(zhì)量和水平；其次，加大對其硬件和軟件設(shè)施的投入，保證檔案管理工作人員可以結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，利用先進(jìn)的計算機技術(shù)對人事檔案工作進(jìn)行信息存儲和查找，實現(xiàn)動態(tài)化管理，以此來方便人事檔案的利用，提升檔案查找的工作效率。

（三）結(jié)合信息化技術(shù)管理檔案，注重安全性

國有企業(yè)人事檔案管理工作需要跟上信息化時代的腳步，利用信息化技術(shù)對人事檔案工作進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上開發(fā)相應(yīng)的智能管理信息軟件，確保軟件應(yīng)用的安全性，防止黑客盜取國有企業(yè)員工的數(shù)據(jù)信息，提高企業(yè)人事檔案的使用價值，促進(jìn)國有企業(yè)的發(fā)展。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲的管理模式，保證人事檔案管理的安全性。

四、結(jié)語

規(guī)范國有企業(yè)的人事檔案管理工作，有利于促進(jìn)國有企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，同時，國有企業(yè)人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變是必然趨勢，因此，需要引起企業(yè)對人事檔案管理工作的重視，及時發(fā)現(xiàn)問題，并結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行合理解決，提高人事檔案管理意識，規(guī)范人事檔案管理工作，在根本上提升企業(yè)的競爭力，從而使企業(yè)的綜合效益得到提升。