人事系統的工作流程及業務流程的數據化研究

崔廣宇

(西安鐵路職業技術學院，陜西 西安 710026)

0 引言

隨著國家、省、市對高職院校放、管、扶系列文件的推廣實踐，在未來一段時間內職業類院校將會進入一個改革、發展的時期。這也就要求各個高職院校都要根據自身情況迎接這個時代的來臨。對于高職院校來說，信息化改革是必然的準備工作之一。隨著學院各類高技術人才的引進，教職工應用計算機、手機的頻率越來越高，教職工自助辦理日常業務的技能基礎已經形成。人事系統是單位信息化管理的核心系統，關系著整個學院信息化工作的成敗。人事系統的構建不是人員信息數據化、檔案數據化等單純的資料數據化工作。要想真正實現數據化管理，必須將人事工作流程及業務流程數據化，進一步提高工作效率。

1 存在的問題

近年來，隨著科技的發展，教職工獲知各類信息的渠道日益增多，但數據中摻雜了一部分有誤信息，除了平日政策的咨詢答疑工作之外，數據的更新糾正占去了大量工作時間。教職工維權意識日益增強，職務職稱、工資待遇等信息查詢的數量隨之增長。

當前人事系統開發存在的問題是沒有便捷的政策解答通道，教職工對各級行政部門頒發的組織人事管理相關政策不清楚；沒有實時的服務系統，教職工難以及時獲知需要的人事信息；缺少自動化的輔助工具，人事工作人員將大部分精力耗費在了重復的答復工作中。因此，需有一個能夠與教職工進行體系化、實時化、自動化互動的人力資源管理系統來支持相關工作。

目前，許多高校已經對此類課題進行了適合自身的系統研發，并且在實際應用中也產生了很好的反響。據了解，許多院校都研發了與系統相對應的手機APP，因辦事流程、辦理方式較為復雜，教職工日活量一直較少，使得系統難以正常運轉。有些高校的前期數據流、業務流設置合理，同時從教職工實際出發，依托于微信、QQ等系統進行通知與部分業務辦理，同時設置了線上線下一站式服務大廳，院校教職工對學校信息化成果的滿意度較高。因此，有必要在信息化管理系統構建之前歸類整理工作內容，研究日常工作流程，為系統辦公功能做好前期鋪墊[1]。

2 主要研究內容及預期目標

(1)針對系統構建中相關的業務流程、工作流程，為人事管理信息化系統做好業務流程、辦事流程的電子文檔整理說明工作。工作流程及業務流程的數據化不僅是將其工作業務內容由紙質版變成電子檔案，更應有計劃地梳理業務內容，將所涵蓋的業務內容歸類。在流程數據化的同時形成封閉的邏輯線條，寫明邏輯規律下應進行的各種可能性工作，以便使用者除了能夠直觀地看到一項工作的發生、進行、結束，也能看到工作產生意外時應如何解決和在關鍵工作點應注意的事項。

(2)對職工常見咨詢問題進行整合，為網上政策解讀和智能回復做好前期數據支持。總結發現，職工來訪咨詢中絕大部分是因為對人事工作的流程不清楚，因等待時間過長或工作內容反復而產生的。因此，梳理業務流程、工作流程也是整理為職工辦理具體業務時的步驟、內容及易錯點等，使得系統建成后職工能夠理解支持人事工作。

(3)對基礎數據再次進行分析，形成常用信息表，根據需求為網絡實時信息查詢做好基礎數據支持。工作流程、業務流程要能在系統內部良好地運行，必須有正確的數據支持。因此，在工作流程中所需要調用的信息數據也要隨著流程數據化的推進不斷校驗和完善。

3 工作流程及業務流程的數據化步驟

3.1 調研分析

針對教職工需求進行走訪調研，了解其對人事工作的咨詢需求，走訪已經進行系統開發的院校，相互交流。經過調研了解，在工作流程及業務流程中，需要區分哪些類別的數據化情況是能夠降低工作煩瑣程度的，又有哪些類別的數據化情況僅重復了現有工作又有可能增加工作量的。

3.2 明確需求

進行需求分析，確定需要進一步研究的方向及內容。分析調研結果，找出在不同情況下各類工作流程及業務流程的應用方法。例如在校內工資審批發放環節，將審批簽字的過程變成網上辦公模式，能夠省去經辦人簽字蓋章的往返時間，節省了工作時間，也提高了工作效率(見圖1)。又如教職工招聘的環節較多，同時因其重要程度需要進行留痕操作，對其進行網上處理難以實現，但在此過程中，新進教職工不清楚工作流程，不斷咨詢且不能良好地配合，有必要梳理流程、解釋答疑(見圖1)[2]。

圖1 工作流程及業務流程應用圖例

3.3 整理歸類，完成圖表

按照不同需求類別進行內容的整理歸類，完成各科室日常業務流程內容和流程圖，可將流程圖分類為業務標準類、答疑解釋類、數據化操作類，同時可以根據以上類別制定網絡實時信息互動的規則規范[3]。

業務標準類主要涵蓋各科室工作業務的流程標準，這一類別的內容可以讓經辦人有據可依，在辦理的過程中不容易漏掉某些步驟，同時，可以讓來訪者、上下游同事更加了解整體的工作規劃及流程，有助于工作的順利開展。

答疑解釋類主要涵蓋各科室各類日常工作的辦理過程、在各個流程中牽涉的相關人員、需要進行協作或需要提供的相關資料等內容。這一類別的內容能夠讓業務辦理的相關人員根據流程圖共同協作，省去了不必要的答疑解釋工作，也增強了工作協同能力，節省了業務辦理的耗時。

數據化操作類主要是能夠將業務流程平移至網絡辦公的工作流程。這一類別的內容主要是為系統業務模塊開發做好準備，通過規范的業務流程圖，能夠更加直觀地加強系統開發者對工作業務內容的理解，有助于提高系統開發和系統應用的匹配度。

3.4 內容優化

對形成的各類資料在部門內部進行意見采集，對各科室內容進行校驗與完善，進一步優化，按照其內容進行可行性論證，擇優改劣。

3.5 結果應用及完善

將各類流程圖配以相應的文字解釋說明，繼而打印、張貼，在日常工作中應用，并對應補充和應修改的內容進行修正。同時可以根據梳理好的數據化操作類流程圖進行相關操作系統的開發，節省辦公時間，提高工作效率。

工作流程及業務流程的數據化是信息化的必經之路，只有順利完成這一步，系統中的業務流程才能切實貼合單位的工作流程，數據流程才能順利推進。對工作流程及業務流程的梳理也是對工作業務技能的一種固化過程，只有經過這一過程，才能形成有用的工作知識，讓單位培養新人時更加規范、省時、省力。