大數據時代人社檔案管理工作創新探討

文/劉影

我國社會經濟和科學技術發展迅速，現已進入大數據時代。信息技術應用到各行各業中，改變了人們的生產、生活以及思維模式。大數據時代帶來了大量的信息數據，沖擊著傳統的人社檔案管理工作，而運用大數據信息技術進行檔案管理工作是未來檔案管理工作的發展趨勢，這些都促使人社檔案管理工作需進行創新變革。人社檔案管理工作作為社會管理系統工作的一部分，所發揮的作用越來越重要。這就需要在工作中與時俱進，充分利用大數據時代的科學技術，改變創新管理工作的方法、流程以及模式，保障人社檔案的完整、真實和信息安全。只有這樣，人社檔案管理工作才能更加高效、便捷地為社會管理做好服務工作。

一、大數據時代人社檔案管理工作中存在的問題

（一）人社檔案管理理念有待提升

大數據時代，很多單位對檔案管理工作的認識和重視程度卻不夠，沒有清楚地認識到檔案管理工作的內涵及其重要性，管理工作大多停留在表面認識上；在檔案管理理念上，思維陳舊，缺乏對大數據時代國內外先進檔案管理理念的學習與創新；在管理制度上，方法傳統，因循守舊；相關部門對檔案管理工作缺乏必要的關注和支持，人員配置方面相對薄弱，經費投入相對較少，人社檔案管理的價值不能有效發揮。

（二）人社檔案管理基礎設施不夠完善

很多檔案管理單位受經濟水平或辦公資源等因素影響，檔案管理存在庫房面積狹小、庫房位置陰暗潮濕、庫房防水、防火、防盜設施不完善等現象，并且檔案存儲卷柜、文件柜、檔案袋等設施數量較少，設備陳舊，檔案的存儲條件差，在一定程度上容易造成檔案存儲缺失或者保管不到位。有些檔案管理部門缺少現代化先進的計算機掃描、打印設備，傳統的人工記錄和保存模式還存在，容易受人為因素干擾，檔案的真實性和全面性因此受到影響，在不同程度上制約著檔案管理工作[1]。

（三）人社檔案管理制度不完善

大數據時代給人社檔案管理帶來了大量的信息數據，而很多檔案管理部門不能與時俱進，缺乏對新時代檔案管理工作的認識；管理模式守舊，沒有及時地對檔案管理制度進行修訂；很多地方仍然沿用過去的管理制度，導致管理制度不能完全適用于大數據時代的檔案管理工作。管理制度不完善導致管理流程復雜煩冗，不利于檔案的收集、整理；而管理制度不健全，也不能有效指導管理人員開展工作，影響檔案信息資料的收集；很多檔案管理流程缺失，檔案管理傳遞的各環節缺乏有效銜接，制約著檔案資源的有效利用。

（四）人社檔案管理手段相對單一

很多檔案管理單位的管理硬件軟件設施較少，信息技術的應用也比較少。即使配置了信息管理設備，也存在利用率較低的現象，整體來說檔案管理設備比較缺乏；加上檔案管理人員綜合素質能力良莠不齊，又缺乏相應的人社檔案管理工作知識培訓，很少能夠運用現代化管理設備進行檔案管理；管理模式和管理手段大多沿用傳統的管理方式，在檔案的收集、梳理、分類、存儲、查詢等環節效率低下，嚴重影響著檔案管理的工作效率[2]。

二、大數據時代人社檔案管理工作的創新方式

（一）轉變思想，提高對檔案管理工作的投入

人社檔案管理工作是社會管理中重要的管理環節，各級部門要轉變思想，提高對檔案管理工作的認識，從管理上適當給予政策傾斜，設立檔案管理專項經費，結合檔案管理實際情況，對檔案管理環境進行整改、擴建，或者修繕檔案存儲庫房，購置卷柜、文件柜等設施，改善存儲環境。同時，采購先進的數控計算機掃描、打印設備、網絡硬盤、服務器等硬件設備以及檢索、存儲等軟件系統，確保人社檔案管理工作高效、規范、有序、快捷地進行。

（二）開拓進取，強化人社檔案管理信息技術的應用

大數據時代，信息技術可以為人社檔案管理工作提供諸多便利，大幅減小勞動強度和工作量。檔案管理工作首先要開拓思想，加強學習國內外先進技術，制定檔案管理信息化建設方案，有計劃地建立電子檔案系統。加強檔案信息管理軟件技術應用，有效利用計算機、互聯網技術對檔案信息資料進行收集、梳理、分析、檢索、歸類等，大幅提高工作效率以及增加檔案信息資料的準確性。結合檔案管理實際情況，科學合理的引進相應的數控設備。在收集、整理、歸類紙質檔案資料時，可以運用數控電子掃描技術，同步建立電子檔案，減小勞動強度，提高管理效率。此外，要加強管理人員信息技術運用能力的培訓，提升管理人員的綜合素質和信息技術水平，全面提升人社檔案管理的信息化水平。

（三）與時俱進，完善人社檔案管理制度

檔案管理部門應積極關注大數據時代帶來的機遇與挑戰，按照當前的管理模式，根據新時代的信息變化及時修訂、更新、完善現有的檔案管理制度。一方面，要關注現有的制度能否滿足大數據時代的檔案信息資料管理；另一方面，要關注現有的制度是否制約檔案管理信息化工作的發展。管理部門要從兩方面入手，一是與時俱進，查找管理制度漏洞，優化管理流程制度，完善管理制度體系；二是及時更新、修訂管理制度，從制度層面上不斷進步，指導人社檔案管理工作的開展[3]。

（四）夯實基礎，全面優化人社檔案管理工作

大數據時代，信息數據增多，信息技術應用廣泛，檔案管理工作要從基礎做起，從小事做起，把信息技術應用到檔案管理的每一個環節、每一個流程，熟練運用先進的諸如數控掃描儀、打印機、自動化立體庫房等現代化計算機設備。加強學習人社檔案管理工作內容，積極利用云存儲、云計算、網絡傳遞、網絡硬盤等技術，全面優化人社檔案管理。同時，要加強檔案管理的網絡安全建設，合理運用網絡保密技術和殺毒技術，避免檔案信息資料泄露[4]。有效、合理地運用大數據時代的信息技術，切實提升檔案管理效果和工作水平。

三、結語

在大數據時代，信息技術的變革可以說是瞬息萬變，同時也會產生大量的信息數據，給傳統的人社檔案管理工作帶來了巨大沖擊，檔案管理工作要轉變管理思想，緊跟時代變化，及時改革，創新管理方式。通過人社檔案管理工作內容創新，全面做好新時代的檔案管理工作。