文書檔案管理實現數字化的意義及措施

文/中國國際貿易促進委員會嶗山區支會 李衛華

網絡信息技術的發展推動了數字化技術在各個行業和領域的應用，傳統紙質文書檔案管理的劣勢凸顯出來。面對這一情況，有必要改變文書檔案的管理模式，將網絡信息技術和數字化技術用于其中，構建文書檔案數字化管理模式，建立歸檔文件目錄和全文數據庫，從而快速地進行信息管理和利用，保障文書檔案信息的完整性和準確性。

一、文書檔案管理實現數字化的意義

一直以來，檔案資源都是國家的寶貴財富，也是一個事業單位發展歷史的真實反映，做好文書檔案管理工作是事業單位不可或缺的基礎工作。為了守護好這些寶貴的知識資源，事業單位應加強對文書檔案的妥善管理，將信息化技術與數字化技術用于其中，使文書檔案為管理者決策提供參考依據。隨著時代的進步與發展，紙質文書檔案信息已經無法發揮更好的信息存儲和資源功效的作用，對文書檔案進行數字化管理迫在眉睫。分析文書檔案管理實現數字化的重要意義，具體體現如下：1.提高文書檔案管理工作效率，使檔案編輯方式更加靈活。數字化管理模式下，文書檔案可利用掃描設備完成數據掃描、刻錄以及備份保護等操作，以計算機為載體，應用光盤或磁盤存儲檔案信息。這樣做可以讓人們在使用文書檔案時能夠快速完成信息查詢和編輯，使文書檔案的應用更加靈活。2.從文書檔案檢索方面來看，檢索效率有所提升，信息檢索更加便捷。過去人們使用的文書檔案往往是紙質形式的，檔案編制需要耗費大量時間，特別是在查詢信息方面，給檔案管理人員帶來了工作壓力。確立數字化文書檔案管理模式后，檔案管理人員開始采用先進的軟件進行信息檢索，并使用自動檢索系統提高檢索效率。系統采用模糊記憶方法，只要將關鍵詞輸入系統，就能找到相應的檔案信息，極大程度上提高了檔案檢索效率。3.實現了文書檔案資源利用的共享化。數字化文書檔案管理模式可以推動資源的高效利用，打破以往檔案在傳輸中的時間與空間限制，文書檔案信息可以在不同地區和行業間即時共享，符合當前信息資源共享的潮流趨勢。

二、文書檔案管理存在的問題

分析當前事業單位在文書檔案管理中遇到的問題，主要如下：1.領導對文書檔案工作不夠重視，沒有意識到數字化技術應用的必要性。因缺乏客觀的認識，有的單位認為文書檔案管理就是整理文件，只要文件不丟失就可以，這些人沒有從檔案信息分類和檔案歸檔處理角度看待工作，各部門在人員配置和經費投入上不夠重視，無法滿足現階段文書檔案管理工作的需求。2.部門與部門之間缺乏協調。在文書檔案管理工作中，各部門的協調配合還不夠完善，各部門出于自身原因不愿意將文書檔案統一歸檔，而是愿意將其存入部門檔案庫中，即使管理人員親自采集也無法完成所有檔案的歸檔。此外，有的部門在借閱文書檔案后沒有及時歸還，甚至使文件丟失，進一步影響了事業單位文書檔案管理工作的開展。3.文書檔案形式多樣化，增加整理歸納難度。在文書檔案整理過程中，事業單位文書檔案的產生數量比較多，類別繁雜，整理流程漫長繁瑣，人們難以在短時間內將文書檔案科學分類。信息技術的發展，文書檔案數字化管理模式對檔案管理的軟件設施、硬件設備要求較高，這也給文書檔案管理的數字化建設進程帶來了新的挑戰。

三、文書檔案管理實現數字化的有效措施

（一）建立文書檔案數字化歸檔管理體系。關于文書檔案數字化歸檔體系的建立，以下建議可供參考：1.確定文書檔案數字化管理范圍與標準。應用科學合理的方法制定統一數字化文書檔案管理標準，比如明確文書檔案數字化歸檔范圍、加工規范、信息存儲標準以及安全標準，明確信息化管理機制，全方位推進文書檔案的信息化、數字化、法制化建設，完善相關配套制度，使事業單位文書檔案數字化建設工作順利進行。2.明確文書檔案數字化歸檔的具體操作。數字化文書檔案加工就是將紙質文獻以掃描的形式加工為數字化信息，應用檔案管理軟件，對文書檔案進行統一格式的著錄，并建立檔案目錄數據庫，再將文件經過掃描轉為數字圖像，打造全文數據庫。經過著錄與掃描之后，檔案信息可以自動生成目錄，協助管理人員完成檔案統計工作。應用掃描法時需要用到掃描設備，掃描設備可以將文書檔案轉化成數字圖形并傳入計算機系統，經過OCR識別和校對后，數字圖像被轉為可操作編輯的數字檔案。3.信息存儲技術。以文件夾的形式為主，掃描全文圖像，按照樹形結構存儲全文圖像，案卷級的全文圖像共有全宗號、目錄號、案卷號三層文件夾；以卷為單位的文件級全文圖像在此基礎上有一個順序號文件夾。經過軟件處理之后的全文圖像需要被妥善存儲于計算機，存儲時要注意文書檔案信息的安全性和統一性。

（二）統一標準，完善文書檔案的信息存儲。數據庫的建立可以提高文書檔案信息存儲能力，該項工作需要從以下兩方面入手：1.建立專門為文書檔案服務的信息數據庫。在建立文書檔案數據庫之前，應提前建立好檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，提高數據庫之間的兼容性，提升檔案資源利用效率。由于二者建設模式存在區別，可以使用相應的軟件建立目錄數據庫，使信息應用的便捷程度有所提高。應用ACDsee軟件和數字化軟件建立全文數據庫，將著錄格式統一化，使文書檔案盡快存儲在系統內，再對信息展開結構化處理。2.標準化文書檔案數字化著錄。這項工作需要從標準化、字段內容入手，應用統一著錄標準管理數字化文書檔案，使用規范的著錄符號，確保內容完整性。比如用“？”表示無法識別的文字，用“[]”表示自擬文件標題。3.加強各部門的配合工作，做好文書檔案的對接。事業單位各部門在日常工作中會有很多文書，想要做好文書檔案的數字化管理，就要強調各部門間的協調與配合。檔案管理人員應主動做好文書檔案的收集工作，及時收集分散在各部門的文書檔案，防止有檔案遺漏或丟失。各部門應配合檔案管理部門，文件審閱后應自覺將其送入檔案管理室，保障檔案資源的完整性。檔案查閱人員應協調配合檔案管理人員，按照相關規章制度做好檔案處理工作，比如查閱文檔時及時登記，未經允許不能隨意翻閱檔案。部分文書檔案不可以帶出檔案室，要求查閱人員配合檔案管理人員的工作，在檔案室內完成對信息的查閱。事業單位應引進專業檔案管理人員，在各部門挖掘相關人才，經過人才選拔和人才引進建立數字化檔案管理隊伍。

（三）數字化掃描文書檔案，建立檔案管理數字化平臺。根據上文所述了解到，實現文書檔案數字化管理的關鍵在于信息掃描、語音識別以及鍵盤錄入。其中最常見的方法就是掃描，它可以對文書檔案進行數字化掃描，提高文書檔案管理效率。在數字化掃描時需要配置專業的掃描設備，比如性能符合標準的掃描儀，按照科學的掃描流程對文書檔案展開掃描過程，加強對掃描儀的參數檢查，再對文書檔案進行定位，確定檔案類型，選定預掃描的方式，經過預掃描與預覽的文書檔案加以調整。根據具體調整情況設置掃描儀分辨率，確定掃描色調。掃描完成后需要對文書檔案進行文字識別與校對工作，確定無誤后將文檔妥善保存。文書檔案數字化管理平臺的構建有利于提升文書檔案管理效率，為事業單位搭建網絡化平臺，實現對文書檔案管理工作的優化調整，細化內部環節。加強各部門的溝通與交流，優化文書檔案的使用方式和閱讀方式，對檔案管理部門的內部資源進行優化配置，應用數字化技術和信息技術構建網絡信息化系統。該系統的建立一方面可以保證文書檔案數字化管理的實效性，另一方面可以實現文書檔案信息資源的實時共享，完成對文書檔案的遠程檢索，方便信息在各個部門的高效傳播，促進文書檔案數字化管理工作方式的進步。文書檔案管理系統可以解決電子檔案分散、檔案檢索效率低、歸檔借閱存在障礙、檔案丟失泄密、檔案權限設置不合理等問題。系統建立了電子檔案庫，實現了對紙質檔案的數字化管理，方便對紙質檔案、電子檔案的集中統一管理，支持多途徑在線檢索檔案，確立電子化歸檔和借閱的檔案管理流程，依靠細粒度權限控制體系實現對文書檔案資源的多重安全防護。與此同時，系統為檔案管理人員提供了各種統計表，支持人們對文書檔案的監控與評估。文書檔案管理系統可對檔案進行全生命周期管理，在檔案入庫階段進行檔案采集和精細化管理，在檔案使用階段完善歸檔、借閱、鑒定以及銷毀等流程，在檔案統計階段支持報表統計和數據分析評估，全方位提高文書檔案管理的實效性。

四、總結

總而言之，與傳統的紙質文書檔案相比，數字化文書檔案有著更多的優勢，能夠讓檔案編輯工作更加高效靈活，提高檔案檢索的便捷性，實現文書檔案資源的實時共享。建議事業單位在今后文書檔案數字化建設進程中，不斷積蓄人才，提高檔案管理人員的綜合素質，在建立文書檔案數字化歸檔管理體系的同時完善文書檔案的信息存儲。