醫院文書檔案管理的現狀及對策

文/淄博市精神衛生中心 郭曉璇

醫院文書檔案是指醫院在發展歷程中產生的具有保存價值的音頻、視頻或文獻資料等，可以系統地反映醫院在財務管理、基礎建設、人力管理等方面的政策和舉措。在新醫改日益深入的當前社會，對醫院文書檔案管理的模式進行積極探討，以此來契合新醫改對醫院管理的要求，使醫院文書檔案管理可以發揮更大作用，對于醫院的綜合發展具有重要的現實意義。

一、醫院文書檔案管理的原則

（一）保密性原則。醫院文書檔案不僅包括紙質文書檔案，而且也包括電子文書檔案。醫院文書檔案管理工作者必須秉持著“保密性”原則，避免文書檔案的泄露或遺失。對于紙質文書檔案而言，其原件從生成之日起，載體形式和信息內容就不會再發生變化，所以醫院文書管理工作者在紙質文書檔案歸檔中，必須確保紙質文書檔案的原始性。對于電子文書檔案而言，要想確保其信息內容不被盜取或泄露，醫院文書檔案工作者必須對電子文書檔案進行加密處理，如在電子文書檔案傳輸過程中，可以通過設置傳輸密鑰或口令的方式，確保電子文書檔案傳輸的安全性。

（二）標準化原則。醫院文書檔案管理具有較強的規范性，不論是對文書檔案的收集、整理還是管理、利用，都需要遵循統一的原則和標準。首先，在對文書檔案立卷歸檔時，必須遵循統一化的原則，嚴格按照《檔案分類大綱》《機關文件材料的歸檔范圍規定》等相關規章條例，對文書檔案進行科學規范的收集和鑒定。其次，在對文書檔案管理和利用的過程中，必須嚴格按照相關的標準和規章進行執行，如《檔案利用制度》《不歸檔文件銷毀辦法》等，從而使文書檔案管理的流程更加系統、規范化。最后，在對文書檔案收集、管理和利用的整個過程中，必須遵循一定的技術要求和方法指導，從而使文書檔案管理工作可以達到事半功倍的效果。

二、醫院文書檔案管理的現狀

（一）重視程度不足。我國各類醫院或多或少都存在重業務、輕管理的問題，所以對于文書檔案管理通常缺乏足夠重視，而且資金投入、政策扶持也會相對較少，而這也在一定程度上限制了醫院文書檔案管理水平的提升。一方面，醫院的文書檔案通常都是由行政辦公室或醫務科進行管理，從而導致文書檔案管理缺乏系統整合性，而且工作人員大都由其他人員兼任，從而導致文書檔案的收集、管理和利用缺乏效率，無法使文書檔案發揮其應有作用；另一方面，醫院對于文書檔案管理缺乏足夠的資金投入和政策扶持，從而導致文書檔案應用的設備及儲存方式更新換代緩慢，而這也極大阻礙了醫院文書檔案工作的現代化進程。

（二）專業素養偏低。隨著新醫改的不斷深入，醫院文書檔案管理的要求也日益提升，但是當前醫院文書檔案管理的專業性和規范化依舊普遍較差。一方面，醫院的文書檔案管理通常與其他科室或部門結合在一起，并未形成一個單獨的工作體系，而且工作人員兼任現象也比較普遍，從而使醫院文書檔案的收集、歸納、管理和利用都缺乏足夠的系統性和規范性；另一方面，醫院“重業務、輕管理”思想的存在，會使醫院在文書檔案管理方面的投入相對較少，可以用于對文書檔案工作者培訓的費用更是少之又少，而這也嚴重抑制了醫院檔案管理工作者專業素質的提升。

（三）現代化程度低。傳統的文書檔案設備及條件已無法滿足當前社會對文書檔案管理的要求，而這也嚴重抑制了醫院綜合文書檔案管理水平的提升。雖然許多大型醫院可能逐漸意識到了文書檔案現代化管理的重要性，并開始積極將其付諸實踐，但是許多中小型醫院由于管理思想落后，管理設備老舊，所以其文書檔案管理仍舊以手工管理為主，而這也在一定程度上阻礙了醫院文書檔案管理數字化和信息化的進程。

三、醫院文書檔案管理的對策

（一）提高對醫院文書檔案管理的思想重視。文書檔案管理作為醫院日?；A管理之一，對于醫院服務水平和醫療條件的提升起著重要的作用，所以醫院管理者必須對文書檔案管理加以重視。首先，醫院管理者必須發揮模范帶頭作用，為文書檔案管理工作者做好示范和引導，從而使文書檔案管理工作者可以潛移默化受到感染，逐步端正對文書檔案管理的態度。其次，醫院管理者必須定期組織開展文書檔案管理培訓活動，從而使文書檔案工作者可以通過培訓活動，逐漸意識到文書檔案管理的重要性，切實明白自身工作的意義及價值。最后，醫院管理者必須及時向文書檔案管理工作者宣傳相關政策及最新消息，從而使文書檔案管理工作者在工作過程中更具方向性和依據性。

（二）提升醫院文書檔案管理人員的專業素質。在信息化程度日益提升的當前社會，醫院文書檔案管理的理念和方式也發生了極大的改變，而這對醫院文書檔案管理工作者而言是一個不小的挑戰。因此，醫院管理者必須招聘專業的文書檔案管理工作者，并且對其工作內容進行固定，避免出現兼任的情況。此外，醫院管理者還要尤為注重對文書檔案管理工作者的培訓和進修，從而使文書檔案管理工作者可以及時掌握最新的管理方式及理論，逐步提升自身的工作水平和專業素養，只有這樣，才能從根本上提高醫院文書檔案管理的綜合水平。

（三）加強醫院文書檔案管理的現代化建設。醫院文書檔案管理的現代化程度，會直接決定醫院文書檔案管理的工作效率，所以醫院管理者必須切實加強文書檔案管理的現代化建設。首先，醫院管理者必須安排專門人員對文書檔案管理工作需要運用到的設備進行及時維護和更新，并且搭建具有一定防火、防盜功能的現代化存庫，并配以打印機和計算機等現代化文書檔案管理設備。此外，醫院管理者必須搭建專門的信息網絡平臺，以供文書檔案管理工作者信息采集和檔案記錄之用，從而切實提升醫院文書檔案管理的質量和效率。

（四）完善醫院文書檔案管理的規章制度。管理規章制度不完善，是導致醫院文書檔案管理整理難度大、檔案信息缺失或遺落、歸檔不明確等問題產生的主要原因。因此，醫院管理者必須制定明確的文書檔案管理規章制度，使每位文書檔案管理者都能明確自身的責任及分工，使不同載體、部門的文書檔案都能得以科學歸置，從而更好地方便文書檔案的查閱和利用。此外，醫院管理者必須不斷完善文書檔案的管理流程，從原始文書檔案的收集、整理和歸檔都需要專門人員進行負責，從而最大限度地減少案卷出錯的概率，提高文書檔案管理的質量。

四、結語

綜上所述，文書檔案管理是醫院日常管理不可或缺的重要構成部分，對于醫院服務水平和醫療條件的提升起著重要的作用。因此，醫院管理人員必須對文書檔案管理加以重視，在完善文書檔案管理制度和體系的同時，不斷提高文書檔案管理工作者的專業素質，優化文書檔案管理的工作流程，提高文書檔案管理的現代化程度，只有這樣，才能使醫院文書檔案管理的水平得以最大限度地提升。