公立醫院職能科室績效考核檔案管理研究

文/三明市第一醫院 邢曉玲

健全績效考核制度是現代醫院管理的重要任務，績效管理是醫院實現精細化管理的重要內容。公立醫院由于存在內部崗位眾多、分工復雜、缺乏專業管理部門、缺少考核信息系統等諸多因素，常常存在考核指標設置不合理、考核過程不公平、考核檔案不完整、檔案應用不充分等現象，最終導致績效考核難以起到調動職工積極性，無法起到引領醫院實現戰略目標的作用。如何建立與醫療行業相適應的薪酬考核體系，也是公立醫院改革過程中的新課題。績效考核檔案，是在績效考核管理過程中產生的具有參考價值的歷史記錄。職能科室是醫院管理的執行者，能否高質有效地開展管理工作，是確保醫院穩定運行和發展的重要基礎。但是由于其崗位工作的特性，相較臨床、醫技、藥劑、護理等崗位而言，崗位工作存在不易量化、職責模糊等特點，往往成為醫院績效考核工作的難點和盲區。實踐證明，在職能科室績效考核過程中，考核檔案的建立和管理，發揮了重要作用。重視職能科室績效考核檔案的管理，不僅能對行政工作做出客觀評價，有助于調動職能科室工作積極性，提升工作績效，還能及時發現問題，優化管理流程。近年來，筆者所在醫院對以往職能科室績效考核進行分析，發現存在的弊端，運用檔案管理的方法，建立醫院職能科室績效考核體系，取得一定成效，現將結果及體會報告如下。

一、職能科室績效考核存在的問題

（一）職能科室績效考核指標未個性化，缺乏公平性。在醫院傳統績效分配考核體系中，由于職能科室的崗位工作難以量化，工作質量不易做出客觀評價，簡單使用“勞動紀律、任務完成及時性、工作滿意度”等通用指標考核，考核形式多為“減分制”。但由于崗位的特殊性，黨委辦、退管辦、監察室等科室常常得分較高，而醫務科、質控科由于受到與臨床、患者交流等諸多因素的影響，往往得分不高，導致影響考核公平性。

（二）職能科室績效考核指標未關聯化，缺乏有效性。醫院的發展戰略，需要通過績效考核手段引導實現。但傳統績效考核多是針對臨床科室設置，例如控費指標、合理用藥、學科發展等，而職能科室是管理性崗位，醫院戰略較難在短期的（例如月度）績效考核指標中體現，而中長期（例如年終）績效分配，因為分配時期的特殊性，常常重分配輕考核，甚至不考核。由于職能科室績效考核缺乏具體化、科學化的醫院戰略標指標，導致職能科室難以提高醫院戰略發展方向的認識，未能及時采取有效管理措施，從而無法形成全院合力。

（三）職能科室績效考核指標未數據化，缺乏客觀性。由于職能科室工作數量、質量難以通過客觀數據體現，因此績效考核指標的設置缺乏科學性，沒有設定客觀數據作為評價標準，多數為簡單表述。導致職能科室在履職過程中，存在目標不明確現象。考核結果多數是通過醫院領導、科室負責人以及臨床科室等評價產生，受到人為主觀因素的影響較大，考核結果缺乏公平性。

（四）職能科室績效考核未溝通反饋，缺乏公開性。醫院在前期設置職能科室績效考核指標時，沒有經過充分的討論論證，導致指標設置不合理。考核過程中，一般采用追溯性考核方法，考核周期結束時，由于考核雙方缺乏溝通交流，同時針對存在異議的考核結果，沒有建立完善的反饋復議制度，導致被考核人對考核結果不認同或是被動接受，并沒有從考核結果不佳的處罰中發現管理工作中的問題，反而出現怨言甚至消極怠工現象，最終使得績效考核難以實現調動職工積極性的作用。

（五）職能科室績效考核檔案未系統化，缺乏實用性。由于職能部門績效考核存在以上幾點問題，因此考核結果往往績效分配時單次使用，之后不再系統收集管理，更加難以進一步分析運用于各類優秀評選，在職稱晉升、干部選拔時，也無法提供客觀考評依據，導致職能科室的績效考核管理，在實際運用中喪失價值。

二、檔案管理在職能科室績效考核中的運用

（一）完善績效考核組織機構，健全績效考核制度。成立院、科二級績效考核組織，采用集體討論形式進行評價考核。醫院績效考核小組（由院長擔任組長，全體院領導組成），負責制定績效考核制度及考核流程、設置科室績效考核指標、績效考核評價、考核結果審核確認、考核檔案的查閱審批等。醫院績效考核小組下設考核辦，負責績效考核的組織實施、績效考核結果的收集匯總、考核信息的公示反饋、考核檔案的保管與調閱，同時兼具督導職能，對醫院重點工作事項，定期追蹤評價。修訂醫院考核制度，對職能科室績效考核的責任部門、考核流程、檔案管理（包含歸檔內容、建檔方法、查閱辦法）等作出規定。每月舉行職能科長述職會，會后醫院績效考核小組根據考核指標，結合述職報告、重點工作督導結果，對職能科室工作逐一進行綜合評價。職能科室內部成立科室績效考核小組，按設置好的科室崗位及個人考核指標，以醫院績效考核小組的考核結果為依據，做出科室內部崗位及個人的二次績效評價。

（二）結合醫院戰略，設置個性化考核指標。醫院績效考核小組通過充分調研，根據各職能科室的崗位工作，結合醫院戰略、年度目標和中長期規劃，分別設置考核指標。1.考核指標按月度考核和年度考核分別設置。年度績效考核指標在月度考核的基礎上形成。月度考核中已經落實獎懲的條款，原則上年度考核時不考核或只做獎勵性條款，同時增設年度目標達成、360度評價、上級主管部門檢查結果等指標。2.考核指標中通用類指標占30%，個性化指標占70%。通用類指標包括科室黨建、廉政建設、勞動紀律、科室文化等。個性化指標針對職能科室具體工作職責制定，但不提倡面面俱到，以重點工作為核心，設置8-10個為宜，過多則會造成無法聚焦、重點迷失的現象。3.考核指標做到標準化、數據化。每一條考核指標均采用客觀性數據化要求，明確得分扣分以及加分細則，盡可能避免考核中的人為因素，既便于職能科室管控，又增加考核的公正性。4.考核指標權重分配科學化。個性化考核指標，根據職能科室工作職責的重要程度，科學分配指標權重。涉及醫院戰略、年度目標和中長期規劃中的重要工作事項，應當作為關鍵績效考核指標，占較高權重。從而提升職能科室對重點工作的重視度，不斷改進管理措施，保障醫院的總體目標得以實現。5.考核指標采用獎懲并存的形式。對于違背考核目標的非期望行為和結果進行懲罰性扣分。管理結果超預期目標或者獲得上級肯定及嘉獎，給予按細則加分，以資鼓勵。最終總得分以90分為界限，90分以上給予加分，反之則減分。避免了以往考核中存在的“多做多錯”現象，保證考核的公平性。

（三）考核前后充分溝通，建立反饋制度。院級、科級績效考核小組在每年年初設置科室及個人績效考核指標后，提供1周的公示討論期，期間科室及個人可以提出修改意見及建議。在每次績效考核結束后，考核結果公示1周，若對考核結果存在異議，被考核科室可以在公示期內申請書面復議。通過必要的溝通交流，保證績效考核的公開公平公正，避免處罰帶來負面情緒，促使被考核人反省工作中存在的問題，實現通過績效考核促進工作的目的。

（四）引進績效考核信息系統，檔案電子化。績效考核牽涉到醫院每一名職工，月度、年度均要進行，日積月累，造成醫院的績效考核檔案數量龐大，單靠人工，難以實現查閱、統計、分析。2014年，醫院引進績效考核電子信息系統，院、科績效考核小組根據各自權限，在年初設置不同科室、不同崗位的績效考核指標，被考核人可以隨時登陸查閱，了解考核要求、提出修改意見（公示期內），制定管理方案及工作計劃。在考核周期結束（月度、年度），院、科考核小組及時在信息系統中錄入考核結果，向被考核人公示。在年終評比、職稱晉升、外出培訓等需要時，醫院管理部門可以對考核檔案，根據相應需求進行匯總、統計、比較、分析，極大地提升工作效率，推進績效考核檔案的開發使用。

三、總結

建立符合行業特點的績效薪酬制度，是深化公立醫院改革的重要要求。績效分配和績效考核又是薪酬管理制度的核心所在。行政職能科室的績效考核，是企事業單位的普遍難點，能夠通過總結成功經驗，得出規律性的成果，形成理論性研究，顯得至關重要。通過檔案管理的方法，可以顯著提升醫院職能科室績效考核的公平性、有效性、客觀性、公開性，借助信息系統，進一步提高績效考核檔案的使用效率，拓寬績效考核結果的使用范圍，充分行政職能人員的工作積極性，促進醫院管理水平提升。因此開展借助檔案管理手段，探索建立科學的行政職能科室績效考核的理論研究也就十分必要，希望能對公立醫院績效考核體系建設和改革提供借鑒作用。