延伸服務在檔案管理中的運用

文/阜新市精神病防治院 張未

檔案延伸服務在國外,尤其是在美國等發達國家一直受到普遍重視。國際檔案界曾提出“檔案文化休閑利用觀”。檔案除了提供最基本的借閱服務，還能夠提供各種各樣的延伸服務。比如文娛活動、演講、閱讀、求職，以及網絡信息技能培訓等文化休閑特色。本文簡單借鑒國外的延伸服務在檔案管理中的應用與實踐，指出檔案延伸服務給我國檔案機構帶來的啟示，以期為我國的先進檔案管理提供借鑒和參考，從而為檔案管理工作開創全新思維。

一、延伸服務在美國檔案館的應用及實踐

（一）打造形式多樣的休閑利用服務。美國國家檔案館為了滿足大眾的文化休閑需求，將檔案的文化價值彰顯出來，利用虛擬現實技術將歷史還原出來，設計出真實場景再現。近年來，虛擬技術逐漸受到國際檔案學界的廣泛關注，在開發利用文化遺產檔案的時候，為了賦予檔案的動態性，弘揚風土人情和歷史文化也加入虛擬技術。虛擬技術就好像一個時光穿梭機，比如，美國曾經開發“漢密爾頓的數字人文科學計劃”，基于“印度神圣中心”的虛擬現實項目，讓參與者戴上VR虛擬眼鏡，就能親身體驗印度神圣中心的寺廟和河流遺址，聆聽和感受印度文化，了解檔案中的歷史真相。

（二）根據公民的特點，提供個性化和針對性服務。美國國家檔案館鼓勵公民通過Historypin社交網站上分享個人的照片、音頻、錄像等影像數字文件，利用交互性多元信息融合形成虛擬街景地圖，幫助用戶完成實體行為的仿真，讓用戶重返舊歷，對比今昔，在回顧歷史、暢想未知的同時構建集體記憶。檔案館鼓勵用戶參與檔案信息資源建設，并創造平臺提供檔案服務。例如，美國檔案館根據用戶的個人信息、學歷層次、行為需求等，篩選用戶所需的信息資源，通過個性化服務系統主動匹配傳遞到用戶的終端。個性化服務從根本上來講就是用戶通過動態或靜態注冊后隨時定制館藏檔案信息資源，檔案館的服務系統通過知識管理等分析用戶信息和總結用戶行為，建立用戶的基本模型，利用大數據技術收集用戶的行為及相關的個人信息，通過分析研究，總結建立行為規律為每一個用戶量身定做個性化的檔案信息服務。

（三）建立移動數據平臺進行互動交流服務。美國紐約的檔案館曾經通過檔案移動數字終端APP制定虛擬版的藝術品展覽，公民和用戶觀賞全景畫廊完全通過移動APP來實現。具有悠久歷史的美國哈佛大學將歷史古建筑、設計圖紙等珍貴檔案復原，這樣，檔案用戶可以足不出戶通過檔案微信公眾平臺瀏覽景區全貌。同時，為了滿足來自不同國家的檔案用戶的需求，建立了比如法語、西班牙語、漢語多種語言選擇系統等，用戶可以在不同語言間切換使用。社交網絡在美國非常普遍，例如利用Facebook、YouTube、Twitter等工具同用戶進行交流，宣傳檔案信息資源和檔案提供利用服務，比如公開檔案的館藏資源內容及類別，檔案部門近期的活動以及開放時間等等。同時開設預訂服務，可以給每一位檔案用戶分發一份檔案部門的通訊內容。

（四）合理運用檔案館的公共空間。美國國家檔案館就非常重視檔案館的公共空間功能，提倡“第三空間”的服務模式理念，不僅有給公民開放的閱覽室和會議室，還有其他多樣功能的空間為居民使用。在內部空間設計上符合閱讀、沙龍等功能需求，徹底打破人們以往對于檔案館的冰冷的印象，符合民眾對圖書館的想象和期望。

二、延伸服務對我國檔案館的啟發與思考

1980年國際檔案大會曾提出檔案學領域與休閑利用相結合的理念，檔案館作為公共文化場所之一，逐漸成為人們休閑的去處，基于美國檔案館延伸服務的探討，下面著重論述從文化休閑功能、傳播功能、教育功能和空間定位等幾個方面論述觀點。

（一）文化休閑服務功能。在我國的綜合檔案館（室）中，人們通過檔案資料的查詢和閱讀，能夠拓寬視野、精神得以熏陶，可以說，檔案館是檔案文化得以傳播的重要載體。因此，我國可以借鑒國外檔案館的管理經驗，將閱讀和講座作為檔案部門的一項基本服務內容。可以通過邀請檔案學界的教授和專家蒞臨檔案館（室）進行相關的講座，并定期舉辦一些閱讀活動等，讓人們在緊張的工作或者茶余飯后舒緩情緒，釋放工作和生活的壓力。檔案館（室）中收藏著珍貴的歷史檔案，檔案是在歷史活動中形成的真實的原始記錄，通過對實物檔案和歷史照片的觀摩，加上檔案資料的記載，讓人們改變以往的檔案館的冷冰冰的形象，更多地去了解歷史、回味歷史，仿佛徜徉在歷史的文化長河中，通過回味歷史，歷史像一面鏡子折射出對現在生活的深刻體悟，讓人們受到深刻的思想啟迪，這是檔案館文化休閑功能的真實展現。通過對珍貴的歷史資料的記載的閱讀，潛移默化中去感染用戶，增強愛國熱情。

（二）文化傳播服務功能。縱向傳播和橫向傳播是檔案館（室）文化傳播功能的兩個主要方面。檔案的記錄載體大致可分為聲音、圖片和文字等幾種形式。橫向傳播功能是指公眾通過閱讀原汁原味的檔案資料，從中感受歷史的光輝發展歷程，清晰地了解歷史脈絡的過程。縱向文化傳播功能主要指開發利用和挖掘潛在的檔案信息資源，即通過云計算、知識管理、物聯網、大數據等深度挖掘檔案信息資源，將檔案潛在價值發揮出來，并在此基礎上進行文化范圍的拓展，從而獲取更加廣泛的文化內容。

（三）文化教育服務功能。當下，我們生活在社會快速進步的時代，伴隨社會的不斷進步，人們的檔案意識也愈加增強，很多檔案中存儲的重要的資料通過檔案資源的開發利用得到有效發揮，除了通過對檔案資料的查詢，了解歷史記憶、風土人情外，檔案還能發揮資政教育、育人功能。比如，在檔案館中，學生通過查找學術資料從事學習研究，老師通過查閱所需資料進行學術科研等；檔案館也可以進行現實主義教育，我國各省、市級檔案館中保存著黨和政府的方針、政策的重要公文檔案，對于未涉密的，可以通過微信微博、研討會、檔案社交媒體等公開發布，通報當前的經濟、政治和文化形勢。綜合檔案館利用這種自身的檔案資源優勢公開現行文件，編研與人民群眾相關的政策匯編，這樣，讓人民群眾切實感受到主人翁的身份，讓他們在了解政策變遷的同時也保障他們的公民知情權，從而擴大了檔案館的工作范圍，改變過去的檔案館“冷宮”的形象，讓檔案真正走入尋常百姓的生活中，促進檔案事業朝著健康方向快速發展。

（四）構建公共檔案館的功能定位。檔案館在功能定位與建設方面應順應時代潮流，打造一個供所有民眾使用和享受的公共場所和空間，同時改變提供服務利用的方式來建立休閑服務平臺，比如嘗試與文化旅游、區域特色等結合，滿足公眾的需求營造出舒適安寧的文化氛圍，觸摸真實可感的歷史，緩解人們的心理壓力。當然，檔案館部分館藏檔案的機密性也不可忽視。

（五）信息服務功能。隨著互聯網等先進信息技術的迅猛發展，為檔案館（市）在網絡技術方面的信息服務提供了無限可能。在我國，公共檔案館（市）等檔案部門也應該積極建設自己的檔案館網站，比如利用微博、微信公眾平臺等檔案社交媒體向讀者提供檔案館的開閉館時間、檔案部門活動安排、檔案時事要聞、檔案館藏內容、檔案宣傳和展覽、檔案利民服務、檔案教育等信息，同時，尋找機會多方協作，通過與檔案信息服務的商家聯盟合作，讓公民通過檔案社交媒體，享受到學習教育、娛樂、休閑等多種多樣的信息資源，方便居民生活和學習。利用先進網絡技術建立起檔案利民服務、教育培訓等板塊，文化傳播與檔案信息融為一體，為居民提供一個由信息網絡搭建起來的新型數字平臺來開展服務。

三、延伸服務在檔案管理應用中的實施策略

（一）加強政策引導夯實制度保證。進一步貫徹落實相關檔案法律法規，引起領導的高度重視，在經濟和政策上給予大力支持和引導，讓檔案的延伸服務朝著健康的方向邁進。

（二）開發創意產品和特色檔案資源建設。檔案文化創意產品和特色資源的開發利用能夠拉近百姓與檔案館的距離，使檔案延伸服務滿足公眾的審美情趣以及對知識和精神的多元化需求。同時檔案館借助自己獨有的優勢，舉辦大型展覽、發放宣傳單、懸掛條幅、刊登廣告、制作公益短片及借助微信、微博、政府網站等平臺切實有效地進行宣傳。

（三）吸納專業人才，組建高素質人才團隊。檔案館要不斷地招納既懂計算機又有檔案學科背景的高素質人才，組建人才團隊。檔案工作也需要不斷的探索、總結和創新。檔案工作者要增強意識，時刻保持清醒的頭腦，不要出現知識混亂的狀態。同時檔案管理人員也要不斷地豐富自己，定期參加檔案教育培訓，為檔案創新提供智力儲備，為科技創新提供智力支撐，為科技創新提供新思路。

（四）遵守保密原則，加快檔案開放步伐。提高檔案館的延伸服務能力，建設公共檔案信息資源體系是新形勢下社會對檔案部門提出的新要求，拓寬檔案館延伸服務能力最直接的結果就是要“惠民”，拉近檔案館與公民的距離，讓檔案“飛入尋常百姓家”，建立起二者之間溝通的橋梁。因此，要加大檔案開放的腳步，當然，要做到有法可依，有法必依，遵守檔案法律法規和保密原則的前提下進行，確保檔案萬無一失。