檔案管理模式改革的阻礙與路徑

文/國藥控股股份有限公司 徐月華

在政府部門和企事業單位的管理工作中，檔案管理占據了至關重要的地位，檔案管理的效果將直接影響單位利用各種信息進行運營和管理活動的效果。而在信息化背景下，檔案管理工作不僅變得更加復雜，而且工作量也變得越來越大。因此，需要對傳統的檔案管理模式進行科學的改革和創新。然而在進行檔案管理模式改革的過程中，一些政府部門或企事業單位在檔案管理改革意識、人才素質、硬件設施、管理制度等方面還存在一些需要解決的問題，并對檔案管理模式改革造成了一定程度的阻礙。在本文中，將針對上述問題進行全面的研究和分析。而通過本研究，希望能夠幫助我國的政府部門與企事業單位進一步提升檔案管理工作的水平。

一、新形勢下檔案管理改革的必要性

在當下，信息技術的發展導致各單位在進行檔案管理的過程中需要對更多的信息進行管理。同時，信息技術的應用也導致檔案管理工作變得更加復雜。正是在這一前提下，對檔案管理模式進行改革變得更加有必要。具體來說，首先在信息技術得到廣泛應用的背景下，傳統的檔案管理制度已經無法適應檔案管理工作的變化，制度的執行力出現了不同程度的下降，因此政府部門和企事業單位需要對檔案管理模式進行科學的改革和創新。其次，在信息技術高速發展的當下，復雜的檔案管理工作對相關人員的綜合素質，尤其是信息技術應用能力提出了更高的要求。正是在這一現狀的影響下，傳統檔案管理模式的工作效率與工作質量無法得到更大幅度的提升。通過對上述內容進行分析可以發現，在信息化背景下進行檔案管理模式改革相當有必要。

二、檔案管理模式改革面臨的阻礙

（一）檔案管理改革意識不足。當下，我國一些政府部門和企事業單位之所以沒有進行全面的檔案管理模式改革，一個最重要的原因就是單位的管理者和工作人員對檔案管理的重要性缺乏全面的認識。在一些單位中，管理層和工作人員認為檔案管理工作就是簡單的抄寫和儲存工作，而沒有認識到檔案管理工作在單位管理和運營工作中的重要作用。在這一問題的影響下，很多單位都沒有建立健全自身的檔案管理制度和工作機制，因而導致檔案管理工作的效率和質量都無法得到有效的提升與強化。同時，在缺乏檔案管理意識的前提下，一些單位并未安排專門的檔案管理部門和人員，因而導致檔案管理工作效率低下。

（二）缺乏高素質的檔案管理人員。在很多政府部門和企事業單位，缺乏高素質的檔案管理人員是導致檔案管理模式改革困難重重的重要原因之一。具體表現為：首先，在一些政府部門和企事業單位，領導層由于并未認識到檔案管理工作的重要性，因而將檔案管理崗位作為一個清閑職位，用于安置領導層本人的親屬和朋友。在這樣的情況下，檔案管理人員的綜合素質也就無法得到穩定的保障。其次，在進行檔案管理的過程中，一些政府部門或企事業單位在任命檔案管理人員的過程中，并未對相關人員的綜合素質，尤其是學習和工作經歷進行考察。因此，很多單位的檔案管理人員不僅不具備檔案管理學的學習經歷，而且缺乏相關的工作經驗。在這樣的情況下，這些單位的檔案管理模式改革進程也就無法得到進一步加快。

（三）硬件設施建設水平參差不齊。對于政府部門和企事業單位來說，硬件設施建設水平不足也是導致檔案管理改革無法順利進行的重要原因之一。具體來說，首先，在一些單位中，雖然單位的管理層對本單位的基礎設施建設比較重視，但由于對檔案管理工作的重視程度比較有限，因而分配給檔案管理部門的相關設備大部分都是比較陳舊或性能較差的設備。在這樣的情況下，檔案管理工作的效率也就無法得到有效的提升。其次，在某些企事業單位，仍然采用傳統的紙質檔案管理模式進行檔案管理工作。這一工作模式不僅效率低下，而且會造成嚴重的資源浪費。同時，大量紙質檔案堆積在檔案管理部門，也會增加消防安全隱患。從這一角度看，硬件設施建設水平不足是檔案管理模式改革的最主要阻礙因素之一。

（四）管理制度不健全。當下，一些政府部門和企事業單位并未建立完善的檔案管理制度，因而導致檔案管理模式改革無法順利進行。具體表現為：首先，在一些單位，由于管理層和員工對檔案管理工作的重視程度有限，因而并未建立系統的檔案管理制度，所有檔案管理工作都依靠管理層和檔案管理人員的意志進行。這一情況不僅增加了檔案管理工作的主觀性，而且進一步降低了檔案管理工作的效率和質量。其次，在一些單位中，針對檔案管理工作并未建立完善的監督機制，導致檔案管理制度的執行力缺乏有效的保障。在這一問題的影響下，政府部門和企事業單位的檔案管理工作模式改革也就無法順利進行。

三、加快檔案管理模式改革的有效路徑

（一）加強相關人員的檔案管理意識。在進行檔案管理模式改革的過程中，政府部門和企事業單位首先必須進一步加強相關人員的檔案管理認識。具體來說，首先，單位的管理層需要對檔案管理的重要作用進行全面的了解和研究。只有如此，才能為檔案管理模式改革的順利進行打下堅實的基礎。其次，在針對檔案管理工作的重要性進行充分了解之后，還需要建立專門的檔案管理部門，并在這一基礎上安排專門的人員進行檔案管理工作。只有做到這一點，才能確保檔案管理工作的系統性和科學性，并在這一前提下更加高效地進行檔案管理模式改革。

（二）強化人才隊伍建設。為進一步加快檔案管理模式改革的進程，相關單位需要在現有的基礎上進一步加強檔案管理人才隊伍建設。在具體措施方面，首先，單位在進行檔案管理人員招聘的過程中，需要對應聘人員的學習與工作經歷進行全面的了解和考察，盡量招聘擁有相關學習和工作經歷的人員作為檔案管理人員。在這一基礎上，單位的檔案管理工作水平就能夠得到更大程度的提升。其次，對于相關單位來說，為進一步提升檔案管理改革的效率和質量，需要針對檔案管理工作人員進行更加系統的培訓。只有做到這一點，才能促進檔案管理模式改革的可行性與科學性得到更大程度的提升。

（三）升級硬件設施。在進行檔案管理模式改革的過程中，相關單位需要進一步強化自身的硬件設施建設水平，在具體措施方面，首先，單位應該采購性能良好的計算機、打印機、掃描儀等設備，用于單位的檔案管理工作。在這一基礎上，通過對檔案管理人員進行培訓提升上述設備的使用效率，進而提升檔案管理工作的信息化水平。其次，在進行檔案管理硬件設施建設的過程中，單位需要為檔案管理部門規劃出相對獨立的工作空間，避免其他人員進出對檔案管理工作造成干擾。另外，需要對檔案室的消防安全設施進行及時檢查、保養和更新，確保檔案室的消防安全。

（四）健全和創新檔案管理制度。為保障檔案管理改革工作的效率和質量，相關單位需要進一步健全和創新自身的檔案管理制度，為檔案管理模式改革的順利進行打下堅實的基礎。具體來說，首先，在政府部門和企事業單位，管理層和員工需要進一步提升對檔案管理工作的重視，并建立健全本單位的檔案管理制度，從而有效提升檔案管理工作的系統性和科學性。其次，在進行檔案管理制度建設的過程中，需要針對檔案管理工作建立完善的監督機制，并在這一監督機制的指導下對檔案管理人員的工作活動進行監督。在這一基礎上，檔案管理制度的執行力能夠得到更大程度的提升，相關單位的檔案管理模式改革也能夠更加順利地進行。

四、結論

綜上所述，在進行檔案管理工作的過程中，一些政府部門和企事業單位還按照傳統的檔案管理工作模式進行檔案管理工作，因而導致檔案管理工作的效率和質量無法適應信息時代帶來的變化。而在進行檔案管理工作模式改革的過程中，由此產生的一系列問題也導致改革無法順利進行。在本文中，針對這些問題進行了比較全面的研究和分析。通過本研究，希望能夠幫助政府部門和企事業單位進一步提升自身的檔案管理工作水平。