大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

文/泰安市岱岳區(qū)公共就業(yè)服務中心 李莉

大數(shù)據(jù)的性質(zhì)較為特殊，可為各行各業(yè)的發(fā)展提供技術(shù)支持，也可將其看作為思維或者工具。總體上看，大數(shù)據(jù)是一種解決策略，可以完成各項信息的處理、收集與應用。檔案管理工作與信息收集和管理之間密切相關(guān)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和應用一定會給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來或多或少的影響。如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)席卷全球，并成功應用于各行各業(yè)當中，雖然說檔案管理可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行信息的收集與管理，并突破傳統(tǒng)檔案管理帶來的束縛和禁錮，但是其中仍然潛藏著一定的風險和陷阱，需要檔案管理人員保持敏銳的洞察力和冷靜的頭腦，識別其中存在的問題，應對挑戰(zhàn)，充分挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢和價值，使得檔案管理借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進入全新的發(fā)展階段。

一、大數(shù)據(jù)的概念與特征

大數(shù)據(jù)可以說是經(jīng)濟和社會快速發(fā)展的產(chǎn)物，也是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及網(wǎng)絡信息技術(shù)共同作用的結(jié)果。從某種意義而言，大數(shù)據(jù)就是一種處理模式，可以應用于信息處理當中，也可以更快的速度完成信息資產(chǎn)的應用，兼具海量化和快速化的特征。顧名思義，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)種類一定十分豐富，且擁有較高的商業(yè)價值，并在數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)應用方面取得了突破性的進展，這也是大數(shù)據(jù)優(yōu)于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的直觀表現(xiàn)。運用大數(shù)據(jù)處理各項信息時，可以有效突出大數(shù)據(jù)的潛在優(yōu)勢和價值，不僅可以對更加復雜的數(shù)據(jù)進行分析和處理，還可在海量的數(shù)據(jù)之中找到事物之間的內(nèi)在聯(lián)系。值得注意的是，在不同的領域或?qū)用娈斨校髷?shù)據(jù)的特點也會發(fā)生改變，基于數(shù)據(jù)管理層理念所進行的大數(shù)據(jù)特點分析，可以得出多數(shù)據(jù)處理工具處理對象較多，處理類型較為豐富的特征，而在操作方面，大數(shù)據(jù)則可完成因果分析，將零散的信息整合在一起，發(fā)揮其價值。總而言之，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)為各行各業(yè)的發(fā)展提供了全新的藍圖和愿景，也為檔案事業(yè)的建設與發(fā)展提供了更多可能。管理人員應審慎對待大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景，抓住其中的機遇，使之成為加快檔案管理與檔案建設的驅(qū)動力。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

（一）機遇。1.有利于儲存、備份和處理。信息化時代，各個單位和企業(yè)在發(fā)展過程中都要面臨海量的信息，這對檔案管理人員而言是極大的挑戰(zhàn)。單純的以人工方式進行的檔案管理與信息收集會出現(xiàn)效率與質(zhì)量低下的問題，也無法挖掘信息中的潛在價值，會給檔案事業(yè)本身乃至單位和企業(yè)發(fā)展造成負面影響。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，可為檔案管理提供技術(shù)上的支持，通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫，為檔案的數(shù)據(jù)化管理和信息化管理搭建平臺，即便是有新的檔案信息出現(xiàn)時，也可利用檔案管理數(shù)據(jù)庫對其進行儲存、備份并應用，有效提高了信息的實用性及有效性。另外，以往的檔案數(shù)據(jù)管理中，如果出現(xiàn)儲存時間較久或失去價值的資料，必須予以銷毀處理，這會對數(shù)據(jù)庫的信息完整性造成嚴重影響，而利用大數(shù)據(jù)所構(gòu)建的檔案管理數(shù)據(jù)庫則不需要考慮這一問題，完全可以應用其大體量的優(yōu)勢儲存海量的數(shù)據(jù)信息，始終維持數(shù)據(jù)庫的完整性與秩序性。2.挖掘數(shù)據(jù)資源的潛在價值。眾所周知，檔案管理是一項十分復雜且系統(tǒng)的工作，這不僅是因為檔案信息擁有較大的體量，還因為管理技術(shù)和管理設備存在一定的不足，缺乏后備力量。就目前來看，我國在檔案資源開發(fā)方面遠不如西方發(fā)達國家，也無法利用有價值的信息資源。大數(shù)據(jù)憑借自身的優(yōu)勢與作用快速應用于檔案信息管理當中，這是因為大數(shù)據(jù)技術(shù)可以完成信息價值和能力的有效挖掘，發(fā)揮出各項信息的潛在價值，并為用戶的信息搜索提供更加便捷的渠道，是發(fā)揮檔案數(shù)字化價值與作用的重要前提。3.創(chuàng)建新型服務引擎。在社會和經(jīng)濟發(fā)展的同時，人們的需求也發(fā)生一定的變化，數(shù)據(jù)借閱或文件傳閱已經(jīng)無法滿足社會及經(jīng)濟的發(fā)展需求。要想改變這一問題，必須利用信息化技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的處理。而在這一過程中，大數(shù)據(jù)完全可以扮演引擎技術(shù)的角色，為檔案的信息化服務提供核心技術(shù)。在此基礎上所構(gòu)建的服務引擎大大提高了檔案資源的開發(fā)價值與利用價值，為社會和經(jīng)濟發(fā)展貢獻了諸多力量。

（二）挑戰(zhàn)。1.沖擊傳統(tǒng)管理理念與管理模式。以往的檔案管理以人工操作的形式為主，管理工作主要涉及分層管理、檔案的分類、信息收集與信息處理幾個方面。自大數(shù)據(jù)誕生并應用以來，檔案管理信息已經(jīng)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行融合。無論是信息之間的因果關(guān)系還是信息之間的潛在關(guān)聯(lián)，都可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對其進行挖掘并處理。這不僅對傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了越來越高的要求，還要求管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念與管理模式。只有借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進行適當?shù)淖兏锱c轉(zhuǎn)型，才能更好地完成檔案管理工作，發(fā)展檔案事業(yè)。2.改變處理方式，提高處理能力。信息化時代，檔案信息的數(shù)量呈幾何級增長，其類型和數(shù)量在短時間內(nèi)發(fā)生了較大的變化。對于市場和社會發(fā)展而言，并不是需要數(shù)量且類型龐大的信息數(shù)據(jù)，而是要有效地處理這些信息，并挖掘及潛在價值，以往的手段和方式已經(jīng)無法滿足社會及經(jīng)濟發(fā)展對檔案信息管理提出的要求，必須利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)，并在配合云計算與大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎之上，全面挖掘信息資源的能力，全方位地發(fā)揮其作用和功能。當然，這也對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)與能力提出了一定的要求，均要在原有基礎上做出一定的改變。

三、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化檔案管理的問題及策略

（一）完善大數(shù)據(jù)背景下檔案管理過程存在的問題。如果不能處理好當管理中存在的問題或缺陷，則無法利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案管理，白白浪費了數(shù)據(jù)資源。要想在大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化檔案管理，提升其效率與水平，必須做好系統(tǒng)融合工作，還要善于利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，也可利用信息技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)建設智慧檔案服務平臺，量化檔案管理工作，以更加貼合實際的策略和手段，實時解決檔案信息化建設中的問題，彌補其薄弱環(huán)節(jié)，最重要的是要做好人才儲備，組建高素質(zhì)的人才隊伍，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)與水平，共同為檔案管理工作的開展和建設而努力。

（二）完善大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略。1.引進優(yōu)秀人才，提高工作人員的工作效率。在改革開放、經(jīng)濟全球化的推動下，科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力的工作方針日漸突出。與其說是企業(yè)的市場競爭日漸激烈，倒不如說是有關(guān)人才的競爭日漸突出，人才對一個企業(yè)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此，相關(guān)部門應該提高對人才管理的管理力度，積極引進更加優(yōu)秀人才的同時，也應該提高自身工作人員的綜合素質(zhì)。就引進優(yōu)秀人員而言，經(jīng)驗至關(guān)重要。具有豐富工作經(jīng)驗的優(yōu)秀人才，不僅具有更為高效的工作能力，同時還具有更為豐富的處理突發(fā)事件的經(jīng)驗與辦法。由此可見，企業(yè)在招賢納士的過程中，應該采取應對突發(fā)狀況的能力與專業(yè)能力相結(jié)合的錄用方式。成績是衡量人才的一把尺子，通過考試我們可以及時發(fā)現(xiàn)應聘人員的優(yōu)點與不足，并可以此作為轉(zhuǎn)崗的重要依據(jù)。在注重成績的同時，同樣需要提高對綜合能力的重視程度。將應對突發(fā)事件的能力與綜合素質(zhì)相結(jié)合，以此來招聘更加優(yōu)秀的人才，不僅可以提高其工作效率，同時也可以提高其應對突發(fā)問題時的能力與方法。就在職人員而言，相關(guān)部門應該采用考試與獎勵相結(jié)合的管理模式，通過考試及時發(fā)現(xiàn)工作人員在工作過程中所存在的不足，并及時作出相應調(diào)整。針對工作人員存在的不足，加強相關(guān)專業(yè)知識的學習與培訓，不僅可以緩解工作人員在工作過程中的壓力與困難，同時也可以激發(fā)工作人員面對困難的斗志與決心，從而達到提高工作效率與工作質(zhì)量的目的。2.提高工作人員的歸屬感與認同感。在工作過程中，工作部門應該采取一定的獎懲制度。為工作優(yōu)秀、成績良好的工作人員提供相應的獎勵。獎勵內(nèi)容可以分為兩方面，即精神獎勵與物質(zhì)獎勵。物質(zhì)獎勵可以在短時間內(nèi)提高工作人員的工作積極性，為提高其工作效率起到積極的促進作用。就精神獎勵而言，則可以通過開表彰大會、頒發(fā)榮譽證書等方式，來對工作人員起到一定的鼓勵作用，精神獎勵可以在第一時間提高工作人員的歸屬感與認同感。因此對于激勵工作人員而言，物質(zhì)獎勵與精神獎勵都至關(guān)重要，缺一不可。企業(yè)在重視工作人員工作效率的同時，也應該提高對工作人員日常生活的關(guān)注程度。及時發(fā)現(xiàn)其在生活中所存在的問題，盡可能地幫其解決。這樣的處理方式不僅可以解決其后顧之憂，同時也可以加強工作人員的歸屬感，從而實現(xiàn)提高工作效率，認真努力工作的目標。上述分析已經(jīng)可以說明，大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作可以說是機遇和挑戰(zhàn)并存，只有從細節(jié)上做好檔案管理的優(yōu)化與完善，才能更好地應對大數(shù)據(jù)技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。除做好人才儲備更新理念外，還要建立嚴密且合理的監(jiān)管制度與準入原則，從源頭上提高檔案管理的時效性，確保各項檔案信息真實準確。這些只是用于優(yōu)化檔案管理工作的常用手段，還有多種方法和策略可以應對大數(shù)據(jù)背景下的挑戰(zhàn)和危機，需要檔案管理人員在日后的管理中加深探討與研究，用更具針對性和個性化的策略完成檔案管理的轉(zhuǎn)型與改革，使得檔案管理在社會和經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)光發(fā)熱。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作正向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展，這一目標的實現(xiàn)必須得到大數(shù)據(jù)的支持。大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的背景之下，檔案管理工作已經(jīng)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案信息的充分利用，并在尋求各項事物因果關(guān)系的基礎上，全面發(fā)揮信息的作用和價值。雖然說大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，但是不斷更新管理理念、管理模式與管理方法后，檔案管理人員仍舊可以利用相應的策略和手段，抓住大數(shù)據(jù)背景下的機遇，利用大數(shù)據(jù)帶來的契機做好檔案管理的轉(zhuǎn)型與改革。這是檔案管理長久發(fā)展的必由之路，也是其銳意革新的重要表現(xiàn)。