高校人事檔案管理模式改革創(chuàng)新的思路和措施

文/胡春玲

高校人事檔案作為學校人才信息的載體，能夠為高校人事部門在干部培養(yǎng)、選拔、任用方面起到良好的參考作用，同時人事檔案內(nèi)容記載了高校工作人員個人基本資料、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、政治品德等內(nèi)容，并以文字、圖片、音視頻文件等方式保存，對于高校人力資源管理起到關(guān)鍵作用。但目前高校人事檔案管理工作開展中還存在一定不足，影響了高校人事檔案利用效率，不利于高校師資隊伍建設(shè)工作開展?；诖耍訌妼Ω咝Ｈ耸聶n案管理模式改革的研究具有十分現(xiàn)實的意義[1]。

一、高校人事檔案管理存在的不足

（一）檔案意識較為淡薄，檔案質(zhì)量偏低

當前，一些高校工作人員對于人事檔案工作不夠重視，甚至認為檔案與自身發(fā)展關(guān)系不大，尤其是一些受過組織處分、有過不光彩歷史的人員，對于個人檔案存在反感，甚至有些抵觸情緒[2]。這些不正常的檔案意識，對高校人事檔案完整性、科學性造成影響。同時，一些高校人事檔案管理人員缺乏檔案管理意識，再加上學校領(lǐng)導不重視人事檔案管理工作，繼而導致對負責檔案管理人員的重視程度也不足，學校往往安排兼職人員擔任檔案管理崗位。正是這些問題的存在，導致人事檔案的收集、整理存在較大的隨意性，整體工作不夠規(guī)范，甚至一些人事檔案未能經(jīng)過人事部門的蓋章、密封，僅僅是幾頁簡歷或一個登記表格，導致原始材料真實性不足，甚至會存在個人資料虛假、情況不明等問題。而且在人事檔案內(nèi)容方面存在前后填寫不一致的情況，例如，一些人員填寫資料時交替使用公歷和農(nóng)歷，在年齡填寫和學歷方面存在不實現(xiàn)象，從而使檔案無法反映個人的真實情況。盡管高校人事檔案管理部門收集的個人資料數(shù)量多，但真實性、完整度得不到保證，從而導致人事檔案質(zhì)量較差。

（二）人事檔案管理模式相對滯后

在檔案工作不斷發(fā)展過程中，高校人事檔案管理條件不斷提升，但依舊和現(xiàn)代化檔案管理存在很大差距。甚至還有很多學校還使用人工方式對人事檔案加以整理，由于工作量大，導致工作效率低、錯誤較多。除了檔案管理方式滯后外，人員配置方面存在的問題也對高校人事檔案管理水平的提高造成很大的影響。一些高校沒有配備專職人事檔案管理人員，且該崗位人員流動性較大，對人事檔案工作連續(xù)性造成干擾，這也是當前高校人事檔案管理推行信息化、電子化過程中的重要干擾因素。另外，現(xiàn)階段高校人事檔案管理大多數(shù)處于內(nèi)部封閉式管理模式，在查閱使用過程中需要經(jīng)過多個部門領(lǐng)導的審批，耗時耗力，影響人事檔案使用效率，造成個人檔案利用率低，這也是高校領(lǐng)導對人事檔案工作不重視的原因之一。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)偏低

管理人員是檔案管理具體執(zhí)行主體，在高校人事檔案管理實施中其素質(zhì)尤為重要[3]。從目前具體情況來說，很多高校并沒有按照檔案管理工作需求設(shè)置專門的檔案管理人員，往往由圖書管理人員兼任檔案管理員。但由于這些管理人員沒有接受專業(yè)的檔案管理培訓，受到自身認知影響，導致其無法更好地投入到高校人事檔案管理工作中。工作開展中僅僅是簡單收集整理人事資料并進行簡單歸檔，以至于高校人事檔案管理形式化嚴重，無法發(fā)揮檔案管理作用，也無法為高校人力資源管理工作提供支持。

二、高校人事檔案管理模式改革基本思路

近年來，關(guān)于高校人事檔案管理模式改革工作從未停止，但對于改革方向、改革的觀點卻有所不同。應該選擇哪一種改革方向，必須根據(jù)自身情況，對此問題進行理性的思考[4]。當前高校人事檔案管理有兩大類模式，即集中管理模式、分散管理模式兩種理性選擇[5]。關(guān)于集中管理模式，很多支持者都認為其與混合管理、分散管理模式相比能夠更好地對校園資源進行利用，最大限度地提升校園資源的利用率，還能夠降低成本，更好地維護相關(guān)設(shè)備。在這種管理方式下，人事檔案并非孤立于高校其他檔案資料，只要進行檔案信息共享，將人事檔案納入到整體檔案管理體系中，經(jīng)過簡單重新組織，就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的檢索、使用[6]。但無論是集中管理，還是分散管理模式都各具優(yōu)缺點，一些專家認為，高校人事檔案管理工作開展中，必須推行集中管理模式，而徹底將分散管理模式淘汰，其實這種想法有失公允，也是不合理的做法。分散模式存在的歷史較長，經(jīng)過了實踐的考驗。為此，需要高校相關(guān)部門進行有效協(xié)調(diào)，并依據(jù)綜合管理辦法，提升人事檔案管理整體效果。當然，采用分散管理模式，需要相關(guān)管理人員具有較為高超的業(yè)務水平能夠應對各類突發(fā)情況?？傊P(guān)于高校人事檔案管理模式改革工作需要進行不斷的探索，并利用辯證和統(tǒng)一、一分為二的思想對其進行分析。

三、高校人事檔案管理模式創(chuàng)新措施

（一）不斷提升高校人事檔案管理規(guī)范化程度

第一，促進人事檔案收集、整理、歸檔管理程序化發(fā)展，提升相關(guān)工作的時效化程度。建立較為完善的檔案收集整理制度，并保證各項制度能夠落實到位，能夠定期歸檔；第二，加強高校人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，促進人事檔案向著規(guī)范化、標準化進行，確保檔案日常用品、硬件軟件設(shè)備，都能夠滿足現(xiàn)代化檔案工作需求；第三，檔案管理制度化發(fā)展，根據(jù)高校自身情況，逐漸完善相關(guān)規(guī)章制度，為各項工作有序開展提供制度保障；第四，做好人事檔案甄別、審核工作，嚴格按照高校人事檔案整理規(guī)范等文件指導，對所收集到的人事檔案內(nèi)容加以甄別，并仔細分類，確保人事檔案完整性、真實性。高校人事檔案資料管理過程中，通常需要由專業(yè)的檔案管理人員進行，以更加規(guī)范、專業(yè)的手段開展資料收集、歸檔等工作，保證檔案資料的真實性、完整性；在人事資料收集過程中，需要嚴格按照相關(guān)規(guī)范標準，從源頭上加以保障資料可靠性。同時，在資料收集中一旦發(fā)現(xiàn)錯誤、遺漏等，則需要進行做出補救措施，完善高校人事檔案資料。

（二）不斷改進高校人事檔案管理模式

傳統(tǒng)的高校人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，有時候為了調(diào)閱相關(guān)信息，需要先找出檔案所屬類別，之后進行逐個尋找，這種流程不僅影響整體工作效率，對檔案信息結(jié)果分析精準性也會造成影響，且在檔案存儲、使用、管理等各方面都存在諸多不便。尤其是在信息時代背景下，必須加強高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，為此，需要借助先進的數(shù)字化技術(shù)提升高校人事檔案管理效率與質(zhì)量。高校檔案管理部門必須以法律作為依據(jù)，以《檔案法》《保密法》《病毒防治辦法》等作為工作基礎(chǔ)，組織檔案管理部門人員根據(jù)實際情況，制定嚴格的數(shù)字化檔案管理制度，重點建設(shè)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)安全體系，促進高校人事檔案信息數(shù)字化體系逐漸完善。另外，對檔案數(shù)字化管理部門進行安全性教育，將安全性教育作為檔案管理部門一項重要的長效機制，幫助檔案管理人員樹立良好的安全保密意識。同時，針對網(wǎng)絡(luò)病毒問題，檔案管理部門必須安裝正版的殺毒軟件，定期對計算機進行殺毒、防毒，提升檔案信息安全性。值得注意的是，在實施檔案管理工作中，并非將傳統(tǒng)檔案辦法全部拋棄，而是需要將傳統(tǒng)檔案管理辦法與數(shù)字化檔案管理進行有機結(jié)合，將一些非保密的信息利用數(shù)字化模式進行保存，而一些具有一定保密等級的檔案資料則還可以采用傳統(tǒng)方式保存。

（三）不斷提高高校人事檔案管理人員素質(zhì)

在高校人事檔案管理工作開展中，相關(guān)管理人員素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理水平，而傳統(tǒng)的人事檔案服務水平無法應對信息化時代下日益增長的檔案信息需要。而且在社會科學不斷發(fā)展過程中，越來越多的數(shù)字化設(shè)備、現(xiàn)代化管理理念進入到高校人事檔案管理中，數(shù)字化、電子化已經(jīng)成為人事檔案管理的重點，作為高校人事檔案管理人員，必須與時俱進，不斷學習先進的管理理念，掌握現(xiàn)代化的檔案管理工具，敢于創(chuàng)新，敢于實踐。同時，高校也需要建立一套完善的人事檔案管理模式，從根本上提升人事檔案管理規(guī)范化程度。

四、結(jié)語

作為高校師資隊伍建設(shè)關(guān)鍵內(nèi)容，人事檔案管理工作的重要性毋庸置疑。人事檔案內(nèi)容不僅能夠真實、客觀反映一個人歷史面貌，而且能夠體現(xiàn)高校管理水平。為此，在社會不斷發(fā)展的今天，高校人事檔案管理工作必須緊跟時代發(fā)展腳步，創(chuàng)新工作模式，制定完善的管理制度，并提升相關(guān)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，讓高校人事檔案管理工作走向規(guī)范化、信息化、制度化，為高校人力資源管理工作積聚力量。