加強與完善農業科研單位辦公室行政管理精細化探索

文/山東省農業科學院農業質量標準與檢測技術研究所 滕晶 郭棟梁（通訊作者）

辦公室行政管理服務于農業科研單位的科學技術攻關、農業技術成果轉化以及學術交流等活動，傳達上級主管部門的指示并且協調各項農業技術服務與科研項目的落實，策劃和組織本單位的各項活動，完成單位內部日常行政事務的處理。只有保障辦公室行政管理體系的高效運轉，才能發揮出農業科研單位在社會治理過程中的重要作用。

一、精細化管理概述

精細化管理理念源于上個世紀初的美國，是在工業生產技術水平快速進步、對產品質量以及生產效率的要求越來越高的背景下誕生的，其精髓在于倡導將科學技術與方法引入管理領域，運用時間、數量等精確的量化指標衡量生產和管理方式的合理性與有效性。所以隨著生產、科研等領域科學技術的演進，運籌學、統計學以及計算機技術等科學理論和技術陸續被運用到企業管理當中。在20世紀70年代的日本，制造業企業將精細化管理理念運用到極致，使其在優化生產工藝流程并挖掘人力、設備與物料的綜合生產力方面體現出了極高的價值，從而成為了廣為人知的高效、科學的管理理念，并且逐步被應用到包括行政管理在內的所有管理領域。

二、實現辦公室精細化管理的意義

辦公室的行政管理工作起到了維持農業科研單位正常運轉、完成各項資源配置和進行單位內外相關事務組織協調的作用。而農業科研單位承擔著提高農業生產技術水平、解決農業產業發展中的技術性問題的使命，并且為國家制定、落實農業產業發展戰略規劃提供著信息和技術支持。因而各個部門的辦公室運轉效能決定了農業科研單位能否在保障農業經濟發展、推動農業產業結構升級等方面體現出應有的戰略價值。所以在縮小城鄉差距、優化農業產業結構等重要發展戰略以及相關政策亟待落實的背景下，通過實現辦公室行政管理精細化來提升農業科研單位的運行效率，顯得至關重要。

三、精細化管理的目標和要求

（一）工作任務與目標的分解落實。圍繞生產與管理目標優化資源調配和利用策略，而且將人作為戰略資源的一部分并挖掘出其最大潛能，是實施精細化管理的組織機構最大的特點。所以在實現辦公室行政管理精細化的過程中，要根據特定辦公室的主要職能、日常事務的類型以及處理方法，將總體目標與任務按照性質、流程分解。與此同時，分析實現每一個細化目標、完成具體任務所需的人力、物力，進而設置對應的崗位并明確資源調配與業務銜接方法，完成管理工作的細化分工，從而明確辦公室各個崗位的權責與其在各項事務處理過程中的定位，為提高行政管理效能奠定基礎。

（二）業務流程標準化。業務流程標準化是實現精細化管理的必要條件之一，也是發揮出人、物料與設備等生產要素最大產能的基礎。在工業企業中，通過對產品每一個加工工序所需的操作步驟、物料供應方式以及設備運行條件進行分析，運用生產效率、產品質量以及綜合成本等指標對其進行優化，可以找到最有利于成本、質量控制的方案，從而確定標準化的生產工藝流程。在辦公室行政管理領域中，不同性質的事務處理與工業產品的加工有著類似的生產要素構成和處理流程，不同崗位人員同樣需要根據職能分配完成各自的任務，并且基于信息或文件資料的加工和傳遞，相互間協同完成具體事項的處理，所以也可以參照工業生產的精細化管理模式來實現業務流程的標準化。

（三）構建科學的績效考評機制。只有了解管理體系的運轉成效、評價包括人力在內的資源是否創造出了理想的價值，才能夠在產品或服務的需求不斷變化、生產技術和管理理念持續演進的背景下，動態優化精細化管理體系，使之始終保持高效、嚴謹，以控制運營風險、保障經濟效益，并且維護企業等組織機構在競爭中的優勢地位。所以科學的績效考評機制對于辦公室行政管理精細化必不可少，而鑒于行政事務處理與工業生產相比，難以全面進行量化分析和評價，所以需要基于對信息技術、數學方法的運用，借鑒企業管理中風險評估等領域的相關理論和方法，實現對辦公室行政管理工作的定性以及定量分析，作為評價精細化管理體系運轉成效、考核員工個人工作成績的依據。

（四）完善的制度保障。完善的制度保障是落實各項管理策略并實現管理目標的基礎，而精細化管理對管理制度的完善有著更高的要求。首先，細化分工與業務處理流程標準化需要以崗位工作管理制度、績效考核評價標準等規章制度的形式加以明確，才能夠在各個部門的管理實踐中得到執行和落實。其次，在行政管理部門辦公室或企業按照標準化的業務處理流程完成具體任務時，伴隨著各個管理崗位的決策與信息的上傳下達，而只有嚴格遵循相關規章制度、依據特定流程作出決策，才符合精細化管理理念的要求。所以能否構建出科學的管理制度體系，是強化農業科研單位辦公室行政管理精細化的關鍵。

四、構建與強化精細化管理體系的策略

（一）業務流程標準化。要想在農業科研單位的辦公室全面實現精細化管理，必須依據科學的理論并借鑒企業管理領域的實踐方法，按照精細化管理的要求逐一實現各個目標。而為了實現業務流程的標準化，需要審視當前不同部門的辦公室行政管理工作內容和性質，將所有事項進行歸類并分析其特點；進而梳理財務管理、對外溝通聯絡以及內部的組織協調和一般行政事務處理等工作的現有流程，分析完成每一類事務處理時所有環節的工作方法、所需資源以及技術，探究以何種方案能夠實現管理成本、效率以及資源利用率的最優化；進而逐一確定每一項事務的處理流程，將各個流程中每一個環節的操作方法、技術與資源運用規范化與標準化，從而完成辦公室行政管理業務流程的優化與重構，為進一步的崗位分工細化做好準備。

（二）優化管理制度體系。要想全面實現辦公室行政管理的精細化，必須按照相關理論的要求，創新農業科研單位的管理制度體系，使之滿足不同辦公室、各個崗位的行政管理職能的精細劃分要求，起到保障各項戰略規劃落實的作用。首先，需要結合農業科研單位現有組織架構與管理體系的特點，分析崗位管理、決策和監督機制以及績效考評等方面的規章制度和標準，對應精細化管理背景下辦公室行政管理職能劃分、業務流程的分解與具體工作任務分配，探討相關條款的內容是否符合新的管理要求；對缺失部分進行完善并去除重疊內容，優化不合理的部分。其次，在創新辦公室行政管理制度的同時，應完成相應的工作任務和職責分配，優化相應崗位的人力、物力資源配置，從而提升行政管理效率，為農業科研單位的技術創新、學術研究等活動提供更有力的支持。

（三）完善績效考評并動態優化管理機制。運用科學的理論與方法構建績效考評機制，可以實現對辦公室精細化管理體系的動態評估，并且基于量化指標判斷已有管理機制的完善性與有效性，為新的發展戰略的規劃和實施提供決策依據。首先，農業科研單位的管理層應分析現有的績效考評制度和具體評價方法，借鑒實施精細化管理的企業等組織機構在績效考評體系構建方面的經驗，結合自身的業務特點、崗位分工，對各個管理環節以及具體崗位的績效評價制定量化的標準，確定相關指標及其分析、評估方法。其次，在績效考評工作中合理運用計算機技術以及現代企業管理理論，在單位內部動態評估行政管理績效，審核各項管理目標的落實情況，評價辦公室精細化管理的實施成效；針對特定環節中存在的問題探討優化措施，逐步完善與強化辦公室的精細化行政管理體系。

（四）運用信息技術保障管理體系的運轉。精細化管理理念之所以能夠推廣至行政管理領域，與信息技術等現代科技的普及應用密切相關。目前，基于互聯網運用專業化的管理軟件，可以讓組織機構內部各個部門之間進行實時的信息交互，為實現行政管理業務流程的標準化創造了條件；并且由于各個環節間可以共享信息和數據，有利于相關崗位、部門之間的協同，保障了精細化管理目標的落實。所以信息技術的合理運用是強化精細化管理的有效手段，農業科研單位應完善現有的信息化管理系統，按照精細化管理需要配置軟硬件設施，提升行政管理體系的運轉效率。

五、結語

只有實現辦公室行政管理崗位職責細化，基于精細化管理理論和方法完善現有管理機制，才能夠滿足新時期農業科研單位的運行需要。所以在辦公室行政管理精細化的進程中，需要對相關規劃的實施效果進行科學評估，通過持續完善和強化，提高精細化管理體系的運轉效率和能效。