提高辦公室檔案管理工作效率的思考

文/云南省紅河州蒙自市人民政府發(fā)展研究中心 李婧

檔案管理工作是辦公室管理中非常重要的一項內(nèi)容。高效的檔案管理可使檔案的完整性得到充分保證，促進檔案資料查詢和利用效率的提升，將檔案在辦公室管理工作中的價值最大化發(fā)揮出來。現(xiàn)階段，快速發(fā)展的經(jīng)濟與不斷提升的技術(shù)水平，促進信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到深入應(yīng)用。新時期，辦公室管理工作的一項重要內(nèi)容，即在辦公室檔案管理工作中，加強應(yīng)用當(dāng)前先進的技術(shù)，對辦公室檔案管理工作方法不斷創(chuàng)新，從而促進辦公室檔案管理工作效率的提升。

一、當(dāng)前辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理缺乏健全的管理制度。如今，諸多單位在辦公室檔案管理工作中，因為檔案管理制度不完善，而大大影響了檔案管理效率。在辦公室檔案管理工作中，大部分工作單位所制定的管理制度均未對相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)做出明確要求，未有效約束管理人員，進而導(dǎo)致管理混亂的問題發(fā)生。當(dāng)有問題發(fā)生時，不能第一時間將責(zé)任人確定。與此同時，不健全的管理制度，也導(dǎo)致沒有規(guī)范化、制度化地要求管理人員，使之在工作中未充分意識到檔案管理工作的重要性，對待工作隨意，導(dǎo)致較多的疏漏出現(xiàn)，最終讓單位整體的工作效率受到影響。

（二）相關(guān)管理人員的管理意識淡薄。辦公室檔案管理工作的核心即管理人員，但通過分析我國現(xiàn)階段諸多事業(yè)單位的辦公室檔案管理情況不難看出，相關(guān)管理人員未樹立起較強的管理意識，很多管理人員均是經(jīng)過教學(xué)機構(gòu)專業(yè)培訓(xùn)上崗的，而我國的教學(xué)機構(gòu)往往以“重理論，輕實踐”的教學(xué)模式為主，如此一來，導(dǎo)致培養(yǎng)出來的檔案管理人員同社會實際情況“脫節(jié)”，理論基礎(chǔ)扎實，但在實際操作上卻束手無策，大大降低了辦公室檔案管理工作效率。

（三）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。很多單位，由于領(lǐng)導(dǎo)者未全面認識檔案管理工作的重要性，所以導(dǎo)致工作人員也未充分重視辦公室檔案管理工作。在部分單位，檔案管理工作人員均非專業(yè)出身，以至于諸多辦公室檔案資料未得到妥善保存，長期隨意堆放，由于管理人員沒有對其進行合理規(guī)劃和管理，所以具體工作不能體現(xiàn)出很多檔案所具備的價值。另外，工作人員缺少較高的專業(yè)素養(yǎng)，而以技能不精，難以負責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理相關(guān)工作中。辦公室的內(nèi)容繁雜，所以辦公室檔案管理工作對相關(guān)工作人員的要求非常高，如果他們?nèi)狈^強的專業(yè)能力，則會讓檔案管理工作問題頻發(fā)，進而嚴重影響辦公室檔案管理工作的效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）建立完備的檔案管理制度。剛開始建立完備的辦公室檔案管理制度時，主要領(lǐng)導(dǎo)需充分發(fā)揮帶頭作用，簡單來說，就是對檔案管理的一系列工作引起重視，且引領(lǐng)相關(guān)人員把辦公室檔案管理工作做好，如設(shè)置單獨的資料室用以對相關(guān)檔案進行存放，按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)與重要程度的不同，在資料室中對其進行有序存放，把相應(yīng)的標(biāo)簽貼上。完成檔案整理后，有序儲存檔案，儲存地應(yīng)選擇在高層樓或是較為封閉的區(qū)域，且做好警示牌標(biāo)識，提醒非相關(guān)人等不準(zhǔn)入內(nèi)，避免不相干人隨便進入資料存放室，造成重要檔案資料損壞或被竊取。不僅如此，針對機密性高的文件，管理人員應(yīng)單獨放置，且一段時間后對檔案的保密期限進行跟進記錄，同時相關(guān)人員應(yīng)隨時間變化與機密程度變化，第一時間解密、升密、降密一些文檔，對部分無須保密的文件做適時處理，在做好標(biāo)記后將其放在資料室其他地方。要完成此項工作，必須3人或3人以上管理人員同時在場，且相關(guān)地點必須安裝監(jiān)控，以起到相互監(jiān)督的作用，一旦以后檔案出現(xiàn)問題，也有據(jù)可查。

（二）加強檔案管理工作意識。長時間以來，因為傳統(tǒng)觀念的影響，大部分單位均未對辦公室檔案管理工作進行較多的投入與研究，所以導(dǎo)致管理者沒有重視檔案管理工作中所具備的時代信息。對此，在今后的工作中，辦公室檔案管理工作人員一定要立足于檔案管理理論，將自身對管理工作的認識提高，積極主動去了解單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況，并在平時的工作中把檔案的收集與整理做好，完成相關(guān)工作后，向辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報管理的成果。之所以這樣做，主要是為了改變檔案管理工作者獨立的局面，實現(xiàn)優(yōu)勢互補，防止檔案管理工作者盲目隨意開展工作，讓辦公室管理的信息結(jié)果在單位發(fā)展中得到應(yīng)用，促進檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，以自己的微薄之力助推單位的可持續(xù)發(fā)展。

（三）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員的能力和素質(zhì)提高，可以不斷促進辦公室檔案管理工作效率的提升。所以，要在固定的時間組織檔案管理人員參與培訓(xùn)，使其在最短的時間內(nèi)掌握豐富的檔案管理知識，善于運用信息技術(shù)開展工作，可以使新時期辦公室檔案管理工作的要求得到滿足。檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)，對數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)進行認真學(xué)習(xí)，充分了解辦公室檔案管理工作的各個流程，貫徹落實單位制定的各項規(guī)章制度，確保自身行為規(guī)范。唯有如此，才可以有效提高辦公室檔案管理工作效率，將檔案資料應(yīng)有的作用充分發(fā)揮出來。

（四）加強信息化建設(shè)，提高管理水平。當(dāng)前，在辦公室檔案管理中，要想促進檔案管理工作效率和質(zhì)量有效提高，應(yīng)促進信息化建設(shè)。計算機管理軟件為實現(xiàn)辦公室檔案管理信息化發(fā)展提供有利條件。將電子檔案的建設(shè)有效增強是進一步強化檔案信息化建設(shè)的有效途徑，電子檔案就算不能帶來實際效益，也可以在服務(wù)社會的過程中，將經(jīng)濟效益充分展現(xiàn)出來。在辦公室電子檔案數(shù)量不斷增多的前提下，通過科學(xué)合理選擇計算機檔案管理軟件，可以促進辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量提高。同時在辦公室檔案信息化建設(shè)中，需要結(jié)合社會需求，構(gòu)建檔案管理互聯(lián)網(wǎng)平臺，為順利開展檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案使用效率有效提高。

三、結(jié)語

綜上所述，單位發(fā)展過程中，需重點關(guān)注辦公室檔案管理工作，其直接關(guān)系到單位的各項經(jīng)濟活動。若辦公室檔案管理水平較低，則會直接影響到事業(yè)單位發(fā)展的其他環(huán)節(jié)，所以需將現(xiàn)階段部分事業(yè)單位辦公室檔案管理中存在的問題有效解決，促進檔案管理工作質(zhì)量的提升，讓單位辦公室檔案管理的工作效率不斷提高。