淺析辦公室管理工作的優化路徑

文/西南交通大學 李雪梅

全國教育大會的召開，標志著我國高等教育進入一個全新的時代。預示著中央對高等教育的管理、教育、科研等各個方面有了更細致、更高標準的要求。高校辦公室作為高校重要的綜合部門，其管理水平的高低直接影響著整個學校的管理水平、教育水平、科研水平以及各級政府政策和方針的落實程度。隨著高等教育的不斷深入，高校辦公室管理工作需要不斷創新和優化，從而讓高校辦公室真正發揮承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系八方的最大作用。

一、優化高校辦公室管理工作的必要性

高效、精細化的辦公室管理是一流高校的必備屬性，是當前眾多高校辦公室管理轉型的重要方向?！凹毠潧Q定成敗”，做好高校辦公室管理工作，不僅能影響整個學校的治學風氣，還能提升辦公室的服務水平和工作態度。

高效、精細化的辦公室管理是新時期各級領導和學生的期待。高校辦公室工作人員養成嚴謹、高效的工作作風，是實現高校向更高水平發展的重要基礎。

二、高校辦公室的職能定位

高校辦公室作為學校的“行政中樞”，找準辦公室的職能定位，是做好辦公室工作的重要基礎，是發揮辦公室職能的關鍵。首先，高校辦公室主要承擔高校重大決策、重要會議、重要接訪、協調內外等保障學校高效運轉的重要任務。其次，高校辦公室工作事務繁復、工作范圍十分廣泛，使其具有綜合性定位。最后，具有服務型定位。高校是培養人才及科研重地，其目標是培養國家和社會需要的高素質人才。高校的服務對象是學生，因此服務育人是高校教育的核心。

（一）承上啟下職能。高校辦公室作為學校黨政運轉的職能中心，是保持學校上下信息通暢的重要部門。在各項工中，安排好、布置好各項任務，把握好工作節奏，是確保高校各項工作高效運轉的基礎。

（二）溝通內外職能。高校辦公室是統籌協調、凝聚內外資源的重要部門，對理順各種關系和資源起到關鍵作用。

（三）協調左右職能。高校辦公室是輔助學校黨委的重要部門，與各個部門之間聯系密切。協調好各個部門，對學校領導層決策、政策落實具有重要意義。

（四）聯系八方職能。高校辦公室作為學校重要的形象窗口，建立與師生之間的廣泛聯系、傾聽基層的呼聲，為領導決策提供服務。

三、高校辦公室管理工作應有的意識形態

高校辦公室管理工作濃縮為兩個要點，即質量、高效。要想落實質量并兼顧效率，需做到如下幾點：首先，要構建完善的辦公室管理組織體系。其次，要樹立正確的意識形態，只有以正確的意識形態來指導工作，才能讓辦公室管理人員的工作思路更加清晰、協調。再次，高校辦公室管理人員還要有大局觀、服務意識、責任意識、規范意識及效率意識等等。最后，高校領導層還應鼓勵辦公室管理人員在長期的實踐工作中不斷總結經驗，學習和消化先進的管理理念，從而不斷完善辦公室管理制度。

四、當前高校辦公室管理工作普遍存在的問題

（一）全員重視程度不夠，職能定位不清晰。高校辦公室是高等院校的核心部門之一，在日常工作中不僅參與重大決策和發展規劃，而且還處理大大小小的各類文件，銜接各個部門，起著橋梁的作用。辦公室管理部門的實權不高，致使許多師生對辦公室管理工作的重視程度不夠，缺乏擔當精神和責任感，存在行事拖沓、辦事積極性不高等問題，直接導致學校行政效率低下，最終影響學校的發展步伐。由于辦公室管理工作繁雜，每天都有大小事情需要處理，工作比較辛苦。有些辦公室同事只是被動完成領導交辦下來的任務，對自身職能定位不清晰，無法出色、優質地完成工作。

（二）管理理念和制度落后。在新形勢下，高校之間的競爭逐步輻射到院校管理水平上來。高校辦公室管理也必須跟上時代步伐。傳統的辦公室管理理念和制度在當前的高校發展中，明顯處于滯后和偏離的狀態。嚴重影響了學校的行政效率和工作質量。因此更新管理理念和完善辦公室管理制度，并與時代接軌勢在必行。

（三）辦公室管理智能化、信息化程度不夠。當前仍有許多高校的辦公自動化、信息化程度不高，導致辦公室管理雖然異常忙碌，但是工作效率十分低下。由此導致許多重要文件遺失或記錄模糊等問題。

五、高校辦公室管理工作的優化路徑

（一）提高思想認識，做好職能定位。高等教育改革的主要問題來自于意識形態上，高校辦公室管理工作水平上不去的主要原因是因為領導、管理者自身及師生對辦公室管理工作的重要性認識不足所致。因此，高校辦公室行政管理改革，首先要提升全體成員對辦公室管理工作的重視程度。同時樹立辦公室改革創新的精神和求真務實的風氣。讓辦公室行政管理人員立足局部，著眼全局。明晰辦公室管理的重要地位和各項職能。并以此為出發點，處理好、協調好各項日常工作。

（二）完善規章管理制度。建立健全督查機制、激勵機制、權責機制。對已有的規章制度進行梳理，做好制度的廢改立工作，對不利于當前行政管理的制度要進行研究修訂，對缺位的制度要進行補全。充分發揮制度的指導性作用。制度的建立要具有針對性、適用性、評價性、激勵性，強化督查，落實責任。做到事事有人管、時時有人管、管理規范化、服務精細化。

（三）引進人才和技術，加強交流和學習。當前各大高校之間的競爭體現在學校管理水平上，提升全體辦公室管理人員的素質是高等院校教育改革的必經之路。不論是引入先進的管理技術，還是先進的一體化設備或系統，都需要高素質的辦公室管理人員高效運轉起來。首先，高校需要引進一批專業的辦公室行政管理人員。其次，加強交流和學習，培養一批優秀的辦公室行政管理人員。例如通過系統授課、觀摩學習、經驗分享等手段，不斷提升管理人員的業務技能。最后，鼓勵辦公室行政管理人員在實踐工作中勇于探索和創新。不斷提升辦公室行政管理工作的效率和工作質量。