大數據背景下檔案管理模式變化探析

文/齊金月

大數據是以網絡信息技術為基礎，基于多元化渠道收集獲得的海量數據。在現代信息技術日益發展的環境下，只有與時俱進，跟緊時代的潮流和新時代步伐，對大數據技術進行合理化利用，才能夠讓檔案管理在新時代背景下獲得巨大生機和活力[1]。

大數據背景下檔案管理模式不應一成不變，而是要適應新時代和新環境，創新管理理念和管理模式，對檔案管理要求進行貫徹落實，使得信息在得以妥善保管的同時也可以得到科學化的開發與利用，最大化滿足檔案需求者的信息利用需要。

一、大數據特點

大數據是在超大規模數據基礎之上運用新方法，在海量的信息當中探尋新方法與新趨勢，由此完成新價值構建的信息資源。大數據的特點主要體現在以下幾個方面：一是體量大。從大數據獲取的角度進行分析，大數據是把海量數據集合得到的，所以具備數據容量極大的特征。在現實生活當中，很多大型搜索引擎可以在一天的時間之內生成100TB 的數據資料，尤其是在網絡的廣泛應用之下，不分國界，只要有網絡存在，每日均會生成海量數據資源，而數據的規模與體量之大是難以衡量的[2]；二是多樣化。過去的數據種類是非常少的，不過在科技發展與文明進步的推動之下，和以往容易存儲的結構化數據相比，圖片、視頻、音頻、網頁等半結構化與非結構化數據明顯增加。就目前而言，非結構化數據已經占到數據整體的85%，數據結構的多樣化特征已經越來越明顯；三是價值性。數據價值密度相對較低，有大部分的數據會無效。從這一角度進行分析數據的價值密度和總數據大小成反比例關系，在這樣的情況下，怎樣在海量數據當中提取有效數據，做好數據梳理、分析與研究，是大數據時代需要特別關注和解決的問題；四是速度性。數據的傳輸速度與實時數據的變化速度都可以用飛快來形容。大數據技術需要在短時間內從龐大數據當中提取高價值和有效性信息。數據并非是靜止不動的，是在動態環境中實時生成與開發的，在新數據產生的同時，還有可能因為其他數據的變化而出現更改，于是提升大數據處理速度顯得至關重要。

二、大數據背景下檔案管理模式的主要變化

（一）檔案管理理念變化

大數據背景下，檔案數據信息顯著增多，運用傳統方法和檔案管理技術已經無法實現對檔案資料的描述和有效處理。從檔案管理理念角度進行分析，要求樹立所有數據都有用的思想觀念，也就是把所有有用的數據都當作是檔案信息。基于這樣的變化，檔案的歸檔處理范圍明顯增加，開放程度更高，涵蓋面越來越廣。在傳統檔案管理理念之下，只有存在于檔案館當中的數據信息才是檔案，而大數據背景下網絡信息技術迅猛發展，檔案信息隨時隨地都在產生，并滲透到生活的不同方面。大數據時代的到來，讓人們的信息需求發生了變化，廣大用戶已經不再局限于利用檔案，而是有了更高的要求，想要得到數據背后的知識和內容，所以檔案服務觀念也需要在這一背景之下發生變化，強化主動服務意識的同時，還要不斷挖掘深層需求，用大數據技術滿足人們的信息需要。

（二）檔案數字資源變化

對于檔案管理部門來說，存儲豐富多樣的資源是組織工作的重要優勢，同時也是檔案管理部門進行信息開發利用服務的資本所在。大數據背景下，檔案信息呈現出爆炸式增長的態勢，檔案數據也明顯增加。大數據背景下檔案數據資源發生的變化主要體現在兩個方面，分別是網絡數據的海量增長和對民生民意的重視程度明顯提高，推動了檔案內容的豐富性發展。檔案數據類別越來越多，電子檔案、用戶信息、查詢瀏覽等和過去相比有了明顯的增加。檔案數據資源的處理技術開啟，從過去的以人工處理轉變為信息化的處理方式，明顯提高了數據處理的速度和效率。檔案數據資源的收集越來越廣泛，除了要求根據工作要求做好數據收集之外，還必須注意對檔案信息的實時抓取。

（三）檔案利用服務變化

之所以重視檔案管理，促進檔案管理模式與時俱進，最為主要的目標就是給群眾提供更大的便利，使得信息利用和服務質量得到根本提升和有效保障，突出檔案的意義和價值。大數據背景下的檔案管理模式變化，還體現在檔案利用和檔案服務上。案例用于服務工作正朝著社會化和多樣化的方向發展，檔案的服務對象、內容、方式、目標等都和以往相比發生了極大的轉變[3]。檔案服務對象得到了明顯擴展，從一般只服務于黨政部門、企事業單位職工等轉向服務于廣泛的人民大眾。檔案服務內容的變化主要是從過去提供客戶所需要的檔案，轉變為重視用戶的個體行為，把握用戶檔案利用的要求，使得檔案服務內容具備精細化和差異化特征。檔案服務方式的變化主要體現在從信息需求者持有諸多證明來到檔案館查詢，轉變為服務線下和線上的廣大用戶，增加服務的智能化與人性化水平。檔案服務目標的變化是從過去滿足用戶信息需要轉變為如今在滿足用戶信息需求的同時，挖掘深層需要，最終促進檔案利用和知識服務的雙贏。

（四）檔案安全管理變化

對于檔案管理工作來說安全高于一切，因為檔案資料關乎黨和國家的利益，關系到群眾的權益。大數據具備數量大、類別多、速度快、信息化水平高等特征，正是因為這些特征的存在，為檔案安全管理帶來了機遇和挑戰。就檔案保管而言，過去的檔案類別較少，大部分是以紙質為載體進行存儲和管理的，在這樣的情況下，只要在庫房管理當中堅持“八防原則”，就能夠維護檔案的安全性和完整性。在網絡信息技術高速發展的背景下，檔案的類別和數量都有了明顯增多，同時在檔案形態方面也呈現出多樣化特征，明顯提高了檔案保管要求。例如在保管光盤載體的檔案信息時，必須要避免磨損，在對硬盤檔案進行管理時要做好防震工作。在應急管理上進行分析，過去的應急管理模式缺少必要的應變能力，適用范圍有限，在遇到突發事件時常常會有沉重損失。大數據支持下的檔案應急管理，則有精細而又完善的應急方案，所以可以在很大程度上避免突發事件帶來的巨大損失問題。

三、大數據背景下檔案管理模式的實現策略

（一）提高檔案管理人員綜合素養

大數據背景下的檔案管理模式發生了翻天覆地的變化，所以在檔案處理方面也需要與時俱進適應新變化，這就給檔案管理人員提出了很高的要求，特別是要求每個檔案管理者都具備完善化的綜合素質，能夠根據實際工作要求，完善理論以及實踐素養，為大數據技術的靈活應用和檔案資料的開發利用創造良好條件。所以大數據背景下要將培養合格的檔案管理專業人才作為重中之重，加大對檔案管理人員的教育培訓力度。在培訓工作當中，提高檔案管理人員的數據處理和分析利用能力，同時提高檔案管理人員的職業道德素質，使其能夠有效應對大數據背景下的檔案管理要求。在完善培訓機制的同時，還需要構建專門的考核體系，保證每個檔案管理人員考核合格之后才能上崗，為廣大信息需求者保駕護航。

（二）積極建設檔案管理信息系統

傳統的檔案管理模式以人工處理為主，檔案管理的效率低，還有可能因為人為失誤的存在而影響檔案管理的效果。大數據背景下的檔案管理模式以信息化檔案管理為主，可以極大程度上解放人力，同時也能夠明顯提高檔案管理的效率和質量[4]。對此，單位需要基于大數據時代的要求構建檔案管理信息系統，并將軟硬件建設作為工作重點。從硬件設施的配備上進行分析，要根據當前檔案管理的要求，更新計算機、交換機等設備，淘汰落后設備，引進新設備，為檔案信息化處理提供硬件條件支持。從軟件系統建設上進行分析，需要根據檔案管理工作要求研發相應的軟件系統，使軟硬件系統協調配合，共同支撐檔案管理信息系統的運轉。

（三）建立健全檔案管理制度體系

大數據背景下的檔案管理模式發生了變化，所面對的環境也呈現出了一些新的特征，對于檔案管理規范性的要求越來越高。實現檔案管理規范化的基礎工作，就是加強檔案管理制度建設，將檔案管理的各個環節納入到制度規范體系當中。具體來說，可以結合檔案收集、整理、歸納、判斷、開發、利用、銷毀等管理要求，制定針對各個環節的管理制度，使得每個環節都有法可依、有據可循。另外，在制定檔案管理制度之后，需要積極采取一系列措施保證檔案管理制度的落實，做好制度運轉過程當中的嚴格監管工作，完善制度監管體系，維護檔案信息的管理質量與管理安全。

四、結語

大數據背景下，信息管理的難度和復雜度都明顯增加，而且還會面臨多變的環境，所以檔案管理在獲得發展機遇實現進步的同時，也容易出現一系列問題。面對新的時代背景，檔案管理模式必須要進行變革，改革傳統的管理模式，運用創新性的信息處理與應用方法，使得檔案管理模式能夠和時代接軌，滿足海量數據信息的處理要求。檔案管理人員在信息處理過程當中，既要累積經驗，又要探索研究創新性的管理方法，對大數據時代的優勢資源進行合理化利用，滿足信息利用者的實際需要。