智能財務建設之風險管理

佟成生（教授） 劉梅玲（副教授） 王總勝 黃虎

（1上海國家會計學院 上海 201702 2中國煙草總公司云南省公司 云南昆明 650011）

風險是指事項發生并影響戰略和商業目標實現的可能性。企業風險管理是指組織在創造、保持和實現價值的過程中，結合戰略制定和執行，賴以進行管理風險的文化、能力和實踐（COSO，2017）。本文基于對云南煙草商業智能財務的理論研究和實踐探索，沿著智能財務建設的總體思路和推進過程，著重探討智能財務建設在籌備階段、規劃階段、實施階段、運營階段面臨的關鍵風險及應對思路，也探討了智能財務會計共享實現過程中面臨的關鍵風險及應對措施，以期為企業在智能財務建設過程中做好風險管理工作提供有益參考和借鑒。

一、智能財務建設籌備風險及應對

（一）智能財務定位。智能財務對于理論界和實務界而言都是一個全新事物，因此企業在智能財務建設過程中有必要先明確界定智能財務，并在此基礎上剖析其本質特點，解構其組成要素，分析其發展趨勢，以便在清晰認識智能財務的基礎上，高效構建智能財務。在智能財務建設過程中，若對智能財務的認識不清晰，或理解和把握不準確，可能會導致智能財務建設與智能財務的本質嚴重偏離，且無法達到智能財務建設的預期效果等風險。建議企業將智能財務界定如下：智能財務，是將以人工智能為代表的“大智移云物區”等新技術運用于財務工作，構建智能財務平臺和新型財務管理模式，對傳統財務工作進行模擬、延伸和拓展，以改善會計信息質量、提高會計工作效率、降低會計工作成本、提升會計合規能力和價值創造能力，促進企業財務在管理控制和決策支持方面的作用發揮，通過財務的數字化轉型推動企業的數字化轉型進程（劉梅玲等，2020）。其中，智能化場景設計和新技術匹配運用是智能財務的本質所在。

（二）建設路徑設計。智能財務建設路徑設計，是智能財務建設的關鍵行動路線制定，旨在達成智能財務建設的總體目標，且使得整個智能財務的建設思路更為簡單和更易于執行。若智能財務建設路徑規劃不合理，可能導致智能財務建設過程不斷反復、智能財務建設創新程度有限、智能財務建設效果不理想等風險。建議企業按照“課題研究——平臺落地——人才培養——管理提升”的總體路徑建設智能財務。該路徑中四個行動要點之間潛在的邏輯關系如下：可用課題研究成果指導平臺落地和優化，可通過課題研究和平臺落地促進人才培養，可通過課題研究、平臺落地和人才培養支持管理提升。

（三）建設伙伴選擇。

一是研究合作伙伴選擇。為正確認識、深入理解和全面把握智能財務，企業需要組建專門的研究團隊，就智能財務本身、智能財務建設、智能財務運營、財務職能轉型等關鍵內容開展專題研究。研究合作伙伴選擇，是指企業按其內部既定的合作方選擇規定和程序，通過公開招投標、競爭性談判和單一來源談判等方式，確定智能財務的研究合作伙伴。研究合作伙伴選擇不當，可能導致無法準確界定智能財務，無法成功構建智能財務的建設框架，無法提供有效的智能財務設計方案，從而導致智能財務理論研究和實務探索效果不理想，或智能財務名不副實等風險。建議企業從以下幾方面考察研究合作伙伴：（1）對智能財務的理解和認識。（2）在財務信息化領域的經驗、能力和成果。（3）對智能財務相關軟件產品的熟悉程度。（4）對行業整體情況的了解程度和對企業個性需求的回應情況。

二是軟件供應商選擇。智能財務的本質是智能化場景的設計和新技術的匹配運用，這兩者的落地實現都離不開軟件供應商的大力支持與通力合作。軟件供應商選擇，是指企業按其內部既定的合作方選擇規定和程序，通過公開招投標和競爭性談判等方式，確定智能財務的階段性軟件供應商。若軟件供應商選擇不當，其對智能財務建設理念、框架和方案的理解不足，后續維護升級支持力量薄弱，可能導致實施周期拖長、實施效果不理想等風險。建議企業從以下幾方面考察軟件供應商：（1）對智能財務的理解和認識。（2）對新理念、新技術的態度、理解能力和實現能力。（3）在財務共享領域、管理會計領域和大數據應用領域的實施案例。（4）現有技術及商品軟件對智能財務的支撐力度。（5）評價其現有產品的功能、性能，及其服務支持能力和后續產品升級能力。

二、智能財務建設規劃風險及應對

（一）建設目標設定。智能財務建設目標，是智能財務建設想要達到的境地或目標。建設目標設定不精準，可能導致建設過程和建設結果偏離智能財務建設的初衷等風險。建議企業為智能財務建設設立以下三個層面的目標：第一，財務層面，立足于業務驅動財務，借助智能財務會計共享平臺，實現會計核算的標準化和自動化、資金結算的集中化和自動化、資產盤點和對賬的自動化、稅務計算和申報的自動化、會計檔案管理的電子化和自動化，提升企業財務會計工作效率和信息質量，推動財務從核算型轉向管理型。第二，業務層面，立足于管理規范業務，借助智能管理會計共享平臺，實現預算編制和分析的自動化、預算控制的前置化和自動化、成本歸集和計算的自動化、項目管理的標準化和過程化、稅務風險檢測的智能化，以更好地支持業務開展、規范業務管理和強化過程控制，提升企業管控水平。第三，管理層面，立足于數據驅動管理，借助大數據分析應用平臺，通過建立多維分析模型和數據挖掘模型，實現服務業務經營、精細協同管理、輔助決策支持和全面風險評估，促進企業數字化轉型升級，服務企業高質量發展。

（二）建設原則確立。智能財務建設原則，是智能財務建設過程中所依據的準則。建設原則確立不精準，可能導致智能財務建設偏離初始設定的目標和方向等風險。建議企業在智能財務建設過程中遵循以下四項原則：一是系統性原則。智能財務建設過程中，將會涉及到智能財務共享平臺和大數據分析應用平臺的建設，與業務經營管理平臺、大數據基礎平臺和外部交易管控平臺的對接，以及需要對業務經營管理平臺進行改造提升，有必要進行系統化規劃設計。二是前瞻性原則。智能財務建設的整體規劃設計和具體方案設計，應前瞻財務信息化發展趨勢，基于智能財務研究和實踐的現狀與未來發展，面向企業高質量發展管理需要，對智能財務建設開展探索性研究。三是先進性原則。智能財務建設過程中，應始終抓住智能財務的本質，針對不同智能化應用場景探索新技術的匹配運用，這就要求精心設計智能化應用場景，且保證技術運用的先進性。四是可行性原則。智能財務建設的整體規劃設計和具體方案設計，應基于企業財務管理現狀和實際工作需要進行，恰當選擇和運用新技術，保證智能財務平臺能夠在軟件供應商的配合和努力下順暢落地運行。

（三）建設團隊搭建。智能財務建設團隊，是由智能財務建設相關各方人員組成的一個共同體。建設團隊搭建不合理，可能導致各方團隊之間優勢難以互補、難以全方位深入開展合作等風險。建議企業在智能財務建設過程中按照“專家團隊+技術團隊+業務團隊”的方式搭建團隊。其中，專家團隊扮演總指揮的角色，由合作單位課題研究人員組成，發揮理論、方法、案例和社會資源優勢，總體負責規劃方案的設計和方案落地后的跟蹤評估工作；技術團隊是工程師，由軟件供應商的管理人員和技術人員組成，發揮產品、技術和實施經驗優勢，主要負責模型算法的梳理，以及平臺的落地開發和運行維護；業務團隊是主力軍，由企業財務人員和信息人員組成，是企業自身的現場團隊，可發揮人力和業務優勢，主要負責業務流程梳理、數據標準梳理、信息系統梳理、單據附件梳理和財務共享模擬等工作。

（四）業務范圍確定。業務范圍，是指納入智能財務平臺統一處理的業務流程覆蓋范疇。業務范圍界定不準確，容易因業務流程納入困難導致智能財務建設范圍改變，或智能財務建設目標無法完成等風險。建議企業借鑒一般企業財務共享的業務流程納入路徑和經驗，遵循成本效益原則，考慮本企業業務性質和管理模式實際情況，盡可能將“原先分散的、大量重復的、業務同質的、容易標準化的”業務（普華永道，2002），循序分步納入智能財務的業務覆蓋范疇，可橫跨財務會計和管理會計兩大會計工作領域，可區分近期、中期和遠期業務范圍。

（五）組織范圍確定。組織范圍，是指統一使用智能財務平臺的組織覆蓋范疇。組織范圍界定不恰當，容易導致智能財務建設進度緩慢、周期拉長，或智能財務建設的規模效應不顯著、總體投資收益率不高等風險。建議企業分期分批試點和上線智能財務平臺，待平臺在試點單位運行順暢之后，再考慮分批推廣上線，以減少平臺在推廣過程中的阻力，提升平臺在推廣過程中的接受度和美譽度。試點單位需要具備的條件包括但不限于：一是公司業務具有代表性，二是公司規模具有代表性，三是財務信息化基礎良好，四是公司領導層熱心支持。

三、智能財務建設實施風險及應對

（一）財務管理模式構建。新型財務管理模式的構建，重在智能財務組織的架構和智能財務運行規則的確立。在新型財務管理模式構建過程中，可能出現智能財務組織架構不合理、智能財務運行規則不被接受、財務人員無法適應新型財務管理模式等風險。建議企業會同研究合作伙伴一起，通過專題培訓、案例學習、實地走訪等方式，充分了解先進企業的財務管理模式，結合本企業的財務管理實際，選擇和設計適合本企業的財務管理模式，構建實體的或虛擬的智能財務組織，確立本企業適用的智能財務運行規則，如國有企業可采用“集中管控、分級負責、上下聯動、協同共享”十六字運行規則。

（二）業務流程設計。業務流程是政策、制度、標準、規則等內容的落腳點和承載者，業務流程設計是智能財務建設過程中的核心內容，是企業在智能財務建設過程中能夠深入參與和準確把握的重要內容。業務流程設計過程中，可借助業財管一體化的業務流程圖和富含豐富靈活信息的業務流程矩陣，來展現自頂向下劃分層級的、業財管一體化的企業業務流程全景圖。業務流程設計不到位，可能導致智能財務平臺運行效率低下，甚至影響某些已納入平臺的業務的正常開展。建議企業按照如下思路設計業務流程：首先梳理現有業務流程（體現業務階段和業務責任單元），在梳理過程中體現優化思路。其次優化業務流程，即轉換為智能財務共享模式下的業務流程（體現信息系統、相關業務崗位和智能化應用場景），并在智能財務共享落地和運營過程中進行持續優化。此外，建議企業組織自身的現場工作團隊牽頭開展業務流程設計工作，重點考慮智能化財務工作場景的設計和“大智移云物區”等新技術的匹配運用，以掌握智能財務建設的主動權，并有助于智能財務人才隊伍的培養和后續業務流程的持續優化。

（三）財務平臺建設。智能財務平臺建設，是財務組織規劃和財務制度建設的出發點，也是業務流程設計的落腳點。智能財務平臺的設計和開發關系著整個智能財務體系建設的成敗。建議企業在智能財務平臺落地的過程中，由企業財務部門負責人決策與智能平臺規劃、設計與實施相關的關鍵組織和管理事項，由企業信息部門負責人重點關注與系統選型及落地實現相關的關鍵技術事項，由企業一把手重點關注和適當指導智能財務建設進展，企業分管領導全程參與智能財務建設過程，企業財務部門、信息部門和業務部門密切配合，借助研究合作伙伴、軟件供應商和企業現場工作小組的團隊合力，全力推進項目開展。

（四）財務組織規劃。財務組織規劃是智能財務建設和后續運營的關鍵，涉及智能財務整體的運營管理原則設定、整體財務組織架構的調整、不同層級財務組織之間的職責劃分，以及各級財務組織內部的職能定位、崗位設置和人員配備等。財務組織規劃不合理，可能導致新型財務管理模式無法落地，智能財務平臺中的業務無法正常開展。建議企業在智能財務規劃設計方案中，及早考慮智能財務的組織規劃問題，靈活應變現實存在的組織變革挑戰。若企業人事管理體系中的人員崗位編制等相對固定，也可考慮設置虛擬財務共享中心，即采用“屬地管理、中心兼職”的組織管理方式調集下屬單位優秀會計人才，借助智能財務共享平臺，采用“遠程辦公、虛擬共享”的業務運行方式，開展智能財務中心和智能財務分中心的日常運營管理工作。

（五）財務制度建設。智能財務相關的財務制度建設是財務組織規劃、業務流程設計、共享平臺建設和智能財務運營管理的重要保障。制度建設跟不上或不恰當，會導致智能財務平臺運轉和相關業務開展無章可循，進而可能導致企業財務工作混亂。建議企業在智能財務規劃設計方案中，及早考慮智能財務制度的設計目標、總體框架和制度清單。但鑒于智能財務在建設和運營的過程中，需要規范的方面較多，涉及的制度較為龐雜，而制度建設小組的時間精力有限，建議企業按輕重緩急程度有序安排制度的擬定和發布，堅持按PDCA（計劃、執行、檢查、修正）質量管理循環對每一項制度進行持續優化。

四、智能財務運營管理風險及應對

智能財務運營體現為業務運行、平臺運轉、組織運營和管理提升四項工作，主要包括與智能財務業務運行相關的質量管理、服務管理和信用管理，與智能財務平臺運轉相關的系統管理，與智能財務組織運營相關的目標管理、績效管理和人員管理，以及與智能財務管理提升相關的知識管理、制度管理和創新管理，共計十項內容。

（一）智能財務業務運行。（1）質量管理是指為了實現智能財務質量目標而進行的所有管理性質的活動。在智能財務運營過程中，若質量管理不到位，可能會偏離改善會計信息質量、提高會計工作效率、提升會計合規能力等智能財務建設目標。建議企業從業務時效、業務質量和服務質量三個方面建立智能財務質量管理指標體系，運用PDCA循環或DMAIC（質量定義、質量測量、質量分析、質量改進、改進控制）模型等質量管理方法，開展智能財務業務運行相關的質量管理工作。（2）服務管理是確立、測量并確保服務目標實現的過程，旨在提交始終能滿足客戶要求的服務。在智能財務運營過程中，若服務管理不到位，可能導致客戶對智能財務失去信心，甚至產生負面情緒。建議企業開展智能財務服務研究工作，制定客戶溝通管理規范，充分運用在線咨詢、呼叫中心、滿意度調查等服務質量管理工具，從客戶滿意度管理、客戶投訴管理、服務水平協議管理等方面，做好智能財務業務運行相關的服務管理工作。（3）信用管理是授信者對信用交易進行科學管理以控制信用風險的專門技術。在智能財務運營過程中，若信用管理缺失或不到位，可能會影響與智能財務業務運行相關的規則執行和業務開展。建議企業從員工信用評價對象、員工信用評價指標、員工信用評價方法、員工信用評價實現方式、員工信用等級劃分和員工信用評價結果運用等方面，做好智能財務業務運行相關的個人信用管理工作，并基于個人信用管理做好組織的信用管理工作。

（二）智能財務平臺運轉。系統管理是指智能財務相關信息系統的運維和控制，包括RPA管理。在智能財務運營過程中，若系統管理不到位，可能導致智能財務平臺運轉不暢甚至停擺，以及智能財務平臺相關業務無法開展。建議企業開展數據標準優化、信息系統優化、新技術運用、RPA優化等研究工作，從數據質量管理、數據安全管理、信息系統日常運行維護管理、信息系統變更管理等方面，做好智能財務平臺運轉相關的系統管理工作；建議企業從RPA運行監控、RPA異常處理、RPA日常維護、RPA優化更新等方面，開展RPA管理工作。

（三）智能財務組織運營。（1）目標管理是以目標的設置和分解、目標的實施及完成情況的檢查、獎懲為手段，通過員工的自我管理來實現組織運營目標的一種管理方法。在智能財務運營過程中，若目標管理不到位，可能導致智能財務運營的目標太容易實現或根本無法實現。建議企業依據智能財務建設的總體性目標和階段性目標，分別設置智能財務運營的總體性目標和階段性目標，做好智能財務組織運營相關的目標管理工作。（2）績效管理是指各級管理者和員工為了達到組織目標，共同參與的績效計劃制定、績效輔導溝通、績效考核評價、績效結果應用、績效目標提升的持續循環過程。在智能財務運營過程中，若績效管理不到位，可能導致智能財務中心人員、小組和組織的績效無法持續提升，從而影響整個智能財務建設和運營目標的實現。建議企業從組織績效、人員績效和小組績效三個層面，做好智能財務組織運營相關的績效管理工作。其中組織績效可借鑒平衡計分卡原理，從財務、客戶、內部流程和學習創新四個維度設置績效指標；個人績效，可從業務處理時效、額定工作量、業務處理質量（差錯率）、客戶滿意度等方面設置績效指標；小組績效可在個人績效指標基礎上增加知識貢獻率等體現團隊力量的指標。（3）人員管理是指將合適的人員配備到合適的職位上，使其從事合適的工作并得到鍛煉和成長。在智能財務運營過程中，若人員管理不到位，可能會導致“人不適其位、位不得其人、人不得成長”等情形，從而影響智能財務的運營水平和運營效果。建議企業關注智能財務中心相關的崗位與編制管理、人員配置管理、人員成長規劃和人才培養管理，做好智能財務組織運營相關的人員管理工作。

（四）智能財務管理提升。（1）知識管理是組織有意識地采取的一種戰略，能夠保證在最需要的時間將最需要的知識傳遞給最需要的人。在智能財務運營過程中，若知識管理不到位，可能導致員工之間無法共享信息，無法將知識付諸實踐，無法達到最終提高組織業績的目的。建議企業構建由推動層、支撐層、執行層和專家網絡四部分組成的知識管理組織，從知識規劃、知識形成、知識轉移、知識維護四個方面，借助定制的知識管理平臺，做好智能財務管理提升相關的知識管理工作。（2）制度管理是對制度體系的計劃、組織、指揮、協調和控制的過程。在智能財務運營過程中，若制度管理不到位，可能導致智能財務運營管理相關制度得不到持續優化，無法為智能財務正常運行提供有效的制度保障。建議企業從智能財務制度的整體規劃、系統梳理、編寫組織、發布管理、持續優化等方面，做好智能財務管理提升相關的制度管理工作。（3）創新管理是以培育核心能力、提高持續競爭力為導向，以價值創造、價值增加為最終目標，以各種創新要素的有機結合與集成、協同為手段的一系列管理活動。在智能財務運營過程中，若創新管理不到位，可能導致智能財務建設和運營的創新動力和活力減弱或喪失。建議企業從創新計劃、創新組織、創新績效、創新評估與控制四個方面，借助創新管理平臺，做好智能財務管理提升相關的創新管理工作。

五、智能財務會計共享風險及應對

（一）自動會計核算。即核算自動化，是指智能財務平臺根據業務數據和記賬規則自動生成記賬憑證（含憑證要素、輔助核算和核算附件等記賬憑證全內容），根據稽核規則自動完成智能稽核（含單據稽核、業務稽核和記賬憑證稽核）。在核算自動化過程中，可能出現業務數據不準確、記賬規則不準確、核算附件不完整、不真實、不合規等風險。建議企業做好表單附件的梳理和持續優化、核算規則的梳理和持續優化、核算自動化引擎的定制開發和持續優化、RPA執行的持續監控與有效跟蹤，以及智能財務稽核的設計與執行等核算自動化相關工作。

（二）智能財務稽核。智能財務會計共享中的會計稽核工作可由系統與人工聯合協作完成，是人機協作稽核，簡稱為智能稽核。智能稽核包括系統執行的自動稽核和人工執行的手動稽核，分別簡稱為自動稽核和人工稽核。在智能稽核過程中，可能出現稽核規則設計不合理、稽核規則執行不到位、人機協作不順暢等風險。建議企業做好稽核規則的梳理和持續優化、智能稽核工作臺的定制開發和持續優化、稽核規則執行的持續監控與有效跟蹤、人機協作職責分工的合理設計和持續優化等智能財務稽核相關工作。

（三）自動財務報表。主要通過報表引擎，在連接原始數據的基礎上定義報表的格式、算法，根據定義的算法自動執行計算并輸出計算后的結果，再根據定義的報表格式顯示報表的內容。在自動報表實現過程中，可能會出現原始數據連接不穩定、報表算法調整不及時、報表稽核規則設計不完整、報表稽核規則執行無效等風險。建議企業做好報表原始數據連接的持續監控與有效跟蹤、報表計算公式的梳理和持續優化、報表稽核規則的梳理和持續優化、報表稽核規則執行的持續監控與有效跟蹤等自動財務報表相關工作。

（四）資金集中結算。主要通過銀企直連或銀企連云等方式，將原來分散在基層單位的大量資金支付、非主營業務資金收款、銀企對賬等結算工作統一匯總到智能財務平臺自動執行，以提高資金結算效率、管控資金結算風險，也便于進一步運用資金結算數據。在資金集中結算過程中，可能會出現資金支付不及時、不安全、數據不準確、數據泄露等風險。建議企業在資金集中結算過程中，重點關注和把握以下要點：一是兼顧資金支付安全與資金支付效率，合理確定不同類別資金的支付方式，如針對單位內部白名單采用限額自動支付，針對其他支付事項采用基于CA證書的批量掃碼支付。二是全程監控資金支付任務執行，密切跟蹤異常支付任務。三是隨時關注銀企自動對賬結果，及時發現資金收支異常。

（五）智能稅務管理。在智能財務會計共享階段，智能稅務管理主要涉及發票管理、稅金計算、稅務核算、納稅申報等稅務會計工作，主要通過發票管理、稅務臺賬、稅務核算、稅務報表、稅務數據稽核、納稅申報等系統功能實現稅務會計全過程的自動化。在智能稅務實現過程中，可能會出現發票自動查驗違規、稅種覆蓋不全面、稅款征收模式難統一、稅企數據交互不安全等風險。建議企業：一是要組建專家團隊對智能稅務管理開展專題研究，借助稅務專家的力量，確保對稅務政策理解的準確性，以及從稅務政策到稅務實務規則轉換的正確性。二是要加強與主管稅務機關之間的溝通、交流與協調，得到主管稅務機關對智能稅務建設的支持和配合，據實逐步擴大稅種的覆蓋面，盡量在同一省級稅務機關主管區域統一稅款征收模式。三是要恰當選擇與稅務機關之間的稅務數據交換方式，采用數字簽名、數據加密、稅務專線通道等多種技術和手段確保稅務數據交換安全。

（六）電子會計檔案。是指單位僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔形成的會計檔案，即實現會計檔案的無紙化管理。在電子會計檔案管理過程中，可能會出現會計資料無紙化歸檔條件不滿足、會計資料索引體系不完善、電子會計檔案管理系統不合規、會計檔案管理權限不合理、會計檔案利用不滿足外部監管要求等風險。建議企業：一是要組建專家團隊對電子會計檔案管理開展專題研究，借助會計信息化專家的力量，確保對無紙化存檔條件理解的準確性，以及對無紙化存檔條件滿足的充分性。二是要組建企業現場團隊梳理會計資料索引體系，保證會計資料的線索性和相互關聯性。三是要參照《企業會計信息化工作規范》和《會計檔案管理辦法》，選擇和使用合規的電子會計檔案管理系統。四是要在電子會計檔案管理系統中，合理配置電子會計檔案管理權限以及利用流程，滿足電子會計檔案內部利用、外部利用和利用管控的需要。

六、智能財務建設風險管理建議

綜上，本文從五個方面對企業做好智能財務建設過程中的風險識別和應對工作提出了建議：一是做好風險分類。風險分類意味著風險梳理的視角，可按戰略風險、管理風險、組織風險、技術風險分類，也可按智能財務建設的推進過程進行分類。本文采用后一種分類。二是全面識別風險。為確保風險識別的全面性，本文沿著智能財務建設的總體思路和推進過程，逐一識別智能財務建設在籌備階段、規劃階段、實施階段和運營階段面臨的關鍵風險，以及智能財務會計共享在落地實現過程中面臨的關鍵風險。三是恰當應對風險。風險應對有多種方式，包括風險接受、風險控制、風險轉移和風險回避等。在智能財務建設過程中，風險應對應以風險控制為主。并針對識別出的智能財務建設面臨的所有關鍵風險，提供了風險控制的大致思路或具體措施。四是密切跟蹤風險。風險識別和風險應對固然重要，但更重要的是，要針對已識別出的關鍵風險，有效跟蹤評估其應對措施的設計合理性、執行有效性和執行效果，以不斷優化風險應對措施，最大限度保證風險控制效果，有效降低智能建設和運營的不確定性。