數字環境下高職人事檔案管理的變化、問題與對策

文/海南政法職業學院人事處 朱燕

從實際來看，同其他類別的檔案工作一樣，人事檔案工作也受到技術和環境變遷的深刻影響。當前，以計算機技術、網絡技術、大數據技術等為代表的現代信息技術的快速發展和深入應用開創了新的數字環境，使得檔案信息的生產、收集和傳播都產生了深刻變化。這種變化對高職人事檔案工作提出了一系列全新的要求，使其面臨著變革的壓力和任務。在此情景下，明確高職人事檔案管理工作的發展趨勢，探索高職人事檔案管理存在的問題，并提出相應的化解對策，無疑具有重要的現實意義。

一、數字環境下高職人事檔案管理的變化

數字環境對高職人事檔案管理帶來的變化是全方位、多方面的，體現在以下三個方面：

（一）人事檔案載體的變化。數字環境下，人事檔案的發展打破了傳統的紙質載體占絕對主導地位的局面，呈現出多種形式并存且數字人事檔案日益增多的格局。由于計算機、互聯網、移動終端等技術的大規模普及，人們置身于數字化的環境中，其在學習、工作、考核、職稱申報、生育審批、醫保社保申請、戶籍申報、健康檢查時，都在不斷地產生電子記錄，形成大量的電子數據，這些數據是人們各項社會活動的原始記錄，真實客觀地反映了人們的工作和生活，是人事檔案信息的重要組成部分。隨著數字技術在社會各領域的廣泛滲透，人事檔案的載體將由紙質為主逐步轉變為以數字化形態為主，載體的數字化帶來的直接結果就是人事檔案類型的多樣化，不僅有文本型檔案，也有圖形檔案、圖像檔案以及多媒體檔案等；不但有結構化的檔案信息，也有半結構化、非結構化的檔案信息。我們要充分認識并把握好這一發展趨勢，盡快將工作重點轉移到數字人事檔案上來，這就需要高職院校盡快搭建數字化管理平臺，以保障人事檔案的安全和有效利用。

（二）人事檔案傳遞的變化。與人事檔案載體的數字化相對應，數字環境下人事檔案的傳遞日益呈現出網絡化的趨勢。在信息網絡高度發達的當下，信息在網絡中的傳播變得空前方便快捷，無處不在的網絡將分布在不同地域的人們充分連接起來，使得人與人之間的距離縮小，人們與檔案部門的聯系變得越來越方便快捷。而載體的數字化則使得人事檔案信息的傳遞受時空限制的影響降低，檔案部門得以借助信息網絡快速地傳遞人事檔案信息，任何單位或個人均可根據實際需要，在權限允許的范圍內，通過計算機和網絡查閱相關檔案信息。人事檔案傳遞的網絡化，使得人們足不出戶即可利用人事檔案，大大提高了人事檔案利用的便利程度，提升了人事檔案利用的效率，降低了用戶利用人事檔案的成本，但與此同時，也給人事檔案信息安全保障提出了新的要求。由于需要處理的人事檔案數據急劇增加、數據對象更加多元化，并且數字化的人事檔案信息往往存儲在云端設備上，通過網絡與外界產生更加頻繁的聯系，這就大大增加了高職人事檔案數據泄露、遺失與被污染的風險。

（三）檔案收集和利用的變化。由于記錄手段的高度發達，加之檔案意識的增強，人們越來越認識到人事檔案之于自身工作、生活的重要意義和密切關系，收集和利用人事檔案的意識日漸高漲。目前，人事檔案的收集、管理和利用工作主要由單位負責人事工作或檔案工作的人員完成，數量少、更新慢、利用率低。隨著數字人事檔案的與日俱增，人事檔案的收集范圍和內容將大幅增加，檔案利用也將更加普遍和頻繁。因此，數字環境下，人事檔案的收集工作不能僅僅依賴于單位事后進行，而要充分發揮個人的主觀能動性，加大平時收集力度，探索實行過程化管理。在利用方面，由于打破了時空的限制，人事檔案的利用方式、利用人群、利用次數也將發生深刻變化，需要依靠數字技術，注重改進查檔方式，拓寬查檔渠道，提高查檔效率。

二、數字環境下高職人事檔案管理存在的問題

高職人事檔案記載著高職教職員工的主要經歷，直接影響著其薪資、社保、晉升等多重利益，面對數字環境帶來的新變化，必須加以妥善管理，但深入考察發現，當前高職人事檔案管理存在著不少的問題。

（一）專業人才缺乏。隨著社會信息化的飛速發展，人事檔案工作需要有更為專業的人員作為支撐，無論是檔案資料的數字化還是配套設備的智能化，都對工作人員提出了更高的業務要求，相關工作人員既要充分掌握人事檔案管理的要點，又要熟悉相應的計算機操作技術。但通過調研發現，目前包括筆者所在單位在內的絕大多數高職院校中，人事檔案的數字化管理工作長期得不到應有的重視，多由辦公室人員或其他工作人員兼職完成。就人員專業而言，他們往往專業素養不高，難以滿足新時期的人事檔案管理需求。就工作內容而言，往往一人身兼多職，內容多且雜，崗位變動頻繁，能投入到人事檔案管理中的精力十分有限。就人員素質而言，缺乏有規律的專業系統的培訓，專業知識更新滯后，信息化能力難以得到提升。

（二）信息化建設投資力度不夠。人事檔案的信息化不僅需要有專業的人才支撐，更需要有與之相配套的設施設備作為基礎。但在實際工作中，多數高職院院校對檔案工作的關注度不高，人事檔案管理尤其是信息化建設長期以來得不到應有的重視，資金投入力度不大，相關軟硬件配置版本低，功能也不夠完善，缺乏相應的安全保障，難以滿足信息化管理的建設需求。少數單位雖然開展了信息化建設，但受投入力度制約，僅完成了檔案目錄錄入和部分數字化，未能建立數據資源庫，更沒有力量搭建網絡利用平臺。信息化的基礎包括現代通信、網絡和數據庫技術三個方面，要想實現人事檔案管理的信息化，必須加大投入力度，升級基礎設施設備，構建安全實用的數據資源庫和開放共享的網絡利用平臺。

（三）利用率有待提高。傳統的人事檔案以紙質居多，每一份人事檔案又包括履歷材料、自傳材料、考察考核鑒定材料、學歷學位材料、黨團組織建設工作中形成的材料、獎勵材料、處分材料、薪資材料、其他材料等多個門類，檢索過程也多依賴于人工查找，方法單一、效率不高。隨著信息技術的普及，盡管部分高職院校對人事檔案進行了數字化轉換，但受管理、服務理念滯后等因素的鉗制，其開放的數量有限，質量也參差不齊，可利用率不高，存多用少的狀況明顯，利用效果并不理想。此外，人事檔案因其對于個人的特殊意義，利用時多局限于高職院校內部，院校之間以及與其他單位之間的資源共享率幾乎為零，很難實現大規模的開發利用。

三、數字環境下高職人事檔案管理的對策

數字環境下，信息化技術普遍應用。面對由此帶來的變化以及存在的問題，高職院校應當順勢而為，借助“互聯網+”推動人事檔案管理更加科學、高效，滿足社會各界的利用需求，最大限度地發揮其服務功能。

（一）提升檔案管理人員信息化素質。人是檔案管理中最活躍最核心的因素，人事檔案管理信息化水平的高低直接取決于檔案管理人員信息化素質的高低。因此，在實際工作過程中，我們要高度重視并大力提升檔案管理人員的信息化能力，打造一支高素質專業化的人事檔案管理隊伍。一是加大人才引進力度。人事檔案的信息化需要的是復合型人才，目前，多數高職院校的人事檔案管理人員知識結構單一，有的懂檔案但不懂計算機，有的可以操作計算機但檔案管理知識欠缺，而且，當今社會，信息技術日新月異，更新換代快，對人員接受新知識的能力也有了更高的需求，高職院校要實現人事檔案管理的信息化，必須進一步加大人才特別是復合型人才的引進力度。二是加強在職人員崗位培訓。為了更好地適應信息技術的飛速發展，高職院校應當重視加強人事檔案管理人員的專業知識培訓和技能培訓，定期組織專業知識學習，適時組織人員走出校門交流經驗，及時更新知識系統，鼓勵教職工有針對性地參加進修，補齊知識短板，以更好地滿足工作需求，要注意創新培訓方式，通過開展崗位練兵比武、技能競賽等活動，注重在實踐操作中提高專業技能。

（二）加快人事檔案信息化進程。近年來，國家對于人事檔案信息化的重視程度逐漸加強。2016年6月，人力資源社會保障部辦公廳在《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》（人社廳發〔2016〕75號）中明確提出，要推進檔案信息化工作，加快流動人員人事檔案電子化、數字化工作，建立基礎信息數據庫，探索開發網上辦事平臺，推廣人事檔案網上預審、網上受理、網上辦理。2018年11月，中共中央辦公廳發布的《干部人事檔案工作條例》將干部人事檔案的信息化列為管理內容之一，并納入相關機構工作職責。對于高職院校而言，一直面臨著人才緊缺的局面，人事檔案在專業技術人才引進、選人用人和教職工晉升職稱等方面都發揮著不可替代的重要作用，人事檔案信息化有利于實現校際人才資源交流共享，有利于人事行政管理部門更好地制定用人決策，有利于保障教職工個人的知情權和隱私權，因此，對于高校人事檔案信息化工作，應提高重視程度，加大投入力度，加快推進人事檔案信息化進程。

（三）優化人事檔案利用服務手段。在數字化環境下，人事檔案服務越來越依賴信息化的技術和手段。那些信息化進程慢、水平低的高職院校必須認識到這個趨勢，要加大投入力度，進一步推進信息化建設，爭取在檔案服務方面大力利用信息技術，依托信息技術來構建立體化的信息服務手段體系，早日形成包括固定互聯網、移動互聯網、微信、微博等多種方式在內的服務通道，為用戶提供多樣化的服務手段，滿足其對不同檔案信息服務方式的需要，從而提高人事檔案的利用率。當然，考慮到數字環境下檔案信息安全風險急劇增加的狀況，我們在促進人事檔案服務朝著信息化、現代化方向邁進的同時，也要注意確保人事檔案信息的安全，對數字環境帶來的便利條件采取利用但不依賴的態度，在技術、制度、人員等方面充分做好安全措施，處理好人事檔案開放與保密的關系，切實防范各種安全風險的發生。