數字化技術在檔案管理工作中的應用

文/延安城市建設投資（集團）有限責任公司 莊靜

檔案管理是企事業單位重要的基礎管理工作，其主要目的是能夠為企業的決策層提供更多的決策依據，從而及時做出正確的方案或舉措，指導企業能夠長效可持續建設的進程。數字化技術是當前社會建設工作開展中經常會用到的一種先進技術，不僅能夠提升整體工作的效能，同時還能實現海量數據的收集、檢索、分析及應用，從而為決策層提供強大的數據支持。數字化技術是信息技術的分支，是利用先進的網絡與信息技術聯合使用的一種新型數據分析系統，利用當前大數據及云技術的結合應用，不僅能夠為企事業收集更多海量信息，還可以通過數字化技術強大的分析及統計性能，提取更多的有價值的信息，通過系統實現信息數據資源的共享服務，提升整個檔案管理數字化技術應用的水平。

一、數字化技術應用的主要特征

數字化技術是計算機系統重要的應用，伴著信息化技術在社會建設期間大量的應用，數字化技術已經應用到了社會建設的各個領域，數字化技術具備較強的先進性特點，不僅能夠提升整體工作的效率，同時還能實現數據資源的實時共享服務，數字化技術還具備強大的數據檢索分析功能，能夠實現價值數據的快速分析、尋找。數字化技術應用主要的優點在于：

（一）信息處理速度迅速。數字化技術最明顯的特點便是其出色的處理性能，數字化技術能夠快速的海量信息之中快速的檢索信息，并通過計算機強大的數據信息處理能力及快速的運算能力，實現價值信息的提取，利用強大的網絡共享及傳輸的能力，不僅能夠實現提升整個檔案管理工作的效率，同時還能使信息處理的速度得到更好的保證，推動了整個檔案管理的數字化進程。

（二）借助虛擬化技術為介質。數字化技術主要通過信號的形式對數據進行處理、存取及傳輸。數據信息需要借助虛擬化的技術進行相關的作業，利用計算機虛擬技術，通過計算機的存取介質進行數據信息的存放，其中也包括服務器的磁盤及光盤等存儲介質，在進行資料查詢時可以通過計算機系統對數據信息進行提取及查閱。因此，數字化技術具備虛擬化技術的特征。

二、檔案管理工作開展期間數字化管理技術應用的重要性

（一）數字化技術應用能夠提升檔案管理的地位。檔案管理的主要目的是通過對真實數據進行記錄的形式，將有價值的信息進行存檔，為決策或者制定長遠的建設規劃提升強大的數據支持。尤其對于一些具有爭議性的問題進行查閱，提供可行的數據證據。無論是國家或者企事業單位，檔案管理工作開展對其對具有十分重要的意義，檔案管理既是歷史數據的追溯，同時也是對價值信息的存儲，對于整個企事業單位的長效建設具有重要的指導意義，甚至會對社會建設乃至整個國家建設起到積極的推動作用。但有些企事業單位對于檔案管理工作的開展未能給予足夠的重視，導致檔案管理工作的開展未能達到理想的效果，加強數字化管理工作的開展，利用數字化管理技術的實施，及時做好相關檔案的分類、編目、檢索等工作，能夠提升整個檔案管理工作實際的地位。

（二）數字化技術應用是時代必然產物。檔案主要的內容是企事業單位在生產期間產生的一些資料，隨著社會不斷地進步，檔案管理的工作內容也發生了一系列的改變，由傳統的紙質檔案為主逐漸地演變為電子檔案。檔案存在的主要意義在于提升服務，信息技術的大量應用，不僅實現了無紙化辦公、電子文件應用、計算機等先進技術的應用，使數據信息的采集、存取及利用形成了一個有機的整體，使數據信息利用的價值得到了更好地提升，因此，時代更迭是技術進步的必然產物，信息及網絡技術的大量應用，不但改變了人們傳統的生活方式，同時也提升了整個社會的建設效率。

（三）數字化技術是管理人員專業化素質提升的重要保障。計算機技術的大量應用不僅改變了傳統工作的模式，也提升了檔案管理整體工作效能，要想及時跟進先進的技術應用，檔案管理工作人員需要及時學習先進的技術、確定管理工作開展的主旨目標，提升自身專業的業務素養，才能使檔案管理工作更好地開展。數字化技術的大量應用，對于管理人員的專業化素質提出了更高的要求，不僅需要建立專業的數據庫，同時還要對數據信息進行收集、整理、分析、檢索等功能的實現，同時還要及時做好相關的備份工作，才能使檔案管理工作的效率得到更好的保障。

三、檔案管理工作開展期間的不足之處

（一）缺乏有效的重視，師資力量不足。由于一些地區的管理者對于檔案管理工作未能給予足夠的重視，在檔案管理工作中投入的師資力量較少，導致檔案管理工作不能更好的開展，影響了整體的管理效果。在對資金進行預算時，對于檔案管理工作投入的資金比例較小，不僅阻礙了數字化技術的合理應用，同時由于師資力量投入較少、檔案管理人員的薪資待遇較低，直接影響了管理人員的工作熱情，因此，也使得檔案管理工作的效率短期不能得到更好地改善。

（二）檔案管理人員的專業化素質有待加強。檔案管理工作整體的人員構架較為穩定，隨著科技水平的提升，檔案管理工作的性質也發生了一定的轉變，傳統的檔案管理理念與技術，已經不能適應當前時代的進程。數字化技術的應用，對于管理者的信息技術能力也提出了更高的要求。而有些檔案管理人員年齡較大，具備較深的資歷，對于信息化技術應用知之甚少，而且不愿意接受先進技術的學習，導致檔案管理工作的效能低下，數字化技術應用對于專業化技術具有較高的要求，如果不能及時地進行思想轉化，勢必會影響了檔案管理工作的效能。

（三）數字化技術在檔案管理期間未能得到更好的應用。眾所周知，檔案管理工作具有一定的復雜性，不僅需要接觸大量的數據信息，同時，還要對數據信息進行相關的處理、分析、匯總、編檔等工作，由于檔案管理資料整體不健全，導致檔案管理工作在開展期間，資料整體的利用效能較低。數字化技術雖然能夠對大量的數據信息進行處理，但實際的情況是，一些企事業單位檔案管理工作期間，應用數字化技術開展檔案管理工作的時間較少，影響了整個數字化技術在檔案管理工作中的應用。

四、檔案管理中數字化技術應用的有效措施

（一）加大數字化技術在檔案查詢及檢索中的應用。數字化技術應用的主要目標是為了能夠實現數據的價值最大化，因此，數字化技術在檔案管理工作應用期間，要加大查詢及檢索功能的使用，利用關鍵詞開展相關資料的查詢服務，從而能夠找到資料的大概位置，應用數字化的技術針對數據庫開展檢索服務，不僅能夠防止數據信息的復雜性，使數據信息的檢索效率得到了更好的保證，也提升了整個檔案管理工作的效率，推動了整個檔案管理的信息化進程。

（二）加強對電子資料進行整理及收集。當前檔案管理工作開展期間，不僅會涉及較多的紙質資料，更會涉及較多的電子文檔及資料，應用數字化技術對電子信息中的圖片、視頻、聲音等一系列的資料進行收集并進行整理分類，利用專業的設施，一些紙質的資料轉換成電子資料，避免占用過大的空間，例如：利用掃描儀對重要的歷史檔案進行掃描進行存檔。與此同時，還要及時轉變傳統的管理模式，實現對電子資料的科學管理，不僅能夠提升整體的工作效能，同時也可以節省大量的時間。提升了整體工作的效率。

（三）創建數字化檔案管理系統。數字化技術主要通過系統及先進的技術開展相關的作業，才能實現檔案管理的功能，檔案管理工作開展期間，檔案管理單位要結合本單位的實際情況、檔案管理工作的特點等綜合因素，創建符合自身的數字化檔案管理系統，及時做好數據的收集及整理工作，使檔案管理的工作效率得到更好的保障，利用掃描儀及復印設備對材料進行備份、編目、檢索等相關操作，提升檔案資料的使用價值。

（四）云平臺及信息處理平臺的應用。云計算與數字化技術在當前社會事業建設期間具有重要的應用，檔案管理工作開展期間，要利用云計算針對用戶操作的特點，通過網絡進行海量數據的收集，通過信息處理平臺對數據信息進行分析、匯總、篩選、分類、共享等相關的服務，利用數據信息平臺實時對信息進行更新及傳遞，從而使信息數據的最大使用價值得以更好地展現。

五、結束語

綜上所述，通過數字化技術在檔案管理工作中的應用分析，認識到數字化技術應用的主要特征，檔案管理工作開展期間數字化管理技術應用的重要性：數字化技術應用能夠提升檔案管理的地位、數字化技術應用是時代必然產物、數字化技術是管理人員專業化素質提升的重要保障。分析檔案管理工作開展期間的不足之處：缺乏有效的重視，師資力量不足、檔案管理人員的專業化素質有待加強、數字化技術在檔案管理期間未能得到更好的應用。制定檔案管理中數字化技術應用的有效措施：加大數字化技術在檔案查詢及檢索中的應用、加強對電子資料進行整理及收集、創建數字化檔案管理系統、云平臺及信息處理平臺的應用，使數字化技術在檔案管理中得到更好的應用。