大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的策略

文/長春急救中心 徐鳳一

人事工作本身承擔著重要的作用，作為一種人員自然變化追蹤手段，人事檔案是醫(yī)院進行員工職位變遷、薪酬福利等日常工作的重要依據(jù)。但醫(yī)院的人事檔案管理因模式相對較為落后，加上醫(yī)院發(fā)展規(guī)模日益壯大，個人資料和檔案卷數(shù)不斷增加，職員的升職、考核、外遷等各項職務變遷也增加，個人檔案的資料越來越多，人數(shù)也逐漸增加，人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)在結合互聯(lián)網(wǎng)之后發(fā)揮著重大的功效。大數(shù)據(jù)技術逐漸推廣，若是能夠在醫(yī)院人事檔案中得到運用，對醫(yī)院人事檔案的信息化、科學化、規(guī)范化和完整化將起到非常積極的幫助作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理的背景

全球信息技術全面提升，飛速發(fā)展，社交網(wǎng)絡、物聯(lián)網(wǎng)以及云計算等新興服務使得人們在面對數(shù)據(jù)種類和規(guī)模時有了更好的處理方式。各行各業(yè)有了更復雜且更龐大的數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行管理是一項挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)處理數(shù)據(jù)僅選擇局域信息和資源，這種處理方式已經不能滿足當下社會海量的信息，云計算服務和互聯(lián)網(wǎng)信息技術逐漸形成，新的數(shù)據(jù)時代已經來臨，大數(shù)據(jù)信息技術走進各行各業(yè)。醫(yī)院人事檔案管理對醫(yī)院的未來起到關鍵的作用，這也是醫(yī)院管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)。醫(yī)院的人事檔案管理工作對醫(yī)院的人力資源提供有效的數(shù)據(jù)支撐，但是面對信息時代為醫(yī)療帶來的變革，傳統(tǒng)人事檔案管理觀念和方法已經面臨實效，大數(shù)據(jù)背景之下，醫(yī)院的人事檔案管理也需要進行改革創(chuàng)新，使得人事檔案管理成為未來醫(yī)院發(fā)展的有效支撐。所以，人事檔案管理中探究大數(shù)據(jù)時代下新的管理策略具有現(xiàn)實意義。

二、分析大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院的人事檔案管理具有很廣泛的應用背景，當前醫(yī)院的人事檔案管理表現(xiàn)出較多的問題，具有代表性的三點歸納如下：

（一）醫(yī)院人事檔案管理的工作繁雜。醫(yī)院人事檔案管理作為醫(yī)院人事工作之中非常重要的一部分，人力資源檔案對醫(yī)院、對社會都能起到積極的意義。醫(yī)院負責人事檔案管理的任務，第一是保存人力資源檔案，第二是更新、記錄人才檔案，第三是對各項人才檔案進行收集、整理、保存以便需要使用時能夠及時調出。具體地說，人事檔案管理職責就是對醫(yī)院員工進行基本信息的保護。全院員工的學歷、政審資料、晉升職稱以及常見的獎罰材料、工資報表等內容，除此之外，還需要對員工日常活動形成的各項檔案資料進行管理。近年來群眾對醫(yī)院的認可程度越來越高，醫(yī)院人才規(guī)模也逐漸壯大，人才晉升、人才變遷等資料日益增加，原始人事記錄的各種資料數(shù)量也成倍增加，這些井噴式的增長，使得醫(yī)院的人事檔案管理工作負荷增加，任務艱巨。若仍舊選擇傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進行管理，繁雜的工作、超強的負荷、加上數(shù)據(jù)信息的整理會與傳統(tǒng)的模式相違背。

（二）醫(yī)院人事檔案管理模式落后。自醫(yī)院建立以來，人事部門的員工長時間都處于保管紙質人事檔案資料，花了較多的時間和規(guī)劃人事檔案紙質資料，并建造檔案存儲管理室對各種人事檔案資料進行管理。紙質材料需要嚴防明火和潮濕、蟲等。這樣的行為無形之間增加了醫(yī)院的人力物力，人事檔案管理的運行成本也因此明顯增加。長時間的人事檔案資料存儲，變質、腐爛、字跡消失等行為也使得紙質檔案管理的完整性和安全性造成影響。醫(yī)院人事檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。

（三）醫(yī)院人事檔案資料的信息化進展不足。醫(yī)院的人事檔案管理工作發(fā)展相對滯后，紙質檔案管理仍然是主要形式。這樣的模式下，調查檔案、查閱檔案、摘抄檔案和錄入檔案等工作均為手工完成，純手工的人事檔案管理表現(xiàn)出較多的不足。最明顯的就是工作效率低下、工作保密性較差，此外，查抄困難、存儲困難、管理周期長難以有效管理、更新和維護管理困難等都是其中的弊端。當前部分人事檔案資料已經使用了電子化的管理設備，但是單個計算機設備以初始化的方式進行管理和存儲，也對人事檔案管理起到一定的局限性。現(xiàn)代電子信息技術在醫(yī)院內沒有得到有效的開展，存儲局限性和網(wǎng)絡化程度較低，廣泛推廣存在困難。此外，醫(yī)院人事管理的日常工作之中，大部分工作仍舊選擇人工查詢的方式，管理上也是人工占大多數(shù)，這樣相對不夠規(guī)范、低效的管理使得人事檔案管理材料容易面臨丟失風險。

三、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理策略

分析大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理策略，首先對大數(shù)據(jù)理念指導醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)實意義展開分析。

（一）大數(shù)據(jù)技術對醫(yī)院人事檔案管理而言是未來發(fā)展應用的趨勢。當前部分醫(yī)院的人事檔案管理工作仍舊是依賴手工和紙質，在信息化普及程度較高的現(xiàn)在，這樣管理模式過于落后，加上人事檔案管理工作強度高，這項工作的效率和質量都影響著醫(yī)院的發(fā)展。現(xiàn)代大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院的信息收集工作也越來越趨向于互聯(lián)網(wǎng)技術，利用大數(shù)據(jù)信息結合互聯(lián)網(wǎng)可有效地實現(xiàn)存儲、查詢以及管理等工作，對醫(yī)院的人事管理工作有很大程度的簡化，工作強度和管理效率、管理質量都得到有效的提升。對醫(yī)院而言，信息化技術也降低醫(yī)院運行成本，人事檔案管理的安全性和可靠性都得到提高。

（二）大數(shù)據(jù)技術為醫(yī)院人才數(shù)據(jù)資源帶來的隱藏價值。人事檔案信息資源是非常豐富的，利用大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術，將所有的人力資源信息形成信息庫，這對人類而言是一筆巨大的財富，深入挖掘和利用可為醫(yī)院帶來隱藏價值。人事檔案管理工作中，醫(yī)院分管的領導需積極轉變觀念，鼓勵員工充分開發(fā)利用人事檔案資源，對大數(shù)據(jù)進行有效管理，積極從中獲取知識。醫(yī)院人事檔案管理在大數(shù)據(jù)技術的支持下，能夠幫助醫(yī)院提供更加有效的、優(yōu)質的服務，為醫(yī)院、社會和人類創(chuàng)造更大的財富。

（三）加強大數(shù)據(jù)管理意識。大數(shù)據(jù)背景之下，醫(yī)院想要更好地進行人事檔案管理，需要提升院內員工的大數(shù)據(jù)管理意識。大數(shù)據(jù)管理在醫(yī)院內是否能夠全面推行，需要醫(yī)院領導的全面支持，還需要各個主管部門積極參與。這就需要醫(yī)院的管理者對此高度重視。醫(yī)院領導在帶領醫(yī)院前進的同時，需要將傳統(tǒng)的管理模式和現(xiàn)代管理模式積極做好銜接工作，鼓勵員工在傳統(tǒng)觀念中尋找對現(xiàn)代觀念起到積極促進作用之處，并綜合信息化觀念，對國內外典型的先進的案例主動學習，結合院內實際情況進行改革創(chuàng)新。負責人事檔案管理的主管領導也應該從設備上、環(huán)境上給予更多支持，軟件和硬件都應該有明顯的改進，人事部門也應該適當配置科技的理念，使得傳統(tǒng)管理觀念與大數(shù)據(jù)管理觀念能夠積極做好銜接。

（四）提升管理人員素質。傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作對管理人員的專業(yè)素質和理論水平等要求均不高，專業(yè)的管理人員少、管理人員的知識結構欠妥、學歷普遍較低、高層次人才缺失等問題都是存在的。傳統(tǒng)的管理工作中，這些管理人員基本能夠滿足日常工作。但是現(xiàn)代大數(shù)據(jù)背景之下，這樣的管理團隊，因自身存在的局限已經不滿足新形勢的實際需求。根據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理的需求，全體人事檔案管理人員需要提高綜合素質。首要工作是需要提高管理人員的專業(yè)能力。管理人員在面對大數(shù)據(jù)時，基本的收集工作、整理工作、歸納工作、查找和調閱等可簡單進行能力引導，使得管理人員能全面接管各項基本工作。此外，還需要選拔具有良好基礎的員工進行更高知識層面的培訓，使得管理人員能夠滿足人力資源潛在價值的需求。隨后，培養(yǎng)多學科、多層次甚至交叉學科等新型人才，加上具有一定經驗的大數(shù)據(jù)管理人才，使得人事檔案管理團隊更加豐富，與醫(yī)院的發(fā)展進度匹配。

（五）規(guī)避風險。大數(shù)據(jù)背景下的各項人力資源信息都是十分寶貴的，人事檔案管理工作在接觸這些信息時，可能面臨丟失、泄密、篡改等風險，此外還包括知識產權等內容，這些信息里面還有豐富的個人隱私。當前我國的法律和道德在這方面仍需要進一步完善，所以醫(yī)院在人事檔案管理之中應該積極從風險中思考，主動規(guī)避風險。檔案管理工作可結合當前的法律法規(guī)，對醫(yī)院的人力資源進行權限設定，從管理中做好預防，使得潛在風險能夠得到降低。

四、結束語

大數(shù)據(jù)是現(xiàn)代科技和社會發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院的人事檔案管理工作也應該緊跟時代潮流，積極轉變院內的人事檔案管理觀念，從大數(shù)據(jù)的角度展開。具體來說，醫(yī)院領導和管理人員需要樹立大數(shù)據(jù)管理的意識，做好傳統(tǒng)觀念和大數(shù)據(jù)觀念的銜接；同時醫(yī)院也應該積極提高人事檔案管理人員的綜合素質，需要引進具有大數(shù)據(jù)人力資源管理的人才輔助提高其中的潛在價值；還應該從國家法律法規(guī)之中規(guī)避風險，避免大數(shù)據(jù)帶來的負面影響。