大數據時代人事檔案管理模式變化研究

文/承德醫學院 楊陽；承德市避暑山莊管理中心 黃亞軍；

承德市自然資源和規劃局雙灤區分局 劉大利；承德市人社局 關英慧

檔案管理部門承載著重要的信息資料，承擔著存儲、記錄和使用的使命。大數據時代的到來，使得檔案管理工作發生了一定的變化。管理人員應當緊跟時代的發展，重視大數據對檔案管理工作的影響，及時轉變檔案管理工作模式，提升檔案管理的整體效果和水平，促使檔案管理質量的進一步提升。

一、大數據對人事檔案管理模式的影響

（一）技術手段的影響。大數據時代的到來，使得各項技術應用于檔案管理工作中，比如云計算技術、計算機技術的應用。與傳統的管理技術手段相比較，使用云計算技術、計算機技術等先進的技術，有效提升了人事檔案管理的整體質量和效率，在處理數據上有著更高的時效性。

（二）檔案收集方式的影響。傳統的檔案管理是以文字記錄為主，紙質方式保存，人工記錄的方式占據主導地位。這樣的方式在資料收集、查找、借閱、存儲等方面都有著一定的弊端，特別是紙質檔案隨著保存的時間以及使用次數的增加，會出現破損、丟失等情況，導致人事檔案工作受到較為嚴重的影響。而在大數據時代，所有的信息都可以以數字化的方式進行存儲，在使用的過程中也可以通過數據庫來進行直接調用，免去了信息收集和存儲過程中紙質檔案的反復傳遞，使用方式上更加靈活。

（三）職能義務的影響。人事檔案部門職能義務不僅僅在于檔案收集方面，還在于做好各項檔案信息的收集、分類以及保存等工作。傳統的檔案管理工作職能更加傾向于檔案的管理，輕視了檔案本身的價值，在利用方面也是受到諸多限制。而在大數據的支持下，人事檔案管理部門的職能義務也更加全面化，不僅體現在管理方面，還體現在檔案的利用方面，職能從傳統的“管理”角度逐漸轉向了“服務”方面。

二、大數據時代為人事檔案管理工作帶來的利弊

（一）大數據為人事檔案管理工作帶來的益處。大數據時代的到來，為人事檔案管理工作帶來了較大的益處，如：數字化檔案形式的出現，讓人事檔案的價值得到了有效提升，加強了不同地域檔案資源的有效整合與共享，為人事檔案的合理應用提供了全新的平臺。同時，在人事檔案的管理和應用的質效方面也得到了進一步的提升。

（二）大數據為人事檔案管理工作帶來的弊端。在大數據帶來一定益處的同時，也為人事檔案管理工作帶來一定的弊端，如：隨著電子檔案模式的普及，檔案信息數據也較為容易受到病毒攻擊、惡意泄露、丟失甚至是隨意篡改的情況，面臨著一定的安全風險。大數據安全風險的存在，對管理人才的專業性也有了更高的要求，但是現階段大數據人才短缺的情況也成為制約檔案管理工作發展的關鍵問題之一。

三、大數據時代下人事檔案管理模式變化的幾點建議

基于上述內容可知，在大數據時代下，人事檔案管理工作受到了一定的影響。面對大數據為人事檔案管理帶來的利弊，需要采取適當的措施來加強人事檔案管理模式的轉變，使其更加適應大數據時代的特點，并為管理質量和效率的提升提供良好支持。

（一）服務網絡化模式的建立。在大數據時代，人事檔案管理模式必須要摒棄落后的管理方式，向著服務網絡化的方向發展。網絡作為當前各行各業辦公中不可或缺的工具，其便捷性、高效性是不容忽視的，對于人事檔案管理工作來說，依托于網絡來進行檔案服務的模式能夠從根本上提升檔案管理的效率，實現檔案信息數據的深度挖掘與應用，根據用戶的實際需求來提供更加精準的服務。因此，人事檔案管理部門需要引進先進的技術和軟硬件設備，提供多元化的服務功能，以用戶的個性化需求為基礎，為用戶提供更加全面化、智能化的檔案服務。如：建立檔案管理數據庫，完善數據庫的功能，包括智能檢索功能、數據自動分類功能、檔案調用自動記錄功能等，以滿足用戶的個性化需求。

（二）信息化管理模式的建立。在大數據的支持下，人事檔案管理工作也向著信息化的方向發展。在信息化思維的支持下，管理人員必須要以信息化技術為管理手段，分析檔案的矛盾問題、異常問題，這樣才能夠保證檔案管理的有效性。在信息化管理模式下，要求相關管理部門必須要充分利用計算機技術、數據庫技術等，建立信息化管理模式，將紙質檔案、影像檔案等轉換成為易于保存和應用的電子檔案。現階段，信息化管理模式的建立可以通過以下方式來實現：以紙質檔案為基礎建立數字化檔案目錄數據庫，并將檔案資源實現全面檔案數字化。如：萬能檔案管理軟件的使用，該軟件是使用了Access、SQL sever數據庫，嚴格按照《歸檔文件整理規則》來進行設計，應用于各種檔案的管理，專業性較強、操作方便，涵蓋了資料等級、立卷歸檔、檢索解約、檔案移交等工作，可以利用日常錄入的數據來對檔案的內容進行自動采集，可以設置多個賬戶，為每個賬戶設置不同的權限，滿足檔案管理的使用和管理需求。

（三）共享管理模式的建立。資源共享是大數據時代的特點之一，也是檔案管理工作模式必須要面臨著的發展問題之一。與傳統“封閉式”的檔案管理模式相比較，資源共享管理模式的建立能夠將人事檔案信息形成一個有機整體，擴大檔案信息資源數據庫的涵蓋范圍，實現區域內全面化的資源共享，方便促進人事的調動、管理與協調。受到傳統管理模式的影響，我國當前的人事檔案資源共享模式的建立還受到諸多因素的影響，很多數據庫都存在著孤立、分散的方式，因此，為了實現資源的共享，需要區域之間聯合起來建立全新的數據資源共享平臺，加強云計算技術、數據挖掘技術、語義分析技術等新的技術來加強檔案資源的共享，將人事檔案信息在內網中進行公開，并賦予用戶一定的登錄和使用權限，方便各行各業對人事檔案信息的調用。

（四）安全管理體系的建立。在大數據時代，人事檔案管理模式的建設過程中，安全管理體系的建立有著重要的作用，是檔案管理安全的保障性措施。加強安全管理體系的建立，需要從防止受到自然侵害、人為侵害等方面展開相關工作，使人事檔案始終處在安全的環境下。人事檔案的安全管理主要可以分為安全管理職責的劃分、實體檔案安全管理、電子檔案安全管理以及檔案庫房安全管理等。以電子檔案安全管理為例，需要先保證計算機所處環境的安全，做好防火防潮防塵工作，保證物理環境的安全，并對其進行定期檢測與維護。定期對電子檔案進行自動記錄、保存與備份，加強安全保障措施的應用，特別是防火墻技術、殺毒軟件等的應用。同時，要根據實際需求來制定并完善電子檔案安全管理制度，為管理人員劃分職責范圍，并嚴格落實管理制度，如人事檔案歸檔管理制度、電子檔案查詢與借閱制度、電子檔案安全管理制度等。

（五）現代化服務方式的建立。大數據時代，檔案管理工作中運用現代化的管理方式可以改變以往管理工作量大人工不足的現象。本身人事檔案管理工作就十分煩瑣，工作任務比較重，工作效率比較低，不利于檔案的有序進行和有效管理。除此之外，在傳統的檔案管理過程中，檔案的建立、查詢以及檢索工作是非常煩瑣的，若要查取其中的內容要經過多個部門，程序繁雜，同時很多檔案都是紙質的，在保管方面除了占用空間之外，還具有危險性，例如，防潮防蟲措施不到位很可能會出現腐爛以及蟲咬的現象。這些都極大地降低了檔案管理的質量，若是使用現代化的管理方式，不僅僅檔案管理更加有序，查詢也相對簡單和便捷，節省了大量的時間和空間，也便于對檔案資料進行使用，因此在檔案管理工作中需要使用現代化的管理方式，更好地提升工作效率。而且，檔案管理隨著科學技術的不斷變化和發展，新鮮事物也在逐漸地增加，檔案管理的形式是多種多樣的，因此必須走現代化檔案管理的道路，改善硬件設施，引進先進的管理人才，不斷提升工作質量和工作的精準程度，讓一切管理都變得井井有條，同時效率得到提升。總而言之，在大數據時代，人事檔案管理工作受到了一定的影響，傳統的管理模式已經不再適用。因此，要以大數據時代的特點和優勢為基礎，加強人事檔案管理模式的轉變，以共享模式、信息化模式、服務模式等為基礎，構建一個基于網絡化、數字化、用戶個性化的管理模式，促使檔案管理模式的進一步轉變，為人事檔案價值的提升與實現奠定良好基礎。