淺析新時期高校科研檔案管理問題及對策

文/華中科技大學檔案館 鄭慧先

當今社會已步入了信息時代，一些新技術的出現離不開科技的進步與發展。科學技術是人類社會發展的強大動力之一。高校科研檔案是指高校在參與科研活動中產生的具有極高價值的相關科研數據，是高校科研活動實踐的第一手數據材料，能為將來科研提供重要信息，反映了當前高校科研教育水平。高校的科研項目既包含縱向的國家各類研究計劃，又包括橫向的企業的各項合作、委托研究的各類項目與課題。將這些材料進行立卷歸檔，便構成了科研檔案。

一、高校科研檔案管理的現狀及其存在的問題

筆者所在的高校是教育部直屬的綜合性研究型大學，學校對科研工作非常重視，每年都有大量的科研項目處于申請、在研及完成的階段，導致各種類型科研材料的遞增呈幾何級數。針對課題研究過程中所產生的各類文件材料，如何進行收集、整理及歸檔，并保證歸檔材料的齊全完整，還存在著許多亟待解決的問題。

（一）高校科研管理部門檔案員淡薄的檔案意識，造成科研材料歸檔的不準確性與不完整性。科研項目完整的研究過程通常經歷前期的科研準備階段、中期的研究試驗階段、最后的總結驗收、申報獎勵和推廣應用階段。在上述過程中形成的有價值的材料，經收集、整理和歸檔則成為科研檔案。然而，高校科研管理部門長期注重項目的申報、結題和基于已完成的項目成果獎勵的申報，對于已結題的項目，有些科研管理部門檔案員并未與各科研課題組的研究人員聯系，及時催交已結題的相關材料。有些科研人員會將科研的最終資料據為己有，有些是項目負責人雖按時提交，而科研部門檔案員沒有妥善保管，造成科研材料的遺失。雖然筆者所在檔案館制訂了《檔案工作法規與制度匯編》，但科研管理部門檔案員都是身兼數職工作繁忙，不能全身心投入科研檔案管理工作中。從筆者所在的高校來看，專利、橫向合同、軍口、基金項目等這幾類科研檔案歸檔比較齊全，但還是有些過程性材料，特別是實驗原始記錄、關鍵數據則沒有歸檔。

（二）高校科研檔案管理人員業務不精，接收科研檔案常處于被動狀態。作為高校的檔案管理人員，真正經過檔案專業學習的人員不多，絕大多數來自其他的學科和專業，對檔案管理的知識欠缺，檔案管理能力更多地來自檔案管理實踐摸索中的經驗積累。不熟悉科研項目管理的基本流程以及科研過程中需要作為檔案歸檔的材料。往往是科研管理部門檔案員提交哪些材料，檔案管理人員被動地將這些材料接收下來，缺乏檢查和甄別的能力。

高校的科研項目呈現顯著增長態勢，學校科研檔案數量巨大，檔案材料與類型錯綜復雜。就筆者所在的高校而言，科研管理部門為科學技術發展院和人文社會科學處，而科研項目的執行部門是各院系、研究中心和國家重點實驗室，這樣，在收集科研項目檔案過程中都面臨著各自的困境。科研檔案的移交首先是科研人員在科研項目結題后，把形成的有保存價值的相關材料移交給科研管理部門，然后再由科研管理部門的檔案員將院系等單位的相關材料收集匯總，在第二年統一移交給學校檔案館。在此期間，檔案管理人員一般都未與項目執行人員接觸，導致檔案管理人員難以及時發現問題并進行糾正，從而無法保證科研項目檔案的完整性。

（三）高校不注重科研過程性材料歸檔，易滋生學術不端現象。目前高校科研管理部門檔案員注重科研項目的申請書、任務書、驗收資料的收集與歸檔，忽略了科研過程中許多有價值的核心材料,如實驗數據、數據分析等的歸檔。究其原因，一方面這類材料量大類廣，而學校檔案管理機構儲存空間有限，不能收集保存。另一方面，檔案管理人員習慣于收集一些蓋有紅章的文件材料。同時，科研項目的研究人員對科研檔案的意識淡薄，認為科研成果都是自己的勞動成果，只應對上級主管單位的要求，從而導致歸檔的材料不完整。正是由于科研過程中原始數據、原始記錄沒有被收集。而這種科研檔案歸檔工作的不規范，為“科研不端行為”滋生埋下了隱患。

（四）高校科研檔案的開放和利用力度不夠，難以對高校科研發揮促進作用。檔案管理人員的思想認識不到位，從而形成科研檔案管理為全校師生服務的意識淡薄。受限于科研成果的知識產權和某些保密性條例的限制，科研檔案管理人員常受到“重保密，輕利用”的傳統觀念的束縛，在工作中只強調科研檔案的保密性與安全性，致使科研檔案一進入檔案館，就沉寂在檔案柜里，不能向廣大研究人員開放。科研檔案的利用只對檔案的生成者提供，其他利用者若想查閱則通常需要履行復雜的審批手續，利用的范圍與對象受到很大的限制。

筆者所在的學校對科研檔案館藏的管理，只是將科研檔案進行條目的錄入及部分檔案材料進行數字化掃描，而忽視了對科研檔案信息資源深層次的編研和開發，導致了科研檔案的潛在價值仍“待字閨中”，沒有能夠得到充分的利用和挖掘，不能向學校科研人員提供有價值的信息資源。

二、新時期科研檔案的應對策略

（一）完善科研檔案管理制度，加強檔案的宣傳與培訓。對高校科研管理部門檔案員進行知識培訓，強調科研檔案管理的重要性，并將檔案管理工作納入科學研究的各個工作環節中，進而促進科研檔案的收集、歸檔及保管。在工作中，要增強部門檔案員職業信念，歸檔意識要積極主動，這樣有助于整個科研檔案管理質量和效率的提升。筆者所在學校已編制了《檔案工作法規與制度匯編》，書中對各單位及科研項目歸檔范圍、保管期限、分類號都有詳細說明，供科研管理部門檔案員參照執行。同時，還需要對學校的科研管理部門檔案員及科研人員進行基本檔案知識培訓，使其了解到檔案規范化管理的重要性及原則，科研檔案的分類和歸檔內容，以及歸檔文件材料的整理和移交。

（二）檔案管理者加強自身學習，提升科研檔案管理的業務素養。當今社會，數字化、智能化風靡，科研檔案管理人員只有不斷學習，才能跟得上時代前進的步伐，更好地管理檔案、開放檔案。同時，要加強與科研管理部門檔案員的聯系，及時傳遞檔案的法律法規及檔案管理辦法。

科研檔案管理人員也應積極參加各種業務培訓，不斷提高自身的檔案管理業務水平和計算機管理技術。要了解高校科研項目研究的基本流程，包括申報立項、中期管理、結題管理、成果申報以及轉化應用等各個環節，熟悉科研檔案管理流程。由于科研檔案管理工作涉及的學科門類繁多，這就要求高校科研檔案管理人員拓展自身知識領域，才能適應新時期高校科研檔案管理工作。科研檔案管理人員通過學習，在收集科研項目檔案材料時要做到有根有據，避免科研項目檔案關鍵性材料收集不齊全的問題。

（三）強化歸檔科研材料的規范性與完整性，有利于杜絕學術不端行為。規范科研材料的歸檔流程，加強科研過程性材料的移交。明確歸檔材料不僅僅要包含項目立項時的批文、任務書、委托書等，還要有項目研究過程中產生的原始記錄、實驗報告、年度報告等一系列的過程性材料，最后還要有驗收結論、成果、社會效益證明材料等。這樣才是準確、完整的記錄科研的全過程。

隨著科研檔案的數字化管理技術的應用，為科研過程性材料的長期保存提供了便利。當這些注明了時間、責任人以及簽名的原始記錄、實驗報告、設計圖紙等科研檔案長期保存在檔案館時，對那些“偽造篡改實驗數據，在實驗數據、圖表分析中，隨意編造數據或有選擇性地采用數據證明自己的論點”等弄虛作假行為，對那些“隨意侵占他人科研成果、把他人成果據為己有、顛倒成果完成人的排名、美化自身簡歷、人走將成果也帶走”等科研不端行為，構成極大的威懾力，將有效地提高科學研究的誠信。

（四）注重科研檔案的開放與利用，發揮對科研的促進作用。突破科研檔案管理傳統觀念的限制與束縛，明確科研檔案管理的最終目標是開放與利用。科研檔案管理的目的就是為高校科研服務，提升高校的科研水平。如果科研檔案管理僅僅是為了保存與查證，而不是通過利用促進科研的發展，則再高水平的科研檔案管理也將失去意義。

把握好科研成果的知識產權、科研檔案保密性與科研檔案開放及利用的關系。任何知識產權的保護、科研材料的保密性都有其特定的時間、區域和范圍。在符合相關法律的時間、區域和范圍內，利用當前信息網絡的多重手段，加強科研檔案開放、共享的宣傳力度，推進科研檔案開放和利用。讓科研檔案的真正利用從煩瑣的審批手續中解放出來，簡化審批步驟和程序，提高科研檔案的利用效率。

高校檔案管理部門應通過對已歸檔的科研檔案的整理研究，挖掘出科學研究的前沿領域、熱點學科、難點研究方向，為科研人員進行項目申請、獎勵申報提供指導性依據，為高校科研的持續發展發揮推波助瀾的作用。

三、總結

總之，隨著新時期信息技術的廣泛應用，高校科研管理的改革與創新，從而在科研檔案管理中還將涌現出許多問題。面對新出現的問題與困境，科研檔案管理者不應畏縮退卻，應牢記科研檔案管理服務于科研的宗旨，想方設法探索破解之道。只有這樣，科研檔案管理才有價值，才能真正服務于科研，才能推動和促進高校科研邁上新臺階。