芻議醫(yī)院基建檔案歸檔的質(zhì)量問題與對策

文/安慶市中醫(yī)醫(yī)院 江興鳳

近幾年來，隨著新時期醫(yī)療的不斷改革，公立醫(yī)院迎來前所未有的發(fā)展，國家對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的投資逐年增加，醫(yī)院基建項目的建設迅速發(fā)展，我院也不例外，每年基建項目不斷遞增。這些項目在建設過程中產(chǎn)生大量文件資料等載體形成檔案，它濃縮記載工程建筑過程中的全貌，保存了基建檔案的原始性和真實性，為日后基建工程維修、擴建等提供唯一權(quán)威的憑證依據(jù)。但是，在利用時卻發(fā)現(xiàn)基建檔案管理的形式仍然停留在以紙質(zhì)檔案為主，且保存的檔案實體存在殘缺不全的問題，有很多隱蔽工程的圖紙和施工表格記錄缺乏成套性管理，其中的標識符標注不清，內(nèi)容記錄不全，形成了“有檔無價”以及電子檔案管理滯后等一系列存在的問題，造成檔案資源極度匱乏，給利用帶來諸多不便。綜上所述令人擔憂。為了保證基建檔案的系統(tǒng)完整與真實記錄，以福澤后人，留下寶貴財富。為此，本人將對基建工程檔案歸檔的質(zhì)量問題提出對策，與同行們共同商榷。

一、把脈定因談現(xiàn)狀

（一）檔案來源現(xiàn)狀。檔案來源內(nèi)容廣泛、載體形成復雜、責任不明，降低材料歸檔質(zhì)量?；üこ炭傮w建筑中工作量大、周期長、涉及面廣專業(yè)技術性強、參建單位與人數(shù)諸多。在建設過程中，他們各自承擔不同專業(yè)技術職能工作，在工作中形成文件與大量科學技術資料多樣性、內(nèi)容復雜性，呈現(xiàn)出載體和形式豐富多樣，加大收集難度。加之缺乏完整的檔案管理制度，尚未明確規(guī)定各職能部門文件資料歸檔的責任，尤其是在工程項目方面存在交叉管理，缺乏部門之間及時交流，人為造成了原始的技術資料遺失，這些都直接影響了檔案歸檔的質(zhì)量。

（二）檔案管理人員現(xiàn)狀。檔案管理專業(yè)人員少，專業(yè)技能匱乏。多數(shù)醫(yī)院缺乏專職人員管理，在工程建設期文件資料由基建職能部門和施工各部門技術人員管理，他們工作頭緒多、工作任務重，其主要精力是搞好施工現(xiàn)場技術指導等各項工作，無暇顧及材料的整理，往往是堆積在一起進入“冬眠狀態(tài)”。同時，檔案人員身兼多職，對基建檔案的管理工作精力投入有限。且缺乏專業(yè)技能，在收集整理歸檔過程中，無法準確鑒定實體內(nèi)容的真?zhèn)蝸韰^(qū)分留存價值，形成“玉”“石” 具存現(xiàn)象，以致留存檔案實體內(nèi)容記載不完整、不準確。如隱蔽工程勘察、工程的地基與地槽、地下電網(wǎng)管線等的位置在圖紙上標注不清，圖紙上存在著隨意劃圈修改，文字書寫潦草，一些字體難以確認或漏標標識符，有的成了“無名地下管線”；潔污分流、廢物處理的施工記錄內(nèi)容表述不清、字跡模糊等存在問題，導致歸檔實體內(nèi)容“有殼無核”，失去了檔案的憑證價值和法律效力。

（三）檔案監(jiān)督管理現(xiàn)狀。檔案監(jiān)督管理工作不到位，缺乏權(quán)力的制約造成工程項目材料流失，歸檔的檔案缺乏完整性。一是認識誤區(qū)。監(jiān)督管理人員對檔案管理意識淡薄，輕視文件資料歸檔的作用，誤認為文件資料是圍繞工程項目建設需要而產(chǎn)生的，而隨著工程建設進展則逐漸消失，沒有留存價值。在建設過程中造成了大量的文件資料流失無人問津，“棄檔”現(xiàn)象時有發(fā)生，使所歸檔的文件資料殘缺不全。二是角色缺位。建筑工程流程繁雜，如招標、施工、竣工驗收等涉及各項工作的開展，監(jiān)督部門管理人員應履行職責全程參與，特別是涉及每項工程驗收和專家一起進行資格論證、質(zhì)量評定等一系列文件、資料的鑒定等工作?？墒?，他們主觀認為是檔案管理部門的職責，客觀認為對此類專業(yè)知識了解甚少，大多數(shù)只是工程建設工作中充當會議報到簽名角色，逐漸淪為擺設，形同虛實。給那些法律意識淡薄、職業(yè)道德匱乏、經(jīng)不起經(jīng)濟誘惑的管理者和個人留有違規(guī)、違法可乘之機。他們可以利用現(xiàn)有工程竣工驗收項目制度進行違規(guī)暗箱操作。實行竣工驗收的制度一定程度上已經(jīng)成為非法行為合法化的一種制度化機制?；谏鲜龃嬖诒O(jiān)督管理“盲區(qū)”在工程竣工驗收時可能存在違規(guī)操作，導致項目竣工驗收歸檔資料存在質(zhì)量問題。如圖紙中出現(xiàn)有設計圖無施工圖，或是替補圖紙等情況存在，喪失了圖紙成套性歸檔的價值。同時工程項目建設中各類表格也殘缺不全，如工程定位測量和地基復查記錄表格等缺失，這些核心技術性表格失去系統(tǒng)性管理，直接影響了材料歸檔質(zhì)量與工程質(zhì)量的真實反映，涉及參建者的權(quán)利與責任及存在問題責任追究等的重要性。

二、對癥下藥開良方

（一）建章立制、強化責任、規(guī)范管理。醫(yī)院的基礎設施建設取決于基建項目數(shù)量多少和規(guī)模大小，直接關系到醫(yī)療水平、民生醫(yī)療資源、人民健康安全、社會穩(wěn)定等重要因素，良好基礎設施建設是醫(yī)院長久發(fā)展的重要保障。而基建檔案來源于基建項目建設，它是唯一的基礎設施建設守護神，為現(xiàn)在見證工程項目質(zhì)量保養(yǎng)與維護提供憑證。為將來醫(yī)院基建項目建設規(guī)劃投資決策等方面提供科學依據(jù)。而工程項目材料歸檔的質(zhì)量影響著檔案在建設中發(fā)揮作用。因此，近幾年來領導高度重視基建檔案管理，把它視為“今賴以古，萬世賴以今”的大事來抓。把基建檔案管理工作納入醫(yī)院整體事業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中。強化制度建設，進一步完善基建檔案各項管理制度。一是建章立制,規(guī)范管理?！盁o規(guī)矩不成方圓”，按照《檔案法》和《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》等國家相關法律、法規(guī)結(jié)合醫(yī)院工程建筑所產(chǎn)生各類文件、資料信息形成的規(guī)律，擬定《醫(yī)院建設工程項目檔案管理的歸檔范圍及保管期限》(以下簡稱《歸檔范圍》)等各項制度，并將上述規(guī)定相關條款納入基建項目工程招標、建設、施工監(jiān)督等同簽訂之中。實行“三納入”“四同步”統(tǒng)一規(guī)范管理，提升文件資料歸檔的質(zhì)量。二是強化責任。“基建檔案的管理是一項服務當代惠及子孫后代的重要事業(yè)”，可見檔案管理的重要性則不言而喻。加強領導，實行基建檔案統(tǒng)一管理，明確規(guī)定所有參建項目單位領導負責分管檔案，并指定專人管理，規(guī)定歸檔中各項工作責任、目標、任務、包括承擔的義務和相關失誤追究責任，實行專人專崗，建立基建檔案終身責任制。達到上下協(xié)調(diào)一致形成合力，實行齊抓共管，把工程項目建筑資料收集整理歸檔工作落實到位，使檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強人才隊伍建設與培訓、提高綜合素質(zhì)。一是加強人才隊伍建設。建立人才隊伍是做好基建檔案管理的重中之重，國以才立、政以才治、業(yè)以才興，以此類推，檔案管理工作也不例外，它所涉及內(nèi)容廣泛、技術性強，是一項跨專業(yè)、跨學科綜合性管理工作，必須招攬納賢才，對那些政治素質(zhì)高、知識淵博、技術精湛、對專業(yè)管理嫻熟與涉獵能力的復合型人才，引進檔案管理隊伍之中，組建一批綜合性檔案管理人才隊伍。實現(xiàn)以才治檔、以才興檔，保證檔案的歸檔質(zhì)量。二是加強培訓、提高綜合素質(zhì)，是提升文件資料歸檔質(zhì)量的重要舉措。第一是開展法規(guī)培訓，對所有從業(yè)人員全面開展法律、法規(guī)、職業(yè)道德教育，并請專家授課，尤其是強化反腐倡廉教育，結(jié)合當前時政教育編制《醫(yī)院基本建設廉政風險防控手冊》，在工程建筑中實施常態(tài)化廉政教育，引導他們塑造“以廉為榮，以腐為恥”思想理念，提升他們思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德修養(yǎng)。第二是強化專業(yè)技能培訓，針對不同的專業(yè)分組培訓學習和自學相結(jié)合，定期進行業(yè)務課程測試，堅持理論與實踐相結(jié)合，使他們迅速掌握高效的管理手段及專業(yè)技能。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，加強監(jiān)督管理，嚴把質(zhì)量關。1.從源頭監(jiān)控。在以往基建工程文件資料歸檔工作中，一般均在工程竣工驗收后進行，這種做法欠妥，從工程項目立項到竣工驗收，是工程建筑材料形成關鍵時期，也是歸檔黃金時段。必須要更新管理理念，與時俱進，創(chuàng)新檔案管理模式。應從源頭采用控制措施，“欲善其事，必先其器”在建筑工程項目醞釀期，紀檢監(jiān)督人員要協(xié)助檔案管理人員，共同參與立項工作之中，將基建檔案的《歸檔范圍》和《電子歸檔》容納招標材料之中，成為招標管理中的硬件要求之一。規(guī)定各參建單位文件、資料收集整理與工程同時進行，并將具體工作任務落實到人，督促他們做好日常收集工作，達到隨辦隨歸。重點是抓好隱蔽工程鏡像攝影工作，指定專人負責全程施工動態(tài)攝像工作，將及時捕獲每一項工作的操作流程，特別是掩蔽工程的每個細節(jié)攝入，準確掌握現(xiàn)場動態(tài)信息的第一手資料，為電子鏡像資料留存信息真實價值和歷次修改圖紙、鑒定提供科學依據(jù)。同時，要調(diào)動施工監(jiān)理人員工作的積極性，他們在建筑全過程中像個影子跟蹤著，了解工程資料、圖紙、聲像等形成的真實性，防止以往“棄檔”現(xiàn)象的重演，為保證材料齊全歸檔奠定基礎。2.嚴把檔案驗的收質(zhì)量監(jiān)控。一是加強紀檢監(jiān)督工作。醫(yī)院紀檢監(jiān)督管理人員參與基建檔案的驗收，是控制文件資料歸檔管理一種有效手段。因為基建檔案驗收工作涉及總體工程項目的資金投資、工程質(zhì)量、設備等所有承擔者行使權(quán)力與責任重要性。正如國家副主席王岐山在約見反腐專家時指出的“信任不能代表監(jiān)督”。因此，組建檔案質(zhì)量鑒定驗收小組，由院紀檢監(jiān)督主要負責人牽頭、外聘建筑工程專家以及承建單位、檔案管理等人員組成，紀檢監(jiān)督部門擔任組長，負責整體監(jiān)督指導工作，充分發(fā)揮監(jiān)督部門職能的作用。能夠有效地對權(quán)力監(jiān)督制約，保證檔案驗收各項工作在陽光下運行。因為檔案實體翔實記載了建筑工程每一個細節(jié)，它全面真實反映工程質(zhì)量，通過復核進一步剖析歸檔實體內(nèi)容真實性、施工管理科學性等。如工程施工技術、竣工驗收、財務決算、工程監(jiān)理等材料中有無違規(guī)、違紀等現(xiàn)象存在。預防檔案驗收違規(guī)操作，能夠有效地控制文件資料歸檔質(zhì)量管理。對預防國有資產(chǎn)流失和職務犯罪行為起到積極作用。二是創(chuàng)新檔案驗收管理方式。傳統(tǒng)檔案驗收是在竣工驗收結(jié)束后進行，此項工作管理方式滯后。檔案驗收管理須要有前瞻意識，應實行先“檔案”后“竣工”驗收的工作流程。在檔案質(zhì)量驗收合格前提下，方可進行工程竣工質(zhì)量驗收。這種做法主要是捕獲工程項目建設中重要環(huán)節(jié)，具有一定的科學管理性。解決了以往檔案驗收拖延或隨意移交檔案存在的質(zhì)量問題，確保檔案質(zhì)量的驗收。三是自查與互查相結(jié)合。檔案管理人員要主動聯(lián)系參建單位負責人和具體從事文件、資料管理者，與他們加強業(yè)務溝通與協(xié)調(diào)以及獎勵措施，充分調(diào)動他們工作的積極性，使他們各自主動履行文件、資料歸檔移交的職責和任務。在自查的前提之下，避免重復存檔，再進行互查與業(yè)務交流，對預立卷的文件、資料進行復核、補缺補差等各項工作。四是嚴把歸檔質(zhì)量鑒定關。首先是對紙質(zhì)材料鑒定，對所有預立卷的材料進行系統(tǒng)審核，關注每個細節(jié)，哪怕是一個字、一個標識符都要做到絕對準確無誤。對隱蔽工程的設計繪圖和施工圖紙與攝影鏡像的內(nèi)容要一致，保證圖、物、材料三者的一致性；對工程項目各種表格所規(guī)定的欄目責任人簽名是否屬實，因為簽名涉及行使權(quán)力與責任擔當。如有代簽或未簽一律視為無效、責令重簽；對工程項目驗收、工程決算、經(jīng)費支付等發(fā)現(xiàn)有疑點，必須形成文字交小組集體討論處理，任何個人無權(quán)決定。其次對電子文件歸檔鑒定。依據(jù)《電子歸檔》的規(guī)定抓住三個關鍵要素進行審查復核，要素一是對電子文件信息載體審核，如光盤、磁帶等外表要完整無缺，其記錄實體信息與紙質(zhì)內(nèi)容要絕對一致，與建筑物相符合，在鑒定時進行試聽全程播放核對電子信息的內(nèi)容，要謹防“差之毫厘，謬以千里”現(xiàn)象存在，保證零失誤；要素二是對電子歸檔信息分類、檢索、拷貝、數(shù)據(jù)庫的建立等軟件管理一定要符合國家規(guī)定的標準；要素三是對電子檔案進行加密、防毒、防塵，為了防止電子檔案被篡改，只寫一次式的光盤進行維護電子檔案真實性等保護措施一定要科學規(guī)范。

綜上所述，基建檔案的管理是一項專業(yè)技術性強，內(nèi)容的繁雜性，系統(tǒng)性管理工作。必須依法建立科學規(guī)范的管理制度，組建愛崗敬業(yè)專業(yè)高素質(zhì)人才隊伍，來提升基建檔案管理水平，保證檔案質(zhì)量，發(fā)揮檔案價值。一部檔案精品其價值是無法估量的，不但滿足本單位基礎設施建設的需求，而且還可以對全國同行建筑工程發(fā)揮作用。如今年武漢“雷神山醫(yī)院”工程建筑速度與此驚人，乃至世界也是首例，成功建筑主要因素是借鑒北京“小湯山醫(yī)院”基建檔案資料進行規(guī)劃設計建筑，這就是行業(yè)管理先進典范。