新形勢下加強企業檔案工作的思考

文/山西華興鋁業有限公司 武黎彥

企業檔案工作者面臨重要的任務就是企業未來的機遇挑戰，激烈的市場競爭環境下，企業的資產檔案以及相關結構調整方案需要妥善保管，新形勢下，大部分企業都會選擇改革重組等修正措施，所以相關檔案保管更新調取等工作任務量會加重，檔案管理人員要在工作過程中以嚴謹認真的態度對待各項任務，確保企業的經濟利益不受損，為企業創新經營方式打好基礎。

一、工作人員需要提升自身專業素養，加強對檔案工作的認識

（一）認識企業加強競爭力的主要手段。企業檔案管理工作人員需要認識到企業的最新發展方式，激烈的市場環境中，企業需要不斷創新自身的管理方式，學習黨的政策方針，讓企業中的各個部門認真貫徹落實創新發展戰略。其中檔案管理部門是基層的重要力量，檔案管理方式一定要符合企業改革方向，企業本身也要堅持依法開展檔案工作，督促檔案管理人員明確自身的責任意識，在新形勢下，從思想到實際行動都要符合企業發展策略，為檔案管理工作提供良好的思想保證。企業改革是提升競爭力的重要路徑，所以檔案工作管理也需要對企業加強競爭力的主要手段有一個清晰的認知，檔案管理過程要充分配合改革行動。

（二）解放思想，樹立服務意識。企業檔案工作部門主要是為企業各個部門服務而設立，所以工作人員一定要對自身的專業素養進行提升，樹立優良的服務意識。在企業改革的過程中也要對檔案管理工作進行反思創新，確保員工在查閱檔案的過程中即可以保證安全性又可以享受到便捷特點。將企業檔案工作融入市場經濟潮流中才能增強部門的主動參與意識，檔案部門在參與企業各項改革活動過程中，除了要做好一般的服務項目還需要具備為企業提升經濟效益的服務意識和能力。從傳統的保管職能跨越到開發利用領域，這樣才能輔助企業適應社會主義市場經濟體制下企業的管理改革模式。企業檔案管理部門需要對自身的思想進行解放，重新塑造社會形象，輔助企業各項活動，良好的服務態度和工作方式才能讓企業檔案工作符合改革目標，讓企業的經濟利益快速上升。

（三）加強檔案干部隊伍建設，賦予檔案工作新形象。企業檔案工作的興旺發展可以幫助企業改革工作進行得更加順利，想要讓具體的檔案工作有一個良好的發展方向，首先要做的就是對檔案工作者進行教育培養，建立一個具有先進工作意識和創新服務態度的干部隊伍是目前最重要的也是最緊迫的任務。想要加強企業檔案管理工作干部的責任感，首先企業要對其進行道德修養教育，讓其了解具體的職業道德和法則，提升檔案管理人員的工作素養和政治素養。其次要對檔案人員進行工作能力培訓，目前企業管理或者各種生產過程中，都要對各種數據或者單據進行記錄，所以檔案管理工作都具備一定的專業性和技術性，檔案管理人員除了具備較強的專業知識，還應該對市場經濟理論進行學習，了解市場發展規律才能在工作中有更突出的表現。最后就是讓檔案人員學習一定的外語知識，檔案工作的新形象要和企業的發展業務相聯系，改革創新模式的過程中，檔案管理工作人員除了具備實際工作能力，在隊伍中也應該具備一定的特殊技能，檔案本身是一項復雜的內容，所以想要讓企業改革創新帶來更大的影響，工作人員要不斷完善自身，讓檔案工作在企業中有更重的分量。

二、讓檔案工作更好為企業改革任務服務

（一）防止檔案流失損壞。企業在適應市場經濟發展過程中，需要對各項工作形式進行改革，資產重組或者工作結構調整過程中，檔案工作需要進行輔助。所以檔案工作人員要保證檔案的保存效果，防止有流失或者損毀現象出現。檔案在不斷查閱更新的過程中，工作人員需要保證檔案的完整性和準確性，這樣才能為企業改革貢獻出力量。在企業變革過程中，如果發生了資產變動或者是產權變更行為，檔案部門需要貫徹落實相關的法律法規，做到檔案處理和企業資產以及產權變動同步。針對企業改革或者重組的具體情形，檔案管理部門需要區別對待，依法合理處置，確保企業的商業機密不泄露，檔案內容也不能散落失真。檔案管理人員首先需要進行分類，將基礎建設檔案、設備儀器檔案等和實體有關系的產品進行歸類，產品、科研內容的檔案則需要按照相關規定進行辦理，如果國家規定或者企業規定中對相關檔案處理方式有遺漏，則需要按照特殊法律法規處理。行政管理或者經營管理等相關管理類檔案需要移交企業各項主管部門或者檔案館寄存，讓企業在具體調取或者利用時要保證便捷性，檔案利用是企業進行持續性發展的必要基礎，管理人員要重視檔案工作的方式和性質。

（二）開發利用信息資源。檔案本身對于企業來說是一種重要的信息資源，其中包括很多商業機密以及企業的發展歷程，所以企業在新形勢下不斷創新發展過程中一定要重視檔案管理工作的開發作用。企業檔案管理最終目的就是讓各種信息資源可以得到開發，幫助企業獲取更多的經濟利益，“死”檔案最終的歸宿就是成為“活”財富，為企業服務于市場經濟。檔案部門在完善業務的過程中需要投入一定的力量到檔案內容中，具體的管理方式需要落實到對企業有價值的各種信息，不斷對其開發挖掘最后提取整理才能匯集成為最終的信息資源。將這些新的信息內容儲存到新的載體可以通過很多途徑，檔案管理工作人員則需要主動積極地將這些資源輸送給企業主管各個部門，滿足其日常利用需求。檔案部門的最優條件就是集中企業所有數據的原始資料，充分利用這個特點才能讓企業在具體的改革過程中顯現自身的優勢。

（三）加強企業經營管理模式的持續性。檔案管理模式和企業創新模式是相互影響的，檔案管理人員要尊重企業的發展模式，確保檔案工作支持企業保持經營管理的持續性，便于各個部門對檔案的利用和處理。企業經營模式的主要改革方向就是加強經濟利益以及持續性發展，所以在進行兼并或者新設置企業的過程中，對檔案應該進行統一管理使用。檔案的處置原則和分類原則一定要明確，管理人員對沒有去向的檔案也要按照企業主管部門所在地或者國家檔案館的原則進行處理。檔案具體的處理原則需要列入雙方合同范圍，企業需要按照相關規定進行處理，對于整改或者重組的企業則需要按照股份制企業規則處理，也可以移交給具體的主管部門或者檔案館。合資企業合作之前的檔案歸國家所有，也可在新的企業中進行保管，終止合同之后檔案需要歸中方保管，外方需要則可以提供復印件。針對企業改革或者資產重組，不同的形式需要采取靈活的檔案處置方法，確保檔案的完整性和安全性。

三、積極適應現代企業發展需要，實現檔案現代化管理

（一）轉變傳統管理方式，植入信息化技術。目前的檔案管理方式是比較傳統的，對于大部分企業來說，企業的轉型升級需要配合檔案管理方式進行改革。所以檔案管理人員要了解企業具體的創新形式進而對自身的管理方式進行變革。傳統的檔案保管方式都是采用人工和紙質材料，這樣的保管方式比較落后，而且資料的安全性和完整性難以保證，人工的工作效率本身也是比較低的，所以，管理人員要進行信息化技術的植入和革新。信息化輔助技術在目前已經隨著時代發展不斷融入各個領域，檔案保管領域主要的體現就是將人工收集整理融合電子設備處理，將紙質材料以數據的形式輸入到電腦中。二者相互融合就可以保證檔案管理工作的效率，而且可以幫助企業形成具體的檔案收集制度，確保各個主管部門在調取應用過程更簡便。信息化技術的植入也意味著管理人員需要對自身的專業技能進行革新，學習各種電子技術才能更好地保證工作質量，信息處理技術一定要熟練，避免信息數據錄入錯誤或者造成相關數據丟失。企業檔案現代化管理是目前最主要的趨勢之一，相關管理人員要對自身的職業觀念進行更新，學習全新的技術一定要以推動企業經濟發展和經營理念更新為目標，這樣才能讓檔案部門更好地為企業服務。

（二）具體現代化改革的措施。檔案管理工作在進行現代化處理過程中最重要的就是公文處理、輔助立卷、著錄檢索等環節的處理，工作人員要掌握現代化技術，對企業的財力以及技術現狀進行分析，然后立足實際情況來進行檔案現代化管理軟件的設計。這樣的工作環節和傳統人工相比可以提升檔案的檢索速度，推動檔案管理的整體水平。企業中的主管部門在需要對檔案進行調取和檢索過程中，現代化的軟件可以幫助其快速找到目標文件，并且進行相應處理，保證工作效率。現代化改革的主要目的就是為企業發展提供有效服務，改革具體措施也要根據企業本身的科技能力和技術水平來決定。

（三）根據企業需要，對檔案工作進行適當改善。現代企業制度改革過程中，企業往往會產生大量的新文件，所以檔案管理部門需要對相關文件材料進行整理更新，確保實現現代企業制度的有關合同、章程或者董事會等相關機構的會議材料可以收集齊全。檔案管理人員需要建立一個健全的管理體系，包含企業成本管理、資金管理等各個管理項目才能為企業的發展戰略提出切實可行的工作計劃，科學決策可以幫助部分企業加強產品質量以及技術升級，檔案資料內容也會更加準確。檔案管理人員需要確保企業重大技術改造等方面的內容得到最高級別的保密，確保系統中的文件材料完整。

四、結束語

在經濟不斷發展的社會趨勢下，企業的檔案工作管理方式需要不斷創新，企業中的各個部門都要配合工作，給予檔案行政管理部門更多的關注，讓企業可以通過檔案工作取得社會效益和經濟利益的平衡。